Doodle Bot in Slack krijgt een AI-boost dankzij Book it!

In bijna elk bedrijf waar ik de afgelopen jaren heb gewerkt, was er altijd één constante: Slack was de ons favoriete platform voor interne communicatie. Dat geldt ook voor ons allemaal die bij Doodle werken. Dus of we nu de status van een project willen checken, materiaal of bestanden willen opvragen, nieuwe bedrijfs- en HR-initiatieven willen aankondigen, of gewoon even willen kletsen met teamgenoten en collega’s: het gebeurt allemaal via Slack. Niemand stuurt nog e-mails.

Het leven als telewerker zou tien keer makkelijker kunnen worden door de integraties op Slack een AI-boost te geven. Ons productteam houdt altijd de vinger aan de pols, kijkt wat er op werkplekken speelt en voegt nieuwe functies toe aan ons platform die zich aanpassen aan de veranderende omstandigheden. En dat is precies wat ze hebben gedaan. Onze geliefde Doodle Bot, die in Slack zit, heeft nu een ‘Book it!’-functie.

Hoewel ik poëtisch zou kunnen uitweiden over de schoonheid en verfijning van deze nieuwe functie, zou ik er echt geen recht aan doen. Daarom heb ik eens met een van onze productmanagers, Netali Jakubovitz, gepraat. Ze gaf een aantal frisse en tot nadenken stemmende inzichten over AI, slimme technologie en hoe deze technologische ontwikkelingen de nieuwe toekomst van het werk zullen vormgeven.

Hier zijn wat fragmenten uit ons gesprek.

Denk je dat het gebruik van AI bij het opstellen van roosters in het verleden is gebagatelliseerd of over het hoofd is gezien, vergeleken met andere sectoren? Waarom denk je dat dit zo is?

Netali: Planning is echt iets heel persoonlijks en er komt een hele reeks onderhandelingen bij kijken. Eén persoon (de organisator) moet met meerdere mensen (soms wel tientallen) onderhandelen om het eens te worden over het onderwerp van de vergaderingen, welke mensen er absoluut bij moeten zijn, welke resultaten eruit moeten komen en één dag en tijdstip dat voor alle deelnemers werkt (over verschillende tijdzones heen). En consensus hangt meestal af van persoonlijke voorkeuren, gedragingen en prioriteiten.

Onze gegevens laten bijvoorbeeld zien dat mensen vaak vergadertijdstippen kiezen die eigenlijk niet in hun agenda passen (ze hebben al een andere vergadering). Als er een groepsvergadering gepland moet worden en de meeste deelnemers zijn allemaal beschikbaar op een bepaald tijdstip, dan zien we vaak dat die ene persoon wiens agenda dubbelgeboekt is, die vergadering vaak verplaatst – gewoon om de andere 9 deelnemers tegemoet te komen.

Dus hoewel dit vaak voorkomt, is het meestal een persoonlijke keuze die de gebruiker heeft gemaakt nadat de onderhandelingen over de vergadering al begonnen waren. Maar als die gebruiker een voorspellende suggestie zou krijgen om een vergadering te boeken op een tijdstip dat al bezet is door een andere vergadering, zou dat precies het tegenovergestelde effect hebben van wat de bedoeling is – de gebruiker zou de suggestie als onlogisch en helemaal niet slim ervaren. Omdat machine learning sterk gebaseerd is op menselijke intuïtie, kan het lastig zijn om machines te leren anticiperen op zulke gedragsveranderingen.

Hoe denk je dat AI (en de slimme functies van de ‘Book it!’-functie) thuiswerkers zou kunnen helpen om virtuele vergaderingen productiever te maken?

Netali: Op het werk, tijdmanagement is altijd al een belangrijke factor geweest voor de productiviteit en prestaties van medewerkers. Maar op dit moment is het belangrijker dan ooit, omdat veel medewerkers moeten wennen aan de overstap van af en toe thuiswerken naar fulltime thuiswerken. Dat was de reden om de AI-aangedreven ‘Book it!’-functie toe te voegen aan de Doodle Bot in Slack.

