5 Things To Do Before Conducting Your First Non-Profit Meeting

Tillykke. Du er nået så langt. Du har sat dig et formål, fundet på et navn og endelig fået din nonprofitorganisation oprettet. Det hårde arbejde er gjort; nu begynder det rigtig hårde arbejde.

Uanset om din nonprofitorganisation er en velgørenhedsorganisation, et kunstnerisk eller videnskabeligt projekt, en sportsklub eller et sportsarrangement eller endog en pensions- eller pensionsfond, har rejsen indtil videre sandsynligvis omfattet en masse kaffemøder, Zoom-opkald og brainstorms over drinks. Men nu er det tid til dit første officielle møde. Selv om hoveddeltagerne måske stadig er de samme, er det tid til at hæve niveauet, da officielle møder skal opfylde visse juridiske krav og dække emner om organisationens fremtid.

Dit første møde vil sætte tonen for, hvordan du fortsætter, og derfor skal du få dette møde til at være rigtigt. Heldigvis er der meget, der kan forberedes inden mødet for at sikre, at det forløber mere glat end et frisk glas jordnøddesmør på dagen.

1. Udarbejd og rundsend en grundig dagsorden for mødet.

2. Sørg for, at de nødvendige deltagere er inviteret i tide og alle kan deltage.

3. Udpeg en facilitator til mødet.

4. Angiv forventninger og retningslinjer for mødet.

5. Udsend og forhåndslæs i god tid.

Lad os se nærmere på hvert af disse punkter, og forhåbentlig kan du undervejs opsamle et par tips, tricks og generel mødemagi.

1: Kunsten at sætte dagsordenen på dagsordenen

Alle holdbare strukturer kræver et stærkt fundament, og dagsordenen er det fundament, som store møder bygges på. To tredjedele af fagfolk siger, at en klar dagsorden er afgørende for effektive møder. Til at begynde med skal du opregne alle obligatoriske punkter i en logisk rækkefølge. Som en ny nonprofitorganisation kan der meget vel være nogle juridiske krav, der skal dækkes, hvis du ikke allerede har gjort det:

Når først de obligatoriske punkter er medtaget, er det op til dig, hvilke andre punkter du vil medtage på listen. De bedste dagsordener har dog tendens til at være både kortfattede og specifikke. "Giv en opdatering om fundraising" er for vagt og åbner mulighed for, at deltagerne kan rejse alle mulige tangentielle punkter. En dagsorden, der lyder: "Giv det seneste samlede beløb for indsamling af midler og en prognose for de næste fire uger", er derimod klar og tydelig og begrænser uvedkommende punkter til et minimum.

Det er let at overvurdere beslutningsevnen i en gruppe, hvor forskellige personer, meninger og beslutningsstile skal mødes for at finde en løsning. En god dagsorden vil kun indeholde et eller to beslutningspunkter og give A/B-muligheder frem for åbne spørgsmål.

2: Hvem skal deltage?

At beslutte, hvem der skal inviteres til dine møder, især et så vigtigt møde som dit første officielle non-profit-møde, er som at gå på en høj line. Hvis du går for langt i en af retningerne, vil det helt sikkert resultere i en katastrofe. Vores rapport fra 2019, The State of Meetings, afslørede, at 35 procent af folk mener, at det er afgørende for et effektivt møde, at der ikke er for mange deltagere. Respondenterne identificerede dog også manglen på relevante beslutningstagere som en af deres største mødefrustrationer.

Hvis du allerede har udpeget direktører, bør de naturligvis være til stede, og det samme gælder udpegede eller kandidater til ledelsesposter. Resten af de inviterede bør være baseret på dagsordenen. Kun de personer, der er nødvendige for at repræsentere eller fremme dagsordenen, bør deltage.

En frustration for nonprofitorganisationer er, at alle relevante medlemmer, i hvert fald i begyndelsen, sandsynligvis vil være frivillige, og at kommunikationen vil foregå via personlige eller forskellige arbejdsmailadresser. Dette gør planlægningen til et mareridt for nonprofitorganisationer, da den person, der organiserer mødet, ikke har nogen indsigt i, hvornår alle er til rådighed. Da der er tale om en organisation ledet af frivillige, vil de tilgængelige mødetider sandsynligvis også være yderst begrænsede.

