Werving en inwerken digitaal aanpassen aan COVID-19

Heeft de COVID-19-pandemie roet in het eten gegooid voor je bedrijf? Heb je op dit moment nog steeds een groot aantal ‘essentiële’ vacatures te vervullen? Zijn je HR en de operationele teams die onder tijdsdruk staan om deze vacatures te vervullen en opgestart, zodat je bedrijf zijn vaart niet verliest? Voel je je overweldigd en weet je niet goed waar je moet beginnen en welke tools je moet gebruiken? Je bent niet de enige. De meeste HR- en operationele teams zitten in hetzelfde schuitje.

Als de coronapandemie één ding duidelijk heeft gemaakt, dan is het wel dat bedrijven flexibel en wendbaar genoeg moeten zijn om zich aan te passen en te slagen in turbulente en onvoorspelbare omstandigheden. Maar zoals uit ons onderzoek ‘Werving en inwerken van medewerkers op afstand’ blijkt, is er een grote kloof tussen de toenemende digitalisering van de werkplek en het vermogen van HR om zijn processen om te schakelen en aan te passen, zodat alles 100% virtueel kan verlopen.

Hier zijn drie van de meest opvallende bevindingen en trends uit onze enquête onder meer dan 300 HR-professionals in de Verenigde Staten.

1: HR zit met een toekomstig probleem: ze zijn niet goed genoeg toegerust om 100% virtueel te werken nu we afstand moeten houden.

Er kunnen honderden kandidaten per vacature zijn, meer dan 10 stappen, meerdere interne belanghebbenden en tientallen tools die bij het wervingsproces betrokken zijn. Dit was al zo lang voordat de coronacrisis miljoenen werknemers dwong om voor onbepaalde tijd op afstand te werken. Maar zoals uit een recent Artikel in Fast Company Ik vroeg me af: kan dit grootschalige thuiswerk-experiment wel werken als de uitbraak eenmaal voorbij is en het leven weer normaal wordt (of in ieder geval een beetje op het oude lijkt)?

Toen ik het artikel in Fast Company las, was mijn eerste gedachte: ‘Natuurlijk is het haalbaar.’ Maar toen keek ik naar de resultaten van ons onderzoek en besefte ik dat organisaties nog een lange weg te gaan hebben voordat ze helemaal klaar zijn om over te schakelen, zich aan te passen en succes te boeken met virtuele wervings- en inwerkprocessen. Zo gaf bijna de helft (44 procent) van de ondervraagde HR-professionals aan dat ze alle inwerk-sessies doorgaans alleen via persoonlijke ontmoetingen doen. Erger nog: 17 procent van de respondenten gaf toe helemaal niet voorbereid te zijn, terwijl nog eens 31 procent zei dat ze slechts ‘een beetje voorbereid’ zijn.

Ik breng deze bevindingen onder de aandacht, niet om paniek te zaaien of organisaties onder druk te zetten, maar juist om HR-teams aan te zetten tot nadenken over waar ze moeten beginnen en welke tools, mensen en processen er nodig zijn om ze flexibeler te maken en beter in staat om zich aan te passen aan turbulente, onvoorspelbare situaties zoals het coronavirus. Toen ik dit ter sprake bracht bij onze CEO, Renato Profico, had hij een duidelijke visie op hoe organisaties – en hun HR-teams – zich flexibeler kunnen maken om zich aan te passen en te gedijen tijdens en nadat COVID-19 is afgenomen.

“De eerste stap is om het managementteam mee te krijgen. Daarvoor moeten HR-teams het verband leggen tussen medewerkerstevredenheid, betrokkenheid en productiviteit enerzijds en klanttevredenheid, klantenbinding en omzetgroei anderzijds. Dit zijn voordelen die de topmanagers zullen waarderen, prioriteren en goedkeuren als het gaat om de toewijzing van budgetten.

De volgende stap is om aan de slag te gaan. Probeer niet meteen elk proces volledig om te gooien, maar begin klein en richt je eerst op één of twee HR-gebieden. Aangezien werving en inwerken direct invloed hebben op de tevredenheid, betrokkenheid en productiviteit van medewerkers en op de omzetgroei, raad ik HR-teams aan om met deze twee gebieden te beginnen. Vervolgens moeten HR-teams een grondige analyse en evaluatie maken van hun HR-medewerkers, tools en processen om een volledig beeld te krijgen van wat goed werkt, wat hen tegenhoudt en waar ze kunnen vereenvoudigen, automatiseren en verbeteren.”

Renato Profico, CEO van Doodle

2: Een mislukte virtuele introductie: een recept voor een laag moreel onder het personeel en vroegtijdig verloop.

