5 dingen die je moet doen voordat je je eerste vergadering voor een non-profitorganisatie houdt

Gefeliciteerd. Je bent al zo ver gekomen. Je hebt een doel voor ogen, een naam bedacht en eindelijk je non-profitorganisatie opgericht. Het zware werk zit erop; nu is het echt Dan begint het harde werk.

Of je non-profitorganisatie nu een liefdadigheidsinstelling is, een artistiek of wetenschappelijk project, een sportclub of -evenement, of zelfs een pensioenfonds, de weg ernaartoe bestond waarschijnlijk uit heel wat koffieafspraken, Zoom-gesprekken en brainstormsessies onder het genot van een drankje. Maar nu is het tijd voor je eerste officiële vergadering. Hoewel de belangrijkste deelnemers misschien dezelfde blijven, is het tijd om een stapje verder te gaan, want officieel vergaderingen moet aan bepaalde wettelijke vereisten voldoen en onderwerpen behandelen die betrekking hebben op de toekomst van de organisatie.

Je eerste ontmoeting bepaalt de toon voor hoe het verder gaat, dus je moet ervoor zorgen dat deze ontmoeting goed verloopt. Gelukkig kun je voorafgaand aan de ontmoeting al heel wat voorbereiden, zodat het op de dag zelf soepeler verloopt dan een verse pot pindakaas.

1. Stel een gedetailleerde agenda voor de vergadering op en stuur die rond.

2. Zorg ervoor dat de nodige deelnemers op tijd worden uitgenodigd en dat ze allemaal aanwezig kunnen zijn.

3. Wijs een gespreksleider aan voor de vergadering.

4. De verwachtingen en richtlijnen van de staat voor de vergadering.

5. Stuur ze ruim op tijd op en lees ze van tevoren door.

Laten we ze eens stuk voor stuk wat uitgebreider bekijken; hopelijk pik je onderweg een paar hints, tips, trucs en algemene vergadertips op.

1: De kunst van de agenda

Elke duurzame structuur heeft een stevige basis nodig, en de agenda is de basis waarop geweldige vergaderingen worden gebouwd. Tweederde van de professionals zegt dat een duidelijke agenda is essentieel voor effectieve vergaderingen. Maak om te beginnen een lijst van alle verplichte punten in een logische volgorde. Als nieuwe non-profitorganisatie zijn er waarschijnlijk een aantal wettelijke vereisten waar je aan moet voldoen, als je dat nog niet hebt gedaan:

• De raad van bestuur benoemen

• Het kiezen van bestuursleden, zoals de voorzitter, secretaris en penningmeester

• Benoeming van commissies en leden

• Een aanvraag indienen voor belastingvrijstelling

• Bankrekeningen openen

• Het opstellen van een gedragscode en andere interne beleidsregels

Zodra de verplichte punten zijn opgenomen, is het echt aan jou welke andere punten je op de lijst zet. De beste agenda’s zijn echter meestal zowel beknopt als specifiek. “Een update geven over fondsenwerving” is te vaag en geeft deelnemers de kans om allerlei zijdelingse onderwerpen aan te kaarten. Een agenda met de tekst “Het laatste totaalbedrag aan fondsenwerving en de prognose voor de komende vier weken geven” is daarentegen duidelijk en beperkt irrelevante punten tot een minimum.

Het is makkelijk om de besluitvormingscapaciteiten van een groep overschatten waarbij verschillende mensen, meningen en besluitvormingsstijlen op elkaar moeten worden afgestemd om tot een oplossing te komen. Een goede agenda bevat maar één of twee besluitpunten en biedt A/B-opties in plaats van open vragen.

2: Wie zou er mee moeten doen?

Beslissen wie je uitnodigt voor je vergaderingen, vooral als het om zo’n belangrijke vergadering gaat als je eerste officiële bijeenkomst zonder winstoogmerk, is net als lopen op een koord. Als je te ver in een van beide richtingen gaat, loopt dat gegarandeerd op een ramp uit. Ons rapport uit 2019, Hoe staat het met vergaderingen?, bleek dat 35 procent van de mensen vindt dat het voor een effectieve vergadering cruciaal is dat er niet te veel deelnemers zijn. De respondenten noemden echter ook het ontbreken van relevante besluitvormers als een van hun grootste ergernissen tijdens vergaderingen.

Als je al bestuursleden hebt benoemd, moeten die natuurlijk aanwezig zijn, net als de aangestelden of kandidaten voor bestuursfuncties. De overige genodigden moeten worden geselecteerd op basis van de agenda. Alleen degenen die nodig zijn om de agenda te vertegenwoordigen of te bevorderen, moeten aanwezig zijn.

Een frustratie voor non-profitorganisaties is dat alle relevante leden, in ieder geval in het begin, waarschijnlijk vrijwilligers zijn en dat de communicatie via persoonlijke of verschillende zakelijke e-mailadressen verloopt. Dit maakt het plannen van afspraken een nachtmerrie voor non-profitorganisaties, omdat degene die de vergadering organiseert geen zicht heeft op ieders beschikbaarheid. Als organisatie die door vrijwilligers wordt gerund, zijn de beschikbare vergadertijden waarschijnlijk ook erg beperkt.