Ved at vælge et online planlægningsværktøj kan man spare mange timers arbejde, hvilket er endnu mere afgørende, når folk giver deres tid gratis. Doodle giver dig f.eks. mulighed for at udsende en gruppemøde (poll), der finder det mest bekvemme tidsrum for mødet, hvilket gør planlægningsprocessen meget hurtigere og mindre frustrerende end den omgang e-mailtennis, der typisk følger for at finde et tidspunkt og en dato, der passer alle parter.

3: Tid til at tildele en facilitator

Ligesom hver enkelt person i din nonprofitorganisation vil have en specifik rolle og et sæt ansvarsområder, skal der tildeles særlige opgaver, før der indkaldes til møde første gang. En god facilitator vil holde dit møde på sporet, sørge for, at alle deltagere deltager og kommer til orde, og i sidste ende sikre, at ingen enkelt person dominerer forhandlingerne. Målet med ethvert møde bør altid være at komme ud med holdninger, beslutninger og resultater, der er bedre end dem, som et enkelt medlem af din organisation kunne producere alene. Det har mødelederen hele tiden i tankerne.

I mange nonprofitorganisationer har bestyrelsesformanden denne rolle, selv om der ikke er nogen grund til, at det behøver at være tilfældet. Sørg blot for at vælge en person, der er organiseret, fair og respekteret; en person, der kan bevare entusiasmen, samtidig med at deltagerne ikke må lade sig distrahere af spørgsmål, der ikke er relevante for dagsordenen. Ideelt set vil facilitatoren også have ansvaret for at udsende dagsordenen for fremtidige møder.

4: Sæt din bod op

Lige fra folk, der nægter at lytte til andre og hele tiden afbryder, til dem, der altid kommer for sent eller skal gå tidligt, vi har opdaget, at vi alle har vores yndlingsproblemer, når det kommer til møder. Dit første møde er en chance for at fastlægge betingelserne for deltagelse og de forventninger, du kræver af alle deltagere. Udform dem, gør dem lette at forstå, få alle til at læse dem og få dem bekræftet, at de har læst dem inden det første møde.

Her er nogle eksempler på regler og vilkår for møder, som du kan fastsætte:

Det kan få dig til at lyde som en magtesløs rektor, men du vil være taknemmelig for, at du har fastlagt spillereglerne tidligt. Når deltagerne først er blevet vant til, at møderne er uordnede, er det svært at få bugt med tidevandet. Det ønsker du bestemt ikke, at det skal ske.

5: Læsning bliver gjort før mødet

Vi har alle sammen siddet i møder, hvor mindst én person, som regel den øverste person i lokalet, skal bruge ti minutter på at læse det dokument, som mødet handler om, før samtalen kan begynde. Det er utroligt frustrerende for alle involverede, samtidig med at det er yderst ineffektivt og sandsynligvis ikke fører til gode beslutninger.

Hvis du har et dokument - finansielle rapporter, seneste tendenser i branchen, hvidbøger, nyhedsartikler, forretningsplaner - som sandsynligvis vil være centralt for dit møde, bør det deles med deltagerne mindst en uge før mødet. På den måde får alle tid til at indhente og overveje oplysningerne, hvilket giver en mere informeret og produktiv diskussion og hurtigere beslutninger på selve mødet.

Ideelt set gælder det samme for præsentationer. Hvis lederen af fundraisingafdelingen har et nyt kampagneforslag, kan præsentationen deles på forhånd. Møderne skal handle om afklaring, diskussion og beslutningstagning og ikke om at videregive en masse indhold.

Så der har du det. Hvis du arbejder dig igennem disse fem punkter inden dit første møde, garanterer vi dig, at det bliver bedre end stort set alle andre møder, som dine deltagere har været til i den uge. Når det kommer til møder, kan man komme langt med en smule forberedelse. Og i nonprofitverdenen, hvor budgetter og tid begge er særligt tyndt presset, er det forberedende arbejde endnu vigtigere. Held og lykke.

For at lære, hvordan Doodle kan forenkle, automatisere og fremskynde din planlægningsproces (så du kan fokusere på din non-profit virksomhed), ](https://doodle.com/en/solutions/non-profit/).