Comment fixer des objectifs et des attentes clairs pour vos réunions ?

L'inventeur du téléphone, Alexander Graham Bell, a dit un jour : "Avant toute chose, la préparation est la clé du succès. Lorsqu'il s'agit de comprendre ce que vous voulez dans une réunion, c'est tout à fait vrai. cela ne pourrait être plus vrai.

La préparation d'une réunion est l'un des éléments clés de sa réussite. Selon Inc les réunions inefficaces coûtent aux entreprises américaines environ 283 milliards de dollars par an. Alors, comment s'assurer que vous fixer des objectifs de réunion pour vos réunions afin d'aider votre équipe à répondre à vos attentes ? Examinons quelques mesures à prendre pour réussir.

Pourquoi une réunion ?

Il est essentiel d'identifier le but de votre réunion pour fixer des objectifs et des attentes clairs. Après tout, comment pouvez-vous espérer atteindre un résultat spécifique si vous ne savez pas quel est ce résultat ?

En tant que chef d'entreprise vous avez sans doute beaucoup à faire. Si vous ne rencontrez pas les parties prenantes, c'est que vous essayez de rester à l'affût des décisions importantes. Votre temps est précieux, il est donc important de veiller à ce que chaque réunion que vous organisez ait un objectif. Vous devez respecter une règle importante : ne perdez pas de temps à rattraper les gens lorsque la conversation peut se faire par courriel.

Avant même de commencer à inviter des personnes à votre réunion prenez quelques minutes pour réfléchir au problème ou à la question que vous souhaitez aborder. Qu'espérez-vous obtenir en organisant cette réunion ? Avez-vous besoin de prendre une décision ? Résoudre un problème ? Trouver de nouvelles idées ?

Une fois que l'objectif de la réunion est clair dans votre esprit l'objectif de la réunion vous devez le préciser à tous les participants. Cela permet non seulement de donner le ton de la réunion, mais aussi de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et peut se préparer à apporter des idées et des solutions.

En procédant ainsi, vous vous assurez que votre équipe sait ce que l'on attend d'elle et vous posez les jalons d'une réunion réussie. Non seulement vous gagnerez du temps et de l'efficacité, mais vous vous assurerez également que vous progressez dans la réalisation de vos objectifs commerciaux.

Qui doit être présent ?

Cette question est plus cruciale que vous ne le pensez pour la réussite de votre réunion, en particulier lorsqu'il s'agit de planification des réunions de groupe. Si les mauvaises personnes sont présentes, la réunion peut donner lieu à de nombreuses conversations parallèles et il est beaucoup plus probable qu'elle s'éloigne du sujet. Autant de temps perdu qui peut facilement vous obliger à vous réunir à nouveau et vous éloigner de vos objectifs.

En tant que chef d'entreprise ou entrepreneur il est important d'examiner attentivement les personnes dont vous avez besoin pour traiter efficacement la question en jeu. Il peut s'agir des parties prenantes, des décideurs et des membres de l'équipe qui possèdent l'expertise ou l'expérience nécessaire.

Il est également important de tenir compte de la taille de la réunion. Si le nombre de participants est élevé, il peut être plus difficile d'avoir une discussion productive et de parvenir à une décision. Trop de cuisiniers gâtent le bouillon, comme on dit. D'un autre côté, si vous n'invitez pas les bonnes personnes, vous risquez de ne pas obtenir l'adhésion nécessaire ou de rater des occasions d'apporter votre contribution. Réfléchissez bien à l'avance, dressez une liste ou parlez à d'autres responsables pour affiner les noms des personnes à inviter.

Une fois que vous savez qui inviter, le défi consiste à trouver une heure. Un outil de planification comme Doodle peut vous aider à trouver rapidement une heure sans avoir à vous perdre dans des allers-retours d'e-mails. Vous pouvez faire un sondage et commencer à recevoir des confirmations en quelques minutes.

Créez un agenda

Beaucoup de gens l'oublient, mais un ordre du jour est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces de fixer des objectifs et des attentes clairs. Non seulement il vous permet de rester sur la bonne voie et de ne pas vous écarter du temps imparti ou de la discussion, mais il aide également les participants à se préparer en apportant leurs propres idées et solutions.

Pour les PDG et les cadres, il est important de prendre quelques minutes pour définir les sujets que vous souhaitez voir abordés lors de la réunion, ainsi que le temps alloué à chacun d'entre eux. Cela permet de s'assurer que tous les sujets sont abordés et que la réunion reste ciblée.

Il est également utile d'identifier la personne qui sera chargée d'animer chaque discussion. Il peut s'agir de vous ou d'un membre de votre équipe ayant une meilleure connaissance du domaine concerné. Cela vous aidera vraiment à tirer des résultats tangibles de la réunion.

N'oubliez pas d'assurer le suivi

Une réunion ne sert pas à grand-chose si vous n'en retirez rien. C'est pourquoi les suivis sont importants. C'est le meilleur moyen de s'assurer que les prochaines étapes ou les actions convenues lors de la réunion se concrétisent. Avec Doodle, il est facile de trouver une heure de réunion pour que cela se produise.

Tout d'abord, il est important de passer en revue les progrès réalisés pour atteindre les objectifs fixés lors de la réunion. Il peut s'agir de vérifier l'état d'avancement des actions assignées ou de passer en revue les progrès accomplis dans la résolution d'un problème spécifique. Vous pourrez ainsi vous assurer que tout est sur la bonne voie et prendre les mesures qui s'imposent en cas de dérapage. Il est essentiel de détecter rapidement les situations problématiques afin d'atténuer les désastres potentiels.

Un suivi efficace contribuent également à renforcer le sens des responsabilités au sein de votre équipe et à garantir que les tâches sont accomplies dans les délais impartis. Il est conseillé d'établir un système de suivi, par exemple en envoyant à tous les participants un résumé de la réunion ainsi que les mesures à prendre. Un processus régulier de rencontre individuelle est également un bon moyen de s'assurer que vous restez informé de tout ce qui se passe dans l'entreprise.

Vous constaterez qu'il est beaucoup plus facile de réussir vos réunions si vous les planifiez à l'avance, si vous utilisez un planificateur de réunions en ligne et si vous avez des objectifs et des attentes clairs. Comprenez pourquoi vous vous réunissez, qui doit être présent, créez un ordre du jour structuré et, surtout, n'oubliez pas d'assurer le suivi. Appliquez ces étapes à chaque fois que vous devez organiser une réunion et votre productivité s'en trouvera certainement améliorée.