W jaki sposób Koalicja ds. Zapobiegania Samobójstwom w hrabstwie Franklin wykorzystuje aplikację Doodle do planowania spotkań organizacji non-profit

Każdy pragnie być produktywny i jak najlepiej wykorzystywać swój czas – ja na pewno. Dotyczy to z pewnością organizacji non-profit, z których wiele boryka się z brakiem zasobów, środków i czasu.

Spotkania stanowią istotną część codziennej działalności organizacji non-profit – służą one prowadzeniu bieżącej działalności, pozyskiwaniu darczyńców i nawiązywaniu z nimi kontaktów, organizowaniu kampanii i wydarzeń charytatywnych oraz wielu innym celom. Jednak według Raport porównawczy dotyczący priorytetów organizacji non-profit, 7,5 procent ankietowanych organizacji non-profit uznaje problemy związane z ręcznymi, papierowymi procesami oraz przestarzałym oprogramowaniem za jedno z największych wyzwań. Zapytacie: co to ma wspólnego z zarządzaniem czasem? Bardzo wiele.

Gdy mamy tak mało czasu w obliczu morza obowiązków i zadań do wykonania, poleganie na ręcznych procesach może niepotrzebnie komplikować sytuację. Może to oznaczać opóźnienia w ważnych spotkaniach z darczyńcami, zatory w podejmowaniu decyzji oraz gwałtowne zatrzymanie procesu pozyskiwania funduszy. Wszystkie te skutki są niepożądane dla organizacji non-profit.

Właśnie dlatego jesteśmy dumni, że możemy współpracować z organizacjami non-profit, takimi jak Koalicja na rzecz Zapobiegania Samobójstwom w hrabstwie Franklin w stanie Ohio. Koalicja ta, będąca grupą społeczną opartą na pracy wolontariuszy, składa się z 37 członków reprezentujących 19 różnych lokalnych organizacji. Wśród jej wolontariuszy znajdują się zarówno osoby, które straciły bliskich w wyniku samobójstwa, jak i specjaliści z sektora opieki zdrowotnej, edukacji, administracji publicznej, organizacji non-profit oraz organów ścigania.

Celem Koalicji jest zapobieganie samobójstwom poprzez edukację i podnoszenie świadomości społecznej. Działania te mogą być skierowane do rodziców, nauczycieli, lokalnych specjalistów oraz osób zajmujących się zdrowiem psychicznym.

Spotkałem się z Michelle Vargas, dyrektorką Koalicja na rzecz zapobiegania samobójstwom w hrabstwie Franklin, aby dowiedzieć się, jak Doodle pomaga w automatyzacji ręcznych procesów oraz w jaki sposób wpływa to na realizację ich misji, jaką jest zapobieganie samobójstwom.

Ile osób korzysta z serwisu Doodle?

Mamy pięciu członków Koalicji, którzy korzystają z serwisu Doodle do zarządzania harmonogramem spotkań. Są wśród nich członkowie kierownictwa, którzy koordynują pracę naszych dwóch komitetów kierowniczych oraz trzech zespołów zadaniowych, a także ich comiesięczne spotkania. Większość grup liczy ponad dziesięć osób, więc, jak można sobie wyobrazić, planowanie spotkań bywa trudne.

Wszyscy, z wyjątkiem mnie, są wolontariuszami, więc możliwość korzystania z serwisu Doodle do koordynowania naszych comiesięcznych spotkań nie tylko pozwala zaoszczędzić czas, ale także zwiększa szansę na uzyskanie odpowiedzi od osób, które mogą być zajęte innymi sprawami – na przykład pracą lub opieką nad rodziną.

Pamiętam czasy, zanim zacząłem korzystać z Doodle. Tworzyłem listę dostępnych dni i godzin spotkań, a następnie wysyłałem ją e-mailem do wielu osób. Potem wymienialiśmy się wiadomościami, próbując znaleźć termin, który pasowałby wszystkim. Zanim większość osób zgodziła się na jedną godzinę spotkania, ktoś inny mówił: „to mi już nie pasuje”.

Doodle całkowicie zmieniło zasady gry, jeśli chodzi o oszczędność czasu dla nas, a zwłaszcza dla członków kierownictwa, którzy koordynować i brać udział w dziesiątkach spotkań co miesiąc.

Jak ważna jest umiejętność zarządzania czasem w Twojej codziennej pracy?

Posiadamy zespół ds. danych i badań, który współpracuje z wieloma różnymi służbami, aby naprawdę skupić się na tworzeniu kompleksowych raportów. Następnie udostępniamy je partnerom, aby mogli oni zidentyfikować na przykład grupy ludności najbardziej narażone na ryzyko w hrabstwie Franklin.

Posiadamy również Zespół ds. Działań Informacyjnych i Edukacyjnych, który koordynuje pracę naszych prelegentów, dzięki czemu możemy zwiększyć liczbę osób w hrabstwie Franklin, które potrafią rozpoznać oznaki samobójstwa i wiedzą, jak skierować daną osobę do odpowiedniej pomocy.

Nasz zespół ds. komunikacji zamierza udostępniać materiały informacyjne za pośrednictwem filmów i podobnych treści, aby uświadamiać ludzi na temat sygnałów wskazujących, że ktoś może rozważać popełnienie samobójstwa.

W ten sposób, korzystając z serwisu Doodle, członkowie każdego z naszych zespołów zadaniowych ostatecznie oszczędzając setki godzin rocznie i możemy przeznaczyć ten czas na pracę nad projektami, które mają realne znaczenie, zamiast tracić go na niekończącą się wymianę e-maili i wielodniowe oczekiwanie, aż wszyscy uzgodnią termin spotkania.

