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Enhorabuena. Has llegado hasta aquí. Te has fijado un objetivo, has pensado en un nombre y finalmente has constituido tu organización sin ánimo de lucro. El trabajo duro ya está hecho; ahora empieza el trabajo realmente duro.
Tanto si tu organización sin ánimo de lucro es benéfica, artística o científica, un club o acontecimiento deportivo o incluso un fondo de pensiones o jubilación, es probable que el camino recorrido hasta ahora haya implicado muchas reuniones de café, llamadas de Zoom y lluvias de ideas mientras tomabas unas copas. Sin embargo, ha llegado el momento de la primera reunión oficial. Aunque los participantes principales sigan siendo los mismos, es hora de subir la apuesta, ya que las oficiales (https://doodle.com/en/solutions/non-profit/) tendrán que cumplir ciertos requisitos legales y tratar temas sobre el futuro de la organización.
La primera reunión marcará la pauta de la continuación, por lo que hay que hacerla bien. Afortunadamente, hay muchas cosas que se pueden preparar antes de la reunión para que salga mejor que un tarro de mantequilla de cacahuete recién hecho.
Elabore y distribuya un orden del día minucioso para la reunión.
Asegúrate de que se invita a tiempo a los participantes necesarios y de que todos pueden asistir.
Asigne un moderador para la reunión.
Exponga las expectativas y directrices de la reunión.
Envíe y haga lecturas previas con tiempo suficiente.
Veamos cada uno de estos puntos con más detalle y, con un poco de suerte, aprenderás algunas pistas, consejos, trucos y magia general para las reuniones.
1: El arte de la agenda
Todas las estructuras duraderas requieren unos cimientos sólidos, y el orden del día es la base sobre la que se construyen las grandes reuniones. Dos tercios de los profesionales afirman que un orden del día claro es vital para que las reuniones sean eficaces. Para empezar, enumera los puntos obligatorios en un orden lógico. Como nueva organización sin ánimo de lucro, es posible que haya que cubrir algunos requisitos legales si aún no lo has hecho:
Una vez incluidos los puntos obligatorios, depende de ti qué otros puntos incluir en la lista. Sin embargo, los mejores órdenes del día suelen ser sucintos y específicos. "Poner al día sobre la recaudación de fondos" es demasiado vago y da pie a que los participantes planteen todo tipo de cuestiones tangenciales. En cambio, un orden del día que diga "Presente el último total recaudado y la previsión para las próximas cuatro semanas" es claro y reduce al mínimo los puntos superfluos.
Es fácil sobrestimar la capacidad de decisión de un grupo en el que deben converger diferentes personas, opiniones y estilos de decisión para llegar a una solución. Un buen orden del día tendrá sólo uno o dos puntos de decisión y ofrecerá opciones A/B en lugar de preguntas abiertas.
2: ¿Quién debe participar?
Decidir a quién invitas a tus reuniones, especialmente a una tan importante como tu primera oficial (https://doodle.com/en/solutions/non-profit/), es como caminar por la cuerda floja. Si te pasas de la raya en cualquier dirección, seguro que acabas en desastre. Nuestro informe de 2019, El estado de las reuniones, reveló que el 35% de las personas cree que no tener demasiados participantes es vital para que una reunión sea eficaz. Sin embargo, los encuestados también identificaron la falta de responsables relevantes como una de sus mayores frustraciones en las reuniones.
Si ya ha nombrado a los directores, por supuesto que deben estar presentes, así como los designados o candidatos a cargos directivos. El resto de los invitados debe basarse en el orden del día. Sólo deben asistir las personas necesarias para representar o impulsar el orden del día.
Una frustración para las organizaciones sin ánimo de lucro es que todos los miembros relevantes, al menos al principio, serán probablemente voluntarios y la comunicación se realizará a través de direcciones de correo electrónico personales o laborales. Esto convierte la programación en una pesadilla para las organizaciones sin ánimo de lucro, ya que la persona que organiza la reunión no tiene ni idea de la disponibilidad de todo el mundo. Al tratarse de una organización dirigida por voluntarios, también es probable que los horarios de reunión disponibles sean extremadamente limitados.
