5 Things To Do Before Conducting Your First Non-Profit Meeting

Parabéns. Você conseguiu chegar até aqui. Vocês estabeleceram um objetivo, pensaram num nome e finalmente incorporaram sua organização sem fins lucrativos. O trabalho árduo está feito; agora, começa o trabalho realmente árduo.

Se sua organização sem fins lucrativos é uma instituição de caridade, um empreendimento artístico ou científico, um clube ou evento esportivo ou mesmo um fundo de pensão ou aposentadoria, a viagem até agora provavelmente envolveu muitas reuniões de café, chamadas de Zoom e brainstorms sobre bebidas. Entretanto, agora é a hora de sua primeira reunião oficial. Embora os principais participantes possam permanecer os mesmos, é hora de subir a parada, pois as oficiais (https://doodle.com/en/solutions/non-profit/) precisarão marcar certas caixas legais e cobrir tópicos sobre o futuro da organização.

Sua primeira reunião dará o tom para continuar e, portanto, você deve acertar esta reunião. Felizmente, há muita coisa que pode ser preparada antes da reunião para garantir que ela funcione mais suave do que um frasco de manteiga de amendoim fresco no dia.

1. Criar e distribuir uma agenda completa para a reunião.

2. Certificar-se de que os participantes necessários sejam convidados a tempo e que todos possam comparecer.

3. Designar um facilitador para a reunião.

4. Indique as expectativas e diretrizes para a reunião.

5. Enviar e pré-ler em tempo hábil.

Vamos dar uma olhada em cada uma delas com mais detalhes e, esperançosamente, você vai pegar algumas dicas, dicas, truques e magia da reunião geral ao longo do caminho.

1: A arte da agenda

Todas as estruturas duradouras requerem bases fortes e a agenda é a base sobre a qual são construídas as grandes reuniões. Dois terços dos profissionais afirmam que uma agenda clara é vital para reuniões eficazes. Para começar, liste os itens obrigatórios em uma ordem lógica. Como uma nova organização sem fins lucrativos, pode bem haver alguns requisitos legais que precisam ser cobertos se ainda não o fizeram:

Uma vez incluídos os itens obrigatórios, depende realmente de você o que outros itens devem ser incluídos na lista. Entretanto, as melhores agendas tendem a ser tanto sucintas quanto específicas. "Dar uma atualização sobre a captação de recursos" é muito vago e abre a oportunidade para os participantes levantarem todo tipo de itens tangenciais. Entretanto, uma agenda que diz "Forneça o último total de levantamento de fundos e as previsões para as próximas quatro semanas" é clara e mantém os pontos estranhos a um mínimo.

É fácil superestimar as capacidades de decisão de um grupo no qual diferentes pessoas, opiniões e estilos de decisão devem convergir para chegar a uma solução. Uma boa agenda terá apenas um ou dois itens de decisão e fornecerá opções A/B em vez de perguntas em aberto.

2: Quem deve participar?

Decidir quem convidar para suas reuniões, especialmente uma tão significativa como sua primeira reunião oficial sem fins lucrativos, é como andar um arame alto. Se você for muito longe em qualquer direção, com certeza resultará em um desastre. Nosso relatório de 2019, O estado das reuniões, revelou que 35% das pessoas acreditam que não ter muitos participantes é vital para uma reunião eficaz. No entanto, os entrevistados também identificaram a falta de tomadores de decisão relevantes como uma de suas maiores frustrações nas reuniões.

Se você já nomeou diretores, então eles, naturalmente, devem estar presentes, assim como os indicados ou candidatos a cargos oficiais. O restante dos convidados deve ser baseado na agenda. Somente aqueles necessários para representar ou promover a ordem do dia devem estar presentes.

Uma frustração para as organizações sem fins lucrativos é que todos os membros relevantes, pelo menos inicialmente, são provavelmente voluntários e a comunicação será feita através de endereços de e-mail pessoais ou de uma variedade de trabalhos. Isto faz do agendamento um pesadelo sem fins lucrativos, uma vez que a pessoa que organiza a reunião não tem nenhuma percepção da disponibilidade de todos. Como uma organização liderada por voluntários, é provável que os horários disponíveis para as reuniões também sejam extremamente limitados.