Een van de grootste misvattingen op dit moment is dat alle aanwervingen zijn bevroren of uitgesteld. Dat is gewoon niet waar. Hoewel het voor sommige bedrijven zeker geldt (en afhangt van hun bedrijfsmodel en de terugval in omzet), zijn er andere sectoren die volop doorgaan met hun wervingsplannen. In sommige gevallen, zoals bij Amazon, zijn de wervingsplannen zelfs uitgebreid en versneld om de enorme toename aan bestellingen als gevolg van de coronacrisis bij te kunnen houden.

Als kandidaten eenmaal zijn aangenomen, hoe kunnen HR-teams hun volledig virtuele onboardingproces dan zo aanpassen dat het net zo dynamisch, boeiend en effectief is als wanneer de onboarding via persoonlijke ontmoetingen zou plaatsvinden? Uit de resultaten van ons onderzoek blijkt dat HR-teams, die duizenden medewerkers virtueel moeten inwerken, te maken kunnen krijgen met een toename van het vroegtijdige verloop. En de oorzaak zou heel goed kunnen zijn dat HR er niet in slaagt om nieuwe medewerkers virtueel in te werken op een manier die net zo informatief, dynamisch en boeiend is als wanneer het persoonlijk zou gebeuren.

Uit ons onderzoek bleek dat 17 procent van de HR-professionals moeite heeft om thuiswerkers het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van het team. Bovendien vindt 15 procent het het moeilijkst om thuiswerkers in de bedrijfscultuur te integreren. Ik wilde graag weten wat onze CEO, Renato Profico, van deze bevindingen vindt. Dit is wat hij te zeggen had.

“Voor nieuwe medewerkers heerst er op dit moment veel onzekerheid en paniek over hun baanzekerheid. Dat kan leiden tot meer stress en angst, wat een negatieve invloed kan hebben op het moreel van de medewerkers en ervoor kan zorgen dat thuiswerkers zich afzijdig houden en het contact met hun collega’s verliezen. HR-teams moeten op deze negatieve effecten anticiperen en de juiste tools, mensen en processen in hun virtuele inwerkprogramma’s inbouwen om dit te voorkomen.”

Renato Profico, CEO van Doodle

Omdat we weten dat groepsbijeenkomsten (zoals town hall-bijeenkomsten en all-hands) een cruciale manier zijn om alle medewerkers op de hoogte te houden van bedrijfsnieuws, de voortgang van teams en mijlpalen, is het geruststellend om te zien dat 12 procent van de HR-teams moeite doet om groepsbijeenkomsten beter georganiseerd en effectiever maken. Dit wordt nu nog belangrijker, want dit soort virtuele groepsbijeenkomsten zullen van essentieel belang blijken te zijn in medewerkers op de hoogte houden over de mogelijke gevolgen van de coronacrisis voor het bedrijf (en hun functies), maar ook om ze het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van het team en om ze te laten opgaan in de bedrijfscultuur.

3: Ondanks de sterke toename van virtuele vergaderingen krijgen tools voor vergaderen op afstand de laagste prioriteit in HR-budgetten.

Volgens gegevens van ons platform is het aantal virtuele vergaderingen in het eerste kwartaal van 2020 met 47 procent gestegen ten opzichte van het vorige kwartaal. Daarnaast waren de drie populairste tools voor videoconferenties die mensen gebruikten die in het eerste kwartaal van 2020 vergaderingen op Doodle planden: Zoom (34 procent), Skype (14 procent) en Google Hangouts (4 procent). Dat is logisch, aangezien de meeste bedrijven in maart verplicht thuiswerken invoerden. Het feit dat mensen (voor onbepaalde tijd) geen fysiek contact konden hebben met vrienden, familie en collega’s, heeft zeker bijgedragen aan deze toename van virtuele borrels.

Als er één ding is dat de COVID-19-uitbraak duidelijk heeft gemaakt, dan is het wel dat HR het zich niet kan veroorloven om bij het toewijzen van middelen en tools binnen het budget gewoon door te gaan zoals altijd. Dus hoewel bepaalde tools voor samenwerking op de werkplek, zoals Microsoft Teams, Zoom en Doodle Hoewel deze zaken vroeger misschien als optioneel of ‘leuk om te hebben’ werden gezien, moeten ze nu bovenaan de prioriteitenlijst komen te staan. Ondanks de huidige stijgende vraag naar tools voor werken op afstand, laat ons onderzoek een ernstige tegenstrijdigheid zien tussen wat er nodig is en wat er beschikbaar is. Met name tools voor videoconferenties (gewogen gemiddelde: 1,88) en technologie voor afsprakenplanning (gewogen gemiddelde: 1,90) scoorden allebei erg laag op de prioriteitenlijst binnen de budgetten voor werving en inwerken.

Wil je weten hoe je HR-team het wervings- en inwerkproces tijdens de coronacrisis digitaal kan aanpassen? Download dan het volledige onderzoek.