Come la Coalizione per la prevenzione dei suicidi della contea di Franklin usa Doodle per programmare le riunioni della non profit

Essere produttivi e sfruttare al meglio il proprio tempo è qualcosa che tutti desiderano - io lo so. Questo è certamente il caso delle organizzazioni non profit, molte delle quali sono a corto di risorse, budget e tempo.

Le riunioni costituiscono una parte importante del modo in cui le organizzazioni non profit gestiscono le loro attività quotidiane, cercano e si impegnano con i donatori, organizzano campagne ed eventi di raccolta fondi e molto altro ancora. Ma secondo il Nonprofit Priorities Benchmark Report, il 7,5% delle organizzazioni non profit intervistate vede nei processi manuali e cartacei e nei software obsoleti una delle principali sfide. Cosa c'entra questo con la gestione del tempo, vi chiederete? Molto.

Con così poco tempo a disposizione in mezzo a un mare di responsabilità e compiti da svolgere, affidarsi a processi manuali può rendere le cose più complicate del necessario. E questo può significare che gli incontri con i donatori più importanti vengono ritardati, che le decisioni vengono bloccate e che la raccolta fondi subisce un brusco arresto. Sono tutti risultati indesiderati per le organizzazioni non profit.

Ecco perché siamo orgogliosi di lavorare con organizzazioni non profit come la Franklin County Suicide Prevention Coalition in Ohio. Un gruppo comunitario basato sul volontariato, la Coalizione è composta da 37 membri di 19 diverse organizzazioni locali. Tra i suoi volontari ci sono sopravvissuti al suicidio e professionisti dei settori sanitario, educativo, pubblico, no-profit e delle forze dell'ordine.

La Coalizione mira a prevenire il suicidio attraverso l'educazione e la sensibilizzazione della comunità. Questa può essere rivolta a genitori, insegnanti, professionisti della comunità e operatori della salute mentale.

Ho incontrato Michelle Vargas, direttrice della Franklin County Suicide Prevention Coalition, per scoprire come Doodle ha contribuito ad automatizzare i processi manuali e come sta influendo sulla loro missione di prevenzione del suicidio.

**Quante persone usano Doodle?

Sono cinque i membri della Coalizione che utilizzano Doodle per gestire le esigenze di programmazione. Tra questi ci sono i membri della leadership che coordinano i due comitati di leadership e i tre gruppi d'azione e le loro riunioni mensili. La maggior parte dei gruppi conta più di dieci persone e quindi, come potete immaginare, può essere difficile pianificare le riunioni.

Tutti, tranne me, sono volontari, quindi poter usare Doodle per coordinare le nostre riunioni mensili non solo ci fa risparmiare tempo, ma ci permette anche di ottenere più facilmente risposte da persone che magari sono impegnate in altre attività, come lavorare o occuparsi della famiglia.

Ricordo i giorni prima di iniziare a usare Doodle. Creavo un elenco di giorni e orari disponibili per le riunioni e lo condividevo con più persone via e-mail. Poi andavamo avanti e indietro per trovare un orario che andasse bene per tutti. Quando la maggior parte delle persone era d'accordo su un orario di riunione, qualcun altro diceva: "Non mi va più bene".

Doodle ha cambiato le carte in tavola in termini di risparmio di tempo per noi, soprattutto per i membri della leadership che coordinano e partecipano a decine di riunioni ogni mese.

Quanto è importante la gestione del tempo nel suo ruolo quotidiano?

Abbiamo un team d'azione per i dati e la ricerca che lavora con molti servizi diversi per creare rapporti completi. Li condividiamo poi con i partner in modo che possano identificare, ad esempio, le popolazioni a più alto rischio nella Contea di Franklin.

Abbiamo anche un gruppo d'azione per la sensibilizzazione e l'educazione che coordina i nostri relatori in modo da aumentare il numero di persone nella Contea di Franklin che sono in grado di riconoscere i segni del suicidio e di collegare qualcuno con un supporto.

Il nostro gruppo d'azione per la comunicazione cerca di condividere materiale informativo attraverso video e simili per informare le persone sui segnali che indicano che qualcuno sta pensando al suicidio.

Utilizzando Doodle, i membri di ciascuno dei nostri gruppi d'azione finiscono per risparmiare centinaia di ore all'anno e possono concentrarsi sui progetti che fanno la differenza, invece di rimanere bloccati nel ping pong delle e-mail e di aspettare per giorni che le persone si mettano d'accordo su un orario di riunione.

