Comment fixer des objectifs et des attentes clairs pour vos réunions ?

Jill Anderson Graphic

L'inventeur du téléphone, Alexander Graham Bell, a dit un jour : "Avant toute chose, la préparation est la clé du succès. " Lorsqu'il s'agit de comprendre ce que vous voulez atteindre dans une réunion, cela ne pourrait être plus vrai.

La préparation d'une réunion est l'un des éléments clés de sa réussite. Selon Inc, les réunions inefficaces coûtent aux entreprises américaines environ 283 milliards de dollars par an. Alors comment pouvez-vous vous assurer de fixer des objectifs de réunion pour vos réunions afin d'aider votre équipe à répondre à vos attentes ? Jetons un coup d'œil à certaines mesures que vous pouvez prendre pour réussir.

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Pourquoi vous rencontrez-vous ?

Identifier le but de votre réunion est crucial pour fixer des objectifs et des attentes clairs. Après tout, comment pouvez-vous espérer obtenir un résultat spécifique si vous ne savez pas quel est ce résultat ?

En tant que chef d'entreprise, vous avez probablement beaucoup à faire. Si vous ne rencontrez pas les parties prenantes, vous essayez de rester en tête des décisions importantes. Votre temps est précieux, il est donc important de vous assurer que chaque réunion que vous organisez a un but précis. Vous devez respecter une règle importante : ne perdez pas de temps à rattraper les gens quand la conversation peut se faire par courriel.

Avant même de commencer à inviter les gens à votre réunion, prenez quelques minutes pour réfléchir au problème ou à la question que vous devez aborder. Qu'espérez-vous obtenir en organisant cette réunion ? Devez-vous prendre une décision ? Résoudre un problème ? Réfléchir à de nouvelles idées ?

Une fois que vous savez clairement quel est le but de la réunion, vous devez le faire savoir à tous les participants. Cela permet non seulement de donner le ton de la réunion, mais aussi de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et peut venir préparé avec des idées et des solutions à apporter.

En procédant ainsi, vous vous assurez que votre équipe sait ce que l'on attend d'elle et vous préparez le terrain pour une réussite de la réunion. Non seulement cela vous permettra de gagner du temps et d'accroître votre efficacité, mais cela vous aidera également à vous assurer que vous progressez vers vos objectifs commerciaux.

Group meeting with man standing
Qui doit être là ?

Cette question est plus cruciale pour le succès de votre réunion que vous ne le pensez, surtout lorsqu'il s'agit de planifier une réunion de groupe. Si les mauvaises personnes sont présentes, cela peut donner lieu à de nombreuses conversations secondaires et il est beaucoup plus probable que l'on s'éloigne du sujet. Tout cela constitue une perte de temps qui peut facilement vous amener à devoir vous réunir à nouveau et vous éloigner davantage de ce que vous voulez atteindre.

En tant que chef d'entreprise ou entrepreneur, il est important d'examiner attentivement de qui vous avez besoin pour aborder efficacement le problème en question. Il peut s'agir de parties prenantes, de décideurs et de membres de l'équipe ayant une expertise ou une expérience pertinente.

Il est également important de considérer la taille de la réunion. Si vous avez beaucoup de participants, il peut être plus difficile d'avoir une discussion productive et de parvenir à une décision. Trop de cuisiniers gâtent le bouillon comme on dit. D'un autre côté, si vous n'invitez pas les bonnes personnes, cela peut conduire à un manque d'adhésion ou à des opportunités manquées de contribution. Réfléchissez bien à l'avance, faites une liste ou parlez à d'autres managers pour affiner les personnes à inviter.

Une fois que vous savez qui inviter, le défi sera de trouver un moment. Un outil de planification comme Doodle peut vous aider à trouver un moment rapidement sans avoir à vous perdre dans un aller-retour d'e-mails. Vous pouvez faire un sondage et commencer à recevoir des confirmations en quelques minutes.

Créer un ordre du jour

On l'oublie souvent, mais un ordre du jour est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces de fixer des objectifs et des attentes clairs. Non seulement il permet de s'assurer que vous restez sur la bonne voie et que vous ne vous éloignez pas du temps imparti ou de la discussion, mais il aide également les participants à se préparer avec leurs propres idées et solutions.

Pour les Présidents-directeurs généraux et cadres, il est important de prendre quelques minutes pour exposer les sujets que vous souhaitez voir abordés lors de la réunion, ainsi que le temps alloué à chacun. Cela permet de s'assurer que tous les sujets sont couverts et que la réunion reste concentrée.