Ronald McDonald House vereenvoudigt werving en externe planning met Doodle

Van het inplannen van sollicitatiegesprekken tot het organiseren van kennismakingslunches met het team: werving, aanname en onboarding regelen die een organisatie draaiende houden, is een veeleisende klus - en op de meeste werkplekken komt die klus terecht bij het HR-team.

Doodle helpt HR-professionals met tijdbesparende planningsopties, een overzichtelijk dashboard voor afspraken en tal van functies, zoals ingebouwde reactiedeadlines en een speciale 1:1-planningstool, die het organiseren van vergaderingen optimaliseren.

We spraken met Beth Voegtli, HR-assistent bij Ronald McDonald House in St. Louis, over hoe zij Doodle inzet in uiteenlopende situaties.

"Ik plan de meeste trainingen in ... als ik iemand buiten de organisatie wil inplannen, met name deze commissieleden of een vrijwilliger, iets in die trant, dan kies ik standaard voor Doodle."

Doodle is een simpele oplossing voor externe planning

Als iedereen op kantoor dezelfde software en een gedeelde agenda gebruikt, hoeft intern plannen geen gedoe te zijn. Maar extern plannen? Dat is een ander verhaal. Zonder toegang tot de agenda van je gast ben je zo dagenlang heen en weer aan het mailen om een tijd te vinden die iedereen schikt.

Doodle haalt de pijn uit externe planning. Voorkom dat ge-mail heen en weer door een poll te sturen of, voor 1:1-afspraken, een Doodle 1:1-link. Zodra je een tijd hebt gevonden die werkt, synchroniseert Doodle de afspraak met jouw agenda én die van je gast, ook als jij G-Suite gebruikt en zij Outlook.

Zelfs meerdere individuele trainingssessies inplannen, wat Beth soms moet doen, gaat moeiteloos. Met Doodle 1:1 plan je persoonlijke afspraken door individuele tijdsloten aan te bieden aan zoveel gasten als je wilt. Zodra een 1:1-tijdslot bezet is, verdwijnt het uit je agenda, dus dubbele boekingen zijn verleden tijd.

Grote bestuursvergaderingen plan je eenvoudig met Doodle

Ronald McDonald House St. Louis is een non-profitorganisatie die gratis onderdak regelt voor gezinnen van kinderen die in de stad pediatrische zorg krijgen. Zoals bij veel non-profits bestaat het bestuur uit externe vrijwilligers die hun tijd schenken aan de missie van Ronald McDonald House; de meeste bestuursleden hebben zelf een volle professionele agenda.

Het organiseren van bestuursvergaderingen om te beslissen over nieuwe medewerkers is voor Beth dan ook een unieke planningsuitdaging. Ze moet een tijd vinden die iedereen schikt, en kan daarvoor niet terugvallen op een interne agenda. Daarom kiest ze voor Doodle.

Beth vertelt: "...onze uitdaging is om zoveel mensen van buiten tegemoet te komen terwijl we geen idee hebben van hun voorkeuren." Met een Doodle-poll kunnen deelnemers zelf een tijd kiezen die hun uitkomt; Beth kan zelfs een reactiedeadline instellen, zodat ze niet eindeloos op antwoorden zit te wachten.

Aannemen gaat makkelijk als je plant met Doodle

Zoals elke HR-professional weet Beth dat een wervingsproces veel administratie en veel afspraken met zich meebrengt. Naast de sollicitatiegesprekken zelf moet elke nieuwe medewerker worden goedgekeurd door verschillende belanghebbenden, en dat betekent maar één ding: nog meer vergaderingen.

Bij Ronald McDonald House moeten nieuwe medewerkers niet alleen intern worden goedgekeurd, maar ook groen licht krijgen van het bestuur. Beth gebruikt Doodle om elke gespreksronde te organiseren en om de vervolgafspraken te stroomlijnen die nodig zijn om over elke nieuwe medewerker te beslissen.

Van bestuursvergaderingen organiseren en trainingen inplannen tot het wervingsproces beheren: Beth bespaart uren werktijd met Doodle. En in een non-profit die alles zelf bekostigt, telt elk uur!

Use cases: Werving, teamvergaderingen, externe belanghebbenden, 1:1-afspraken, trainingssessies, bestuursvergaderingen