Optar por uma ferramenta de programação on-line pode salvar horas de trabalho, o que é ainda mais crítico quando as pessoas estão dando seu tempo de graça. O Doodle, por exemplo, permite que você envie uma reunião de grupo (votação) que encontrará o horário mais conveniente para a reunião, tornando o processo de agendamento muito mais rápido e menos frustrante do que o jogo de tênis por e-mail que normalmente se segue para encontrar um horário e uma data que se adapte a todas as partes.

3: Tempo para designar um facilitador

Assim como cada pessoa dentro de sua organização sem fins lucrativos terá um papel específico e um conjunto de responsabilidades, tarefas particulares devem ser designadas antes de se reunir pela primeira vez. Um bom facilitador manterá sua reunião no rumo certo, eles garantirão que todos os participantes participem e tenham uma palavra a dizer e, em última instância, garantirão que nenhuma pessoa domine os procedimentos. O objetivo de qualquer reunião deve ser sempre o de apresentar opiniões, decisões e resultados superiores àqueles que qualquer membro de sua organização poderia produzir sozinho. O facilitador tem isso sempre em mente.

Em muitas organizações sem fins lucrativos, o presidente da diretoria assume esta função, embora não haja razão para que isso tenha de ser assim. Basta escolher alguém organizado, justo e respeitado; alguém que consiga manter o entusiasmo enquanto não permite que os participantes se distraiam com questões que não são pertinentes à agenda. O ideal é que o facilitador também tenha a responsabilidade de enviar a agenda para futuras reuniões.

4: Prepare sua banca

Das pessoas que se recusam a ouvir os outros e interrompem continuamente, daqueles que sempre chegam tarde ou precisam sair cedo, descobrimos que todos nós temos nossos peeves de estimação quando se trata de reuniões. Sua primeira reunião é uma oportunidade para definir os termos de participação e as expectativas que você exige de todos os participantes. Exponha-os, torne-os fáceis de entender, peça a todos que os leiam e confirmem que os leram antes de sua primeira reunião.

Aqui estão alguns exemplos de regras e termos de reuniões que você pode estabelecer:

Pode fazer você parecer um diretor faminto de poder, mas você ficará grato por ter estabelecido as regras básicas mais cedo. Uma vez que os participantes se acostumam a que as reuniões sejam desordenadas, é difícil adiar a maré. Você certamente não quer que isso aconteça.

5: A leitura é feita antes da reunião

Todos nós já sentamos em reuniões onde pelo menos uma pessoa, geralmente a mais idosa da sala, tem que passar dez minutos lendo o documento de que se trata a reunião antes que a conversa possa começar. É incrivelmente frustrante para todos os envolvidos, ao mesmo tempo em que é altamente ineficiente e pouco provável que resulte em boas decisões.

Se você tiver algum documento - relatórios financeiros, tendências recentes do setor, white papers, artigos de notícias, planos de negócios - que provavelmente seja central para sua reunião, ele deverá ser compartilhado com os participantes pelo menos uma semana antes da reunião. Isto dá a todos tempo para assimilar e considerar as informações, possibilitando uma discussão mais informada e produtiva e resoluções mais rápidas durante a própria reunião.

O ideal é que o mesmo se aplique às apresentações. Se o chefe de captação de recursos tiver uma nova proposta de campanha, sua apresentação pode ser compartilhada com antecedência. Faça reuniões sobre esclarecimento, discussão e tomada de decisões, não transmitindo resmas de conteúdo.

Então, aí está. Trabalhe estes cinco itens de ação antes de sua primeira reunião e nós garantimos que será melhor do que qualquer outra reunião que seus participantes tenham participado naquela semana. Quando se trata de reuniões, um pouco de preparação vai muito longe. E no mundo sem fins lucrativos, onde os orçamentos e o tempo são ambos esticados, especialmente magros, esse trabalho de preparação vai ainda mais longe. Boa sorte.

Para aprender como o Doodle pode simplificar, automatizar e acelerar seu processo de programação (para que você possa se concentrar nos negócios de sua organização sem fins lucrativos), Visite nossa página de Soluções sem fins lucrativos.