Jaren geleden heeft het team van Doodle een experiment gedaan naar het gedrag bij het plannen van afspraken. We hebben gekeken hoe uitgebreid, langdurig en gevarieerd het hele planningsproces kan zijn – met en zonder de hulp van Doodle. De resultaten waren toen al heel overtuigend. Voor zakelijke vergaderingen met zes tot acht deelnemers kon het zonder Doodle wel 30 minuten duren om een afspraak te maken. Dat tijdstip daalt flink (naar 5 tot 10 minuten) als je Doodle gebruikt. Met onze nieuwe Book It-functie in de Doodle Bot op Slack kunnen thuiswerkers nog meer tijd besparen. We hebben bijvoorbeeld berekend dat het gemiddeld 1 minuut en 38 seconden duurt om een vergadering te boeken met de ‘Book it!’-functie (in de Doodle Bot op Slack).

Dit is een perfect voorbeeld van hoe technologie een sleutelrol gaat spelen bij het verhogen van de productiviteit van telewerkers. Die 10 tot 20 extra minuten kun je nu gebruiken voor brainstormsessies, het voorbereiden van de volgende virtuele vergadering of het schrijven van een maandelijks prestatierapport. Het belangrijkste is dat deze tijdwinst de last en de routine van het plannen uit je hoofd haalt – en je in staat stelt je te concentreren op een goede samenwerking en productiviteit tijdens de vergadering zelf.

Door de volgende stappen (in het proces van het plannen van vergaderingen) te voorspellen en voor te stellen, wordt de gebruikers de hele last van het plannen van vergaderingen uit handen genomen. Dit gaat verder dan alleen het plannen en strekt zich uit tot de samenwerking tijdens de vergadering en de follow-up daarna. Door AI de saaie en tijdrovende planningsklussen te laten doen, kunnen thuiswerkers zich concentreren op meer persoonlijke interacties met de mensen met wie ze vergaderen. Dat is een win-winsituatie.

Hoe ziet de toekomst van het plannen eruit bij Doodle? Welke rol gaat AI spelen in de productroadmap?

Netali: Een van onze grotere ambities – zowel als bedrijf als met ons SaaS-product – is om invloed te kunnen uitoefenen op de hele levenscyclus van vergaderingen. Dat betekent dat we verder gaan dan alleen het plannen van vergaderingen en ook de efficiëntie en effectiviteit van de vergaderingen zelf willen verbeteren. Om dat te bereiken, zien we een toekomst voor ons waarin de vergaderingen die op Doodle worden aangemaakt, gedegen analyses en inzichten bieden op het gebied van personeelsmanagement, werving en inwerken, prestaties van medewerkers en talentontwikkeling.

Wat zou dit voor bedrijven kunnen betekenen? Gedetailleerde analyse van vergaderingen zou patronen en trends aan het licht kunnen brengen die van waarde zouden kunnen zijn voor HR-teams, managers en leidinggevenden. Uit vergaderanalyses zou bijvoorbeeld kunnen blijken dat een medewerker deelneemt aan belangrijke vergaderingen en proactief 1-op-1-gesprekken initieert met teamleden, collega’s van andere afdelingen, maar ook met klanten en partners. Ziet deze medewerker ook een stijging in zijn of haar productiviteit? Wordt zijn of haar werk als creatiever en innovatiever gezien, grotendeels dankzij de toegenomen samenwerking en feedback van anderen? Dit zijn allemaal vragen die beantwoord kunnen worden aan de hand van gedegen inzichten in vergaderingen.

Bovendien zouden HR-teams dit soort analyses en inzichten kunnen gebruiken om beter inzicht te krijgen in de uitdagingen en prioriteiten van hun medewerkers – en vervolgens een plan voor verbetering op te stellen. Gedetailleerde analyses van vergaderingen die trends op het gebied van productiviteit, betrokkenheid, samenwerking en zelfs prestaties aan het licht brengen, zullen van onschatbare waarde zijn voor organisaties.

Digitaal is tegenwoordig een belangrijk onderdeel van ons leven geworden. Dat geldt nu meer dan ooit. Kunstmatige intelligentie is dan ook een logische volgende stap, want het maakt ons leven makkelijker en efficiënter.

Bekijk deze video voor meer informatie over hoe de ‘Book it!’-functie in de Doodle Bot werkt.