Kiezen voor een online planningsprogramma kan urens werk besparen, wat nog belangrijker is als mensen hun tijd gratis ter beschikking stellen. Met Doodle kun je bijvoorbeeld een groepsvergadering (poll) uitsturen die het meest geschikte tijdstip voor de vergadering zoekt, waardoor het plannen veel sneller en minder frustrerend verloopt dan het e-mailtennis dat er normaal gesproken op volgt om een datum en tijdstip te vinden die voor iedereen uitkomt.

3: Tijd om een begeleider aan te wijzen

Net zoals iedereen binnen je non-profitorganisatie een specifieke rol en een aantal verantwoordelijkheden heeft, moeten er bepaalde taken worden toegewezen voordat jullie voor het eerst bijeenkomen. Een goede facilitator Zij zorgen ervoor dat je vergadering op koers blijft, dat alle deelnemers meedoen en aan het woord komen, en dat uiteindelijk niemand de vergadering naar zijn hand trekt. Het doel van elke vergadering moet altijd zijn om tot meningen, beslissingen en resultaten te komen die beter zijn dan wat een enkel lid van je organisatie in zijn eentje zou kunnen bereiken. De facilitator houdt dat de hele tijd in gedachten.

Bij veel non-profitorganisaties neemt de voorzitter van het bestuur deze rol op zich, hoewel er geen reden is waarom dat zo zou moeten zijn. Zorg er gewoon voor dat je iemand kiest die georganiseerd, eerlijk en gerespecteerd is; iemand die het enthousiasme erin kan houden en tegelijkertijd voorkomt dat deelnemers afgeleid raken door zaken die niet op de agenda staan. Idealiter is de facilitator ook verantwoordelijk voor het versturen van de agenda voor toekomstige vergaderingen.

4: Zet je kraam op

Van mensen die niet naar anderen willen luisteren en je steeds onderbreken, tot mensen die altijd te laat komen of al vroeg weg moeten, We hebben ontdekt dat we allemaal wel ergens een hekel aan hebben als het om vergaderingen gaat. Je eerste vergadering is een kans om de deelnamevoorwaarden en de verwachtingen die je van alle deelnemers hebt, duidelijk te maken. Leg deze uit, zorg dat ze makkelijk te begrijpen zijn, laat iedereen ze doorlezen en vraag of ze ze hebben gelezen voordat je eerste vergadering begint.

Hier zijn een paar voorbeelden van vergaderregels en voorwaarden die je kunt vaststellen:

• Iedereen moet vijf minuten voor aanvang van de vergadering aanwezig zijn en tot vijf minuten na de geplande eindtijd blijven.

• Er mogen geen telefoons, laptops of tablets worden gebruikt, behalve voor het maken van notulen of het geven van presentaties.

• Zet alle apparaten op stil.

• Geen onderbrekingen – alle meningen tellen mee.

• Per vergadering mogen er maximaal vijf onderwerpen worden besproken en twee beslissingen worden genomen.

• De uitnodigingslijst wordt elke vergadering opnieuw bekeken om ervoor te zorgen dat alleen degenen die erbij moeten zijn, worden uitgenodigd.

Het klinkt misschien alsof je een machtsbeluste schoolhoofd bent, maar je zult dankbaar zijn dat je de basisregels al vroeg hebt vastgesteld. Als deelnemers er eenmaal aan gewend zijn geraakt dat vergaderingen chaotisch verlopen, is het lastig om dat tij te keren. En dat wil je zeker niet.

5: Het leeswerk wordt voor de vergadering gedaan

We hebben allemaal wel eens in vergaderingen gezeten waar minstens één persoon, meestal de hoogste in rang, tien minuten de tijd moet nemen om het document waar de vergadering over gaat door te nemen, voordat het gesprek van start kan gaan. Dat is ontzettend frustrerend voor iedereen die erbij betrokken is, en bovendien heel inefficiënt en leidt het waarschijnlijk niet tot goede beslissingen.

Als je documenten hebt – financiële rapporten, recente trends in de sector, whitepapers, nieuwsartikelen, bedrijfsplannen – die waarschijnlijk centraal zullen staan tijdens je vergadering, moet je die minstens een week voor de vergadering met de deelnemers delen. Zo heeft iedereen de tijd om de informatie te verwerken en erover na te denken, wat zorgt voor een beter geïnformeerde, productieve discussie en snellere oplossingen tijdens de vergadering zelf.

Idealiter geldt hetzelfde voor presentaties. Als het hoofd fondsenwerving een voorstel voor een nieuwe campagne heeft, kan die presentatie van tevoren worden gedeeld. Gebruik vergaderingen om dingen te verduidelijken, te bespreken en beslissingen te nemen, en niet om stapels informatie door te geven.

Zo, dat was het dan. Werk deze vijf stappen af voor je eerste vergadering en we garanderen je dat die beter zal verlopen dan zo ongeveer elke andere vergadering waar je deelnemers die week aan hebben deelgenomen. Als het om vergaderingen gaat, levert een beetje voorbereiding al een groot verschil op. En in de non-profitsector, waar zowel het budget als de tijd bijzonder krap zijn, levert dat voorbereidende werk nog meer op. Veel succes.

Om te ontdekken hoe Doodle je planningsproces kan vereenvoudigen, automatiseren en versnellen (zodat je je kunt concentreren op de kernactiviteiten van je non-profitorganisatie), neem een kijkje op onze pagina ‘Oplossingen voor non-profitorganisaties’.