Dlaczego tak bardzo wierzysz w moc Doodle?

Podoba mi się to, bo teraz, kiedy to integruje się z programem Microsoft Outlook, o wiele łatwiej jest wejść do serwisu Doodle i powiedzieć: „Oto mój kalendarz, oto kiedy mam czas”.

Odkąd zaczęliśmy korzystać z Doodle do koordynowania wszystkich naszych spotkań w ramach organizacji non-profit, nie potrafię nawet opisać, jak bardzo to usprawniło nasze działania. Ogólnie rzecz biorąc, kiedy kontaktuje się z dziesięcioma lub więcej osobami, często zdarza się, że ktoś nie odpowie. Dzieje się tak z kilku powodów. Ludzie są zajęci. Czasami po prostu o tym zapominają, bo skupiają się na ważniejszych sprawach i pracy. Albo po prostu nie zauważyli wiadomości e-mail wśród natłoku innych wiadomości w skrzynce odbiorczej. Może to jednak stanowić problem dla nas i innych organizacji non-profit, ponieważ każde spotkanie wiąże się z decyzją, którą należy podjąć, inicjatywą, którą trzeba uruchomić, lub materiałami komunikacyjnymi, które musimy opracować, aby szerzyć wiedzę na temat zapobiegania samobójstwom.

Właśnie dlatego funkcja serwisu Doodle, która pozwala na ustalać terminy i wysyłać przypomnienia jest dla nas niezwykle pomocne. Po pierwsze, możemy wyznaczyć ostateczny termin, w którym wszyscy muszą potwierdzić swoją dostępność. Dzięki temu odpowiedzialność za ustalenie terminu spotkania spoczywa na wszystkich, a nie tylko na organizatorze. Co więcej, możemy również śledzić, kto odpowiedział na zaproszenia na spotkania, a kto nie – a następnie przypomnieć im o tym za pomocą spersonalizowanej wiadomości. To działa całkiem dobrze. Oznacza to również, że ważne spotkania nie będą się opóźniać i możemy szybko podejmować decyzje oraz realizować inicjatywy, które mają wpływ na naszą społeczność.

Do tego dochodzi fakt, że Koalicja opiera się na pracy wolontariuszy. Oznacza to, że nikt nie jest zobowiązany do udziału w spotkaniach w taki sposób, jak miałoby to miejsce w przypadku pracy na pełen etat. Dzięki temu, że możemy łatwo i szybko planować spotkania, możemy maksymalnie wykorzystać ograniczony czas naszych wolontariuszy dla wspólnego dobra.

Czy są jakieś przykłady tego, w jaki sposób Doodle pomogło Tobie i zespołowi?

Właściwie jest ich całkiem sporo. Planuję cotygodniowe spotkania z wieloma różnymi partnerami, grupami interesów i zespołami w ramach Koalicji. Na każdym z tych spotkań może z łatwością uczestniczyć dziesięć osób lub więcej – a zorganizowanie tego zajęłoby mi wieki, gdybym nie korzystał z Doodle.

Dzięki temu mogę poświęcić ten czas na inne zadania. Na sprawy, które naprawdę pomagają naszej społeczności, takie jak oparte na dowodach naukowych szkolenia z zakresu zapobiegania samobójstwom czy planowanie konferencji.

Pomocne jest również posiadanie scentralizowanego systemu na wypadek, gdy do Koalicji dołączają nowi wolontariusze. Często pytają: „Jak mamy organizować spotkania?”. Wystarczy, że odpowiadam: „Użyjcie Doodle’a”.

Przewodniczący naszych zespołów zadaniowych mogą skupić się na merytorycznej stronie swoich spotkań, zamiast martwić się o to, jak je zaplanować.

To pomaga nam osiągać nasze cele, ponieważ każde nasze spotkanie jest naprawdę bardzo owocne. Każdy miał czas na przygotowanie potrzebnych materiałów dzięki oszczędności czasu wynikającej z korzystania z Doodle.

Jaką radę dałbyś komuś, kto rozważa skorzystanie z internetowego narzędzia do planowania?

Jeśli Twoja praca polega na spotkania planistyczne, na przykład spotkania grupowe lub Spotkania indywidualne Współpracując z konkretnymi członkami zespołu, interesariuszami lub darczyńcami, Doodle sprawi, że ustalanie terminów przestanie być kłopotliwe.

Uważam, że to najprostszy i najszybszy sposób na umawianie spotkań. Myślę też, że nie można nie doceniać jego popularności i rozpoznawalności. Kiedy ludzie otrzymują link do Doodle, zazwyczaj wiedzą, co to jest, i po prostu odpowiadają. Nikt mnie nie pyta: „Co to jest i jak z tego korzystać?”.

Jeśli zsumować wszystkie funkcje, jakie oferuje Doodle, oszczędność czasu jest naprawdę odczuwalna. W przeszłości miałem prace, w których poświęcałem znacznie więcej czasu na organizowanie spotkań i rozmów.

W organizacji takiej jak nasza, gdzie za nasz czas płacą podatnicy, każda minuta, którą można zaoszczędzić na zadaniach takich jak planowanie, dzięki czemu masz więcej czasu na realizację ważnych projektów na rzecz społeczności. To właśnie tam możesz coś zmienić.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Doodle pomaga organizacjom non-profit w zarządzaniu wszystkimi sprawami związanymi z planowaniem, odwiedź naszą stronę poświęconą rozwiązaniom dla organizacji non-profit.