Perché crede così tanto nel potere di Doodle?

Mi piace perché ora che si integra con Microsoft Outlook, è molto più facile entrare in Doodle e dire: "Ecco il mio calendario, ecco quando sono libero".

Da quando abbiamo iniziato a usare Doodle per coordinare tutte le nostre riunioni nonprofit, non so dirvi quanto questo abbia migliorato le cose. In generale, quando si contattano dieci o più persone, è probabile che qualcuno non risponda. Questo accade per diversi motivi. Le persone sono impegnate. A volte se ne dimenticano perché sono più concentrate su priorità più importanti e sul lavoro. Oppure non hanno visto l'e-mail in mezzo al disordine della loro casella di posta. Ma questo può essere problematico per noi e per altre organizzazioni non profit, poiché ogni riunione è legata a una decisione che deve essere presa, a un'iniziativa che deve essere lanciata o a materiali di comunicazione che dobbiamo sviluppare per diffondere la prevenzione del suicidio.

Ecco perché la capacità di Doodle di fissare scadenze e inviare promemoria è così utile per noi. Innanzitutto, possiamo fissare una scadenza rigida per il momento in cui tutti devono votare la propria disponibilità. In questo modo, la responsabilità di prenotare la riunione ricade su tutti e non solo sull'organizzatore. Inoltre, possiamo anche tenere traccia di chi ha risposto e non ha risposto agli inviti alle riunioni e quindi sollecitarlo con una nota personalizzata. Funziona molto bene. Ciò significa anche che le riunioni importanti non vengono rimandate e che possiamo procedere rapidamente con le decisioni e le iniziative che hanno un impatto sulla nostra comunità.

A ciò si aggiunge il fatto che la Coalizione è basata sul volontariato. Ciò significa che nessuno è obbligato a partecipare alle riunioni come se avesse un lavoro a tempo pieno. Quindi, la possibilità di programmare le riunioni in modo semplice e rapido ci permette di sfruttare al massimo il tempo limitato dei nostri volontari per il bene comune.

**Ci sono esempi di come Doodle ha aiutato voi e il team?

In realtà ce ne sono parecchi. Sto programmando riunioni settimanali con molti partner, gruppi di interesse e team diversi all'interno della Coalizione. In ognuna di queste riunioni possono essere presenti dieci o più persone, cosa che richiederebbe secoli per essere organizzata se non usassi Doodle.

In questo modo posso dedicare il mio tempo ad altre attività. Su cose che aiutano davvero la nostra comunità, come la formazione sulla prevenzione del suicidio basata su dati concreti o la pianificazione di conferenze.

Anche avere un sistema centralizzato per i nuovi volontari che si uniscono alla Coalizione aiuta. Spesso mi chiedono: "Come facciamo a programmare le riunioni?". Tutto ciò che devo dire è: "Usa Doodle".

I presidenti dei nostri gruppi d'azione possono concentrarsi sulla sostanza delle riunioni piuttosto che preoccuparsi di come programmarle.

Questo ci aiuta a raggiungere i nostri obiettivi, perché ogni riunione è davvero produttiva. Ognuno ha avuto il tempo di preparare il materiale necessario grazie al tempo risparmiato utilizzando Doodle.

Quale consiglio daresti a chi sta pensando di utilizzare uno strumento di programmazione online?

Se il vostro lavoro prevede riunioni di pianificazione, come riunioni di gruppo o riunioni 1:1 con specifici membri del team, stakeholder o donatori, Doodle vi toglierà il mal di testa dal processo di pianificazione.

Ho scoperto che è il modo più semplice e veloce per programmare le riunioni. Inoltre, non si può sottovalutare la sua popolarità e il suo riconoscimento. Quando le persone ricevono un link Doodle, di solito sanno di cosa si tratta e rispondono. Non mi capita che la gente mi chieda: "Che cos'è e come si usa?".

Quando si sommano tutte le cose che Doodle può fare per voi, il tempo risparmiato è davvero notevole. In passato ho avuto lavori in cui dedicavo molto più tempo a organizzare riunioni e incontri.

In un'organizzazione come la nostra, dove le tasse pagano il nostro tempo, ogni minuto risparmiato su attività come la programmazione, vi dà più tempo da dedicare a progetti significativi per la comunità. È qui che potete fare la differenza.

Per saperne di più su come Doodle aiuta le organizzazioni non profit a prendersi cura di tutte le loro esigenze di pianificazione, visitate la nostra pagina sulle soluzioni per le organizzazioni non profit**.