Optar por una herramienta de programación en línea puede ahorrar horas de trabajo, lo cual es aún más crítico cuando la gente ofrece su tiempo de forma gratuita. Doodle, por ejemplo, te permite enviar una reunión de grupo (encuesta) que encontrará la franja horaria más conveniente para la reunión, lo que hace que el proceso de programación sea mucho más rápido y menos frustrante que el juego de tenis por correo electrónico que suele producirse para encontrar una hora y una fecha que convengan a todas las partes.
3: Hora de asignar un facilitador
Al igual que cada persona de tu organización sin ánimo de lucro tendrá un papel y unas responsabilidades específicas, antes de convocar la reunión por primera vez hay que asignar unas funciones concretas. Un buen moderador mantendrá el rumbo de la reunión, se asegurará de que todos los asistentes participen y den su opinión y, en última instancia, se asegurará de que ninguna persona domine los procedimientos. El objetivo de cualquier reunión debe ser siempre obtener opiniones, decisiones y resultados superiores a los que cualquier miembro de la organización podría producir por sí solo. El facilitador lo tiene siempre presente.
En muchas organizaciones sin ánimo de lucro, el presidente de la junta asume este papel, aunque no hay razón para que tenga que ser así. Sólo hay que asegurarse de elegir a alguien organizado, justo y respetado; alguien que pueda mantener el entusiasmo sin permitir que los participantes se distraigan con temas que no son pertinentes para el orden del día. Lo ideal es que el moderador también se encargue de enviar el orden del día de las reuniones futuras.
4: Prepare su puesto
Desde las personas que se niegan a escuchar a los demás e interrumpen continuamente, hasta las que siempre llegan tarde o tienen que irse antes de tiempo, hemos descubierto que todos tenemos nuestras manías cuando se trata de reuniones. Tu primera reunión es una oportunidad para establecer las condiciones de participación y las expectativas que exiges a todos los participantes. Preséntalas, haz que sean fáciles de entender, pídeles a todos que las lean y confirmen que las han leído antes de la primera reunión.
Aquí tienes algunos ejemplos de normas y condiciones que puedes establecer:
Puede que te haga parecer un director falto de poder, pero agradecerás haber establecido las normas básicas desde el principio. Una vez que los participantes se acostumbran a que las reuniones sean desordenadas, es difícil hacer retroceder la marea. Desde luego, no querrás que eso ocurra.
5: Se lee antes de la reunión
Todos hemos asistido a reuniones en las que al menos una persona, normalmente la más veterana de la sala, tiene que dedicar diez minutos a leer el documento sobre el que versa la reunión antes de que pueda comenzar la conversación. Resulta increíblemente frustrante para todos los implicados, además de muy ineficaz y poco probable que dé lugar a buenas decisiones.
Si tiene algún documento -informes financieros, tendencias recientes del sector, libros blancos, artículos de prensa, planes de negocio- que pueda ser fundamental para la reunión, debe compartirlo con los participantes al menos una semana antes de la reunión. Así todos tendrán tiempo de asimilar y considerar la información, lo que permitirá un debate más informado y productivo, y resoluciones más rápidas durante la reunión.
Lo ideal es hacer lo mismo con las presentaciones. Si el responsable de recaudación de fondos tiene una nueva propuesta de campaña, su presentación puede compartirse de antemano. Haga que las reuniones sirvan para aclarar, debatir y tomar decisiones, no para transmitir montones de contenido.
Ahí lo tienes. Trabaje en estos cinco puntos de acción antes de su primera reunión y le garantizamos que será mejor que cualquier otra reunión a la que hayan asistido sus participantes esa semana. Cuando se trata de reuniones, un poco de preparación hace mucho. Y en el mundo de las organizaciones sin ánimo de lucro, donde los presupuestos y el tiempo son especialmente escasos, esa preparación es aún más importante. Que tenga suerte.
Si quieres saber cómo Doodle puede simplificar, automatizar y acelerar tu proceso de programación (para que puedas centrarte en las actividades de tu organización sin ánimo de lucro), visita nuestra página de soluciones para organizaciones sin ánimo de lucro (https://doodle.com/en/solutions/non-profit/).***.
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