7 tips voor effectieve één-op-één-gesprekken met je directe ondergeschikten

Kom eens dichterbij. Ik ga je een geheim verklappen. Ik heb net iets geweldigs ontdekt. Niet zo’n Buzzfeed-achtig ‘Je raadt nooit wat hij onder zijn vuilnisbak vond’-gewoeld, maar echt, iets dat je hele kijk op de dingen verandert. Het blijkt dat één-op-één-gesprekken zijn eigenlijk bedoeld om leuk te zijn.

Omdat ik aan beide kanten van de relatie tussen werknemer en leidinggevende heb gestaan, heb ik het altijd als vanzelfsprekend beschouwd dat één-op-één-gesprekken gewoon iets zijn wat je allebei zo lang mogelijk probeert uit te stellen of te verzetten, totdat het echt niet meer uitgesteld kan worden. Op dat moment spreek je beleefd af om er samen doorheen te bijten.

Het blijkt dat individuele gesprekken niet alleen ongelooflijk bevredigend voor medewerkers, die de kans bieden op eerlijke feedback, coaching en het opbouwen van een band met hun leidinggevende, maar ze zijn ook een net zo waardevolle kans voor leidinggevenden. Andy Grove, de voormalige CEO van Intel, heeft gezegd dat productieve 1-op-1-gesprekken een rendement van 10x op je investering bieden voor managers.

Als dat nog niet overtuigend genoeg is: multinationals als GE en Adobe zijn erin geslaagd om de vervelende jaarlijkse functioneringsgesprekken – die voor zowel de manager als de medewerker absoluut geen pretje zijn – te vervangen door regelmatige 1-op-1-gesprekken. Als mooi extraatje zag Adobe het personeelsverloop met 30 procent dalen.

Er zijn tal van tools voor talentmanagement waarmee je de polsslag van je organisatie kunt meten, de betrokkenheid kunt peilen en zelfs in de behoefte aan microlearning kunt voorzien. De leiderschapsrol van vandaag draait vooral om soft skills. Geautomatiseerde oplossingen kunnen dat soort waardevolle mens-tot-mens-contact niet vervangen.

De COVID-19-pandemie heeft onze overgang naar een wereld waarin steeds vaker virtueel en op afstand wordt gewerkt versneld, waardoor één-op-één-gesprekken steeds belangrijker worden om de bedrijfscultuur over te brengen, de strategie op één lijn te brengen en vertrouwen op te bouwen met medewerkers.

Begin met je mindset

Zowel als medewerker als leidinggevende had ik vroeger de verkeerde instelling als ik naar 1-op-1-gesprekken ging: ik zag ze als vervelende klusjes die me afhielden van belangrijkere taken, in plaats van als de allerbelangrijkste momenten in mijn weekplanning. Als je dat gedrag bij jezelf herkent, is het tijd om die mentaliteit te veranderen, want je brengt waarschijnlijk een negatieve sfeer mee naar al je één-op-één-gesprekken.

Denk eens na over hoe je Maak een afspraak voor een 1-op-1-gesprek met je directe ondergeschikten. Als je vijf of minder directe ondergeschikten hebt, moet je elke week 1-op-1-gesprekken houden. Als je meer dan vijf medewerkers hebt, is het prima om die gesprekken om de twee weken te houden.

Sommige managers hebben ’s ochtends meer energie en merken dat hun sociale vaardigheden dan beter op punt staan. Zorg ervoor dat je elke dag om 9 uur ’s ochtends tijd vrijhoudt in je agenda voor gesprekken met medewerkers. Andere managers geven er de voorkeur aan om elke week een hele dag vrij te maken en al hun één-op-één-gesprekken op die dag te voeren. Er is hier geen pas-overal-op-antwoord, maar kies een aanpak die voor jou goed werkt, zodat je medewerkers op dat moment het beste uit je kunnen halen.

Zorg dat je een beetje voorbereid bent

Er is een bekend gezegde in de informatica: ‘garbage in, garbage out’. Sommige bedrijven zouden er goed aan doen om in hun vergaderruimtes een bordje op te hangen met die vier woorden erop. Als de voorbereiding en planning van vergaderingen waardeloos zijn, is het dan een wonder dat we die vergaderingen uiteindelijk als tijdverspilling ervaren?

Deel de agenda voorafgaand aan alle 1-op-1-gesprekken. Die hoeft niet lang of gedetailleerd te zijn, en de verantwoordelijkheid voor de agenda moet worden gedeeld door de medewerker en de leidinggevende.

Maak duidelijk wat je met het gesprek wilt bereiken. Als er bijvoorbeeld over de persoonlijke ontwikkeling van een medewerker wordt gesproken, wil je dan aan het einde van het gesprek afspraken hebben gemaakt over de volgende stappen, of wil je het onderwerp alleen maar ter sprake brengen en wat ideeën aandragen?

Maak je niet te druk. Het 1-op-1-gesprek is bedoeld als een gesprek, dus het hoeft niet zo strikt aan een agenda vast te houden als andere vergaderingen. Maar de agenda zorgt er wel voor dat alle belangrijke punten aan bod komen.

Een terugkerend tijdvak instellen

Hoe goed je één-op-één-gesprekken met je directe ondergeschikten ook zijn, ze zijn pas effectief als ze consequent en regelmatig plaatsvinden. Makkelijker gezegd dan gedaan. Bijna 70 procent van de managers geven toe dat ze moeite hebben om hun verantwoordelijkheden tegenover hun directe ondergeschikten te combineren met hun andere taken.

