Hur Franklin County Suicide Prevention Coalition använder Doodle för att planera möten inom den ideella sektorn

Att vara produktiv och utnyttja sin tid på bästa sätt är något som alla strävar efter – jag vet att jag gör det. Detta gäller särskilt för ideella organisationer, av vilka många har begränsade resurser, budgetar och tid.

Möten utgör en stor del av hur ideella organisationer sköter sin dagliga verksamhet, söker upp och interagerar med givare, anordnar insamlingskampanjer och evenemang och mycket mer. Men enligt Jämförelserapport om prioriteringar inom ideella organisationer, 7,5 procent av de tillfrågade ideella organisationerna ser problem med manuella, pappersbaserade processer och föråldrad programvara som en av sina största utmaningar. Vad har det med tidshantering att göra, undrar du kanske? Mycket.

När tiden är så knapp och man har en uppsjö av ansvarsområden och uppgifter att hantera kan det bli onödigt komplicerat att förlita sig på manuella processer. Det kan leda till att viktiga möten med givare skjuts upp, att beslut fastnar i flaskhalsar och att insamlingsarbetet stannar upp helt. Allt detta är oönskade konsekvenser för ideella organisationer.

Därför är vi stolta över att samarbeta med ideella organisationer som Franklin County Suicide Prevention Coalition i Ohio. Koalitionen är en frivilligbaserad samhällsgrupp som består av 37 medlemmar från 19 olika lokala organisationer. Bland volontärerna finns både anhöriga som förlorat någon i självmord och yrkesverksamma inom hälso- och sjukvård, utbildning, offentlig sektor, ideella organisationer och brottsbekämpning.

Koalitionen har som mål att förebygga självmord genom utbildning och upplysning i samhället. Detta kan riktas till föräldrar, lärare, yrkesverksamma i samhället och vårdgivare inom psykisk hälsa.

Jag träffade Michelle Vargas, chef för Franklin Countys koalition för självmordsprevention, för att ta reda på hur Doodle har bidragit till att automatisera manuella processer och hur detta påverkar deras arbete med att förebygga självmord.

Hur många använder Doodle?

Vi har fem medlemmar i koalitionen som använder Doodle för att hantera schemaläggningen. Bland dem finns våra ledningsmedlemmar som samordnar våra två ledningskommittéer och tre åtgärdsgrupper samt deras månatliga möten. De flesta grupperna består av över tio personer, så som du kan föreställa dig kan det vara svårt att planera möten.

Alla, utom jag, är volontärer, så att kunna använda Doodle för att samordna våra månatliga möten sparar inte bara tid utan ökar också chansen att vi får svar från personer som kanske är upptagna med annat – till exempel att arbeta eller ta hand om familjen.

Jag minns tiden innan jag började använda Doodle. Då brukade jag skapa en lista över tillgängliga mötesdagar och -tider och skicka den till flera personer via e-post. Sedan fick vi diskutera fram och tillbaka för att hitta en tid som passade alla. När de flesta äntligen hade enats om en mötestid brukade någon annan säga: ”Det passar inte mig längre.”

Doodle har varit en banbrytande faktor när det gäller tidsbesparing för oss, särskilt för ledningsmedlemmarna som samordna och delta i dussintals möten varje månad.

Hur viktig är tidshanteringen i ditt dagliga arbete?

Vi har en arbetsgrupp för data och forskning som samarbetar med många olika instanser för att verkligen ta fram heltäckande rapporter. Dessa delar vi sedan med våra samarbetspartner så att de till exempel kan identifiera de grupper som löper störst risk i Franklin County.

Vi har också en arbetsgrupp för uppsökande verksamhet och utbildning som samordnar våra föreläsare, så att vi kan öka antalet personer i Franklin County som har kunskapen att känna igen tecken på självmord och vet hur man kan hjälpa någon att få stöd.

Vårt kommunikationsteam vill sprida informationsmaterial via videor och liknande för att upplysa människor om tecken på att någon kan ha självmordstankar.

Genom att använda Doodle blir det alltså så att medlemmarna i vart och ett av våra åtgärdsteam vilket sparar hundratals timmar om året och kan istället ägna den tiden åt att arbeta med de projekt som verkligen gör skillnad, istället för att fastna i e-postutväxlingar och vänta i flera dagar på att folk ska enas om en mötestid.

