Wat is een bestuursvergadering?

Wie zijn bestuurders?

Het is een functietitel die we waarschijnlijk allemaal wel eens zijn tegengekomen en waarbij we ons vaak hebben afgevraagd wat ze precies doen.

Vanuit zakelijk oogpunt is een bestuurder iemand die is benoemd of gekozen als lid van de raad van bestuur van een bedrijf. Hij of zij is verantwoordelijk voor het nemen van belangrijke beslissingen over de strategie van zijn of haar afdeling. Meestal is hij of zij verantwoording verschuldigd aan de aandeelhouders.

Bestuurders hebben vaak de wettelijke plicht om in het belang van het bedrijf te handelen. Zij hebben het laatste woord bij belangrijke beslissingen, het goedkeuren van begrotingen en het waarborgen dat het bedrijf aan al zijn wettelijke verplichtingen voldoet.

Niet-uitvoerende bestuurders zijn mensen die in een raad van bestuur zitten – meestal vanwege hun expertise op een bepaald gebied – maar niet dezelfde fiduciaire verplichtingen hebben als een uitvoerend bestuurder. Ze kunnen een onpartijdig standpunt inbrengen, wat de besluitvorming makkelijker kan maken.

Wat gebeurt er tijdens een bestuursvergadering?

Als de bestuurders bijeenkomen, bespreken ze de resultaten van het bedrijf, brengen ze verslag uit over wat er in hun team speelt en pakken ze eventuele uitdagingen aan.

Net als bij de meeste vergaderingen werken directeuren het beste als er duidelijk wordt gecommuniceerd. Het is een goed idee om ervoor te zorgen dat ze vóór de vergadering updates krijgen van de juiste mensen in hun team.

Het is belangrijk dat de vergadering een voorzitter heeft die het verloop in goede banen kan leiden en ervoor zorgt dat iedereen aan het woord komt. Bij een bestuursvergadering is dat vaak de CEO, maar soms kan het ook een andere bestuurslid zijn. Als ze bijvoorbeeld de begrotingen doornemen, kan de CFO de vergadering voorzitten.

Het is ook belangrijk dat belangrijke belanghebbenden, zoals aandeelhouders, op de hoogte worden gehouden van grote beslissingen. De CEO is meestal aanwezig bij die aandeelhoudersvergaderingen en kan daar dus vaak voor zorgen, maar als dat niet het geval is, is het cruciaal dat ze een memo of een andere update krijgen.

Als de vergadering ten einde loopt, moeten de bestuursleden ervoor zorgen dat ze duidelijke actiepunten hebben voor de zaken waaraan ze moeten werken of die ze moeten uitvoeren.

Hoe bereid je je bestuursvergadering voor?

Allereerst moet je een geschikt tijdstip vinden waarop iedereen bij elkaar kan komen. Als je uitnodigingen verstuurt, moet je daarbij ook de belangrijke zaken vermelden, zoals de locatie (fysiek of online), de inhoud van het gesprek en eventuele voorbereidingen die de deelnemers moeten treffen.

Doodle is een hulpmiddel dat je hierbij kan helpen. Door gebruik te maken van Groepspoll, kun je een aantal tijdstippen voorstellen en binnen enkele minuten het moment vinden dat voor iedereen het beste uitkomt.

En bovendien, met Doodle Professional, kun je advertenties verwijderen, vragen voor de vergadering toevoegen, een deadline instellen, herinneringen versturen en je favoriete videoconferentietool toevoegen.

Doodle-vergaderingen kunnen overal plaatsvinden dankzij de ingebouwde integraties met ’s werelds populairste videoconferentietools. Zodra de vergadering is geboekt, krijgt iedereen een e-mail met de tijd en als je je agenda koppelt, wordt de vergadering automatisch toegevoegd. Mocht je die vergadering willen aanpassen, dan kunnen we de gegevens ook bijwerken.

Doodle Zo kun je je adviesraad binnen een paar minuten bij elkaar krijgen, zonder dat je eindeloos heen en weer hoeft te mailen. Probeer het vandaag nog gratis uit.