De makkelijkste manier om consistentie te bereiken, is door elke week op hetzelfde tijdstip en op dezelfde dag één-op-één-gesprekken te houden. Maar door vakanties, projectdeadlines en vergaderingen met hoge prioriteit kan die toezegging onrealistisch worden. Voor managers van teams die in ploegendienst werken, is het nog een grotere uitdaging.

Dat is waar slimme planningstools hun gewicht in goud waard zijn. Managers kunnen aangeven wanneer ze beschikbaar zijn, dat schema met hun teams delen en vervolgens kunnen medewerkers zelf het moment kiezen dat hen het beste uitkomt voor hun 1-op-1-gesprek. Dit is vooral handig voor nieuwe of verlegen medewerkers die het lastig vinden of zich niet waardig genoeg voelen om tijd te reserveren in de toch al overvolle agenda van een manager. De manager biedt beschikbare tijdvakken aan en zij kiezen het moment dat het beste uitkomt.

Denk flexibel

In zekere zin is het één-op-één-gesprek een open gesprek waarin alle onderwerpen aan bod kunnen komen. Managers moeten echter vermijden om de hele vergadering te vullen met statusupdates die eigenlijk in teamvergaderingen of via andere communicatiekanalen gedeeld zouden moeten worden. Dat is een gegarandeerde manier om teamleden te frustreren.

Probeer daarnaast het informele karakter van één-op-één-gesprekken te omarmen en vraag medewerkers of ze tevreden zijn met hun werk, of informeer naar hun relaties met andere teamleden. Zorg er wel voor dat het gesprek niet ontaardt in roddelen.

Waarom zou je deze gesprekken niet eens buiten de gebruikelijke formele vergaderruimte houden? Je kunt je één-op-één-gesprekken bijvoorbeeld tijdens een wandeling, bij een kopje koffie of tijdens de lunch voeren. Zorg er wel voor dat je je directe ondergeschikten nog steeds je volledige aandacht geeft en dat je niet wordt afgeleid door andere gasten of collega’s die even langskomen voor een kopje koffie.

Wees niet bang om persoonlijk te worden

Het is prima om tijdens een één-op-één-gesprek een iets persoonlijkere toon aan te slaan dan tijdens een teamvergadering.

Vraag een medewerker eens naar zijn of haar privéleven. Heeft zijn of haar werk wel een negatieve invloed op het privéleven? Is er iets wat je als leidinggevende of als organisatie kunt doen om die spanning tussen werk en privé te verminderen?

Moedig al je directe ondergeschikten aan om één-op-één-gesprekken te zien als een veilige en vertrouwelijke plek waar ze openhartig kunnen praten.

Moedig je directe ondergeschikten aan om je tijdens elk één-op-één-gesprek eerlijke feedback te geven over je prestaties. Dat helpt je om je als manager te verbeteren, maar zorgt er ook voor dat er een vertrouwensband ontstaat.

Verbeter je sociale vaardigheden

Moderne werknemers zijn niet op zoek naar inspirerende helden als leidinggevenden. Als je vraagt wat het allerbelangrijkste is kenmerken van managers, noemen de meeste mensen eigenschappen als goed kunnen communiceren, niet in detail ingrijpen en medewerkers eerlijk behandelen.

Voordat je aan elk één-op-één-gesprek met een ondergeschikte begint, loop je even een mentale checklist door (misschien zelfs een echte, opgeschreven checklist) met aanwijzingen om bijvoorbeeld open te staan en geduldig te zijn. Herinner jezelf eraan om eerst de sterke punten van de medewerker te benadrukken, voordat je het hebt over mogelijkheden om te groeien.

Luister actief

We kennen allemaal wel zo’n manager die de eerste driekwart van je één-op-één-gesprek besteedt aan het vertellen over zijn drukke dag, of die doet alsof hij een vraag over jou stelt, om vervolgens in een monoloog vanuit zijn eigen perspectief te vervallen. Doe dat niet dat manager.

Luister aandachtig en actief naar wat je medewerker zegt en maak aantekeningen om je te helpen het gesprek te onthouden en je eraan te herinneren om erop terug te komen. Probeer niet in de rede te vallen, ook al heb je een heel goed punt. En begin altijd door je volledig en onvoorwaardelijk aan de kant van je medewerker te scharen.

Het laatste punt is het allerbelangrijkste, en zelfs de best geleide één-op-één-bespreking zal zonder dit punt mislukken. Stuur na elke bespreking een korte samenvatting van wat jullie hebben besproken, herinner je directe ondergeschikte aan de volgende stappen die hij of zij heeft toegezegd te nemen, en vat vervolgens je eigen actiepunten samen, waarbij je ook duidelijk maakt wat de verwachtingen zijn qua tijdschema en de reikwijdte van je acties.

Volg deze zeven punten en je wordt een expert op het gebied van één-op-één-gesprekken met het meest betrokken en productieve team van de organisatie. Je kunt dan iedereen verrassen door te vertellen dat die één-op-één-gesprekken het geheime ingrediënt zijn van je succes.

Wil je weten hoe je met slimme planningstools makkelijk en snel 1-op-1-gesprekken met je team kunt inplannen? Bekijk dan onze whitepaper, “De uitgebreide gids voor planningsplatforms.”