Varför tror du så starkt på kraften i Doodle?

Jag gillar det eftersom det nu integreras med Microsoft Outlook, det är så mycket enklare att gå in på Doodle och säga: ”Här är min kalender, här har jag tid”.

Sedan vi började använda Doodle för att samordna alla våra möten inom den ideella sektorn kan jag inte nog betona hur mycket det har förbättrat situationen. Generellt sett är det troligt att någon inte svarar när man kontaktar tio eller fler personer. Det finns flera orsaker till detta. Folk har fullt upp. Ibland glömmer de helt enkelt bort det eftersom de är mer fokuserade på viktigare prioriteringar och arbete. Eller så har de helt enkelt inte sett e-postmeddelandet bland allt annat i sin överfulla inkorg. Men det kan vara ett problem för oss och andra ideella organisationer, eftersom varje möte är kopplat till ett beslut som måste fattas, ett initiativ som måste lanseras eller informationsmaterial som vi behöver ta fram för att sprida kunskap om självmordsprevention.

Det är därför som Doodles förmåga att fastställa tidsfrister och skicka påminnelser är till stor hjälp för oss. För det första kan vi sätta en fast tidsfrist för när alla måste ange sin tillgänglighet. På så sätt ligger ansvaret på alla, inte bara på arrangören, att boka mötet. Dessutom kan vi hålla koll på vem som har svarat och vem som inte har svarat på mötesinbjudningarna – och sedan påminna dem med ett personligt meddelande. Det fungerar riktigt bra. Det innebär också att viktiga möten inte blir försenade och att vi snabbt kan gå vidare med beslut och initiativ som påverkar vår gemenskap.

Lägg dessutom till att koalitionen drivs av frivilliga. Det innebär att ingen är skyldig att delta i möten på samma sätt som man skulle vara om man hade ett heltidsjobb. Att kunna planera möten smidigt och snabbt innebär alltså att vi kan utnyttja våra frivilligas begränsade tid på bästa sätt för det gemensamma bästa.

Finns det några exempel på hur Doodle har hjälpt dig och teamet?

Det är faktiskt ganska många. Jag planerar veckomöten med en rad olika samarbetspartner, intressegrupper och team inom koalitionen. Det kan lätt vara tio personer eller fler vid vart och ett av dessa möten – något som skulle ta evigheter att organisera om jag inte använde Doodle.

Då kan jag ägna den tiden åt andra uppgifter. Åt saker som verkligen hjälper vår gemenskap, till exempel evidensbaserad utbildning i självmordsprevention eller konferensplanering.

Det är också till hjälp att ha ett centraliserat system för när nya volontärer ansluter sig till koalitionen. De frågar ofta: ”Hur går vi tillväga för att boka möten?” Allt jag behöver säga är: ”Använd Doodle”.

Våra arbetsgruppsledare kan fokusera på själva innehållet i sina möten istället för att behöva oroa sig för hur de ska planera in dem.

Det hjälper oss att nå våra mål eftersom varje möte vi har faktiskt är väldigt produktivt. Alla har haft tid att förbereda det material de behöver tack vare den tid de har sparat genom att använda Doodle.

Vilka råd skulle du ge till någon som funderar på att använda ett bokningsverktyg online?

Om ditt arbete innebär att planeringsmöten, till exempel gruppmöten eller 1:1-möten När du ska samordna med specifika teammedlemmar, intressenter eller donatorer gör Doodle det enkelt att planera möten.

Jag har upptäckt att det är det enklaste och snabbaste sättet att boka möten. Jag tror också att man inte får underskatta hur populärt och välkänt det är. När folk får en Doodle-länk vet de oftast vad det är och svarar helt enkelt. Det är ingen som frågar mig: ”Vad är det här och hur använder man det?”

När man lägger ihop allt det som Doodle kan göra åt en blir tidsbesparingen faktiskt riktigt märkbar. Jag har tidigare haft jobb där jag lade betydligt mer tid på att ordna möten och sammanträden.

I en organisation som vår, där skattepengar finansierar vår arbetstid, varje minut du kan spara på uppgifter som tidsbokning, ger dig mer tid att ägna åt meningsfulla projekt för samhället. Det är där du kan göra skillnad.

För att lära dig mer om hur Doodle hjälper ideella organisationer att hantera alla sina schemaläggningsbehov, Besök vår sida om lösningar för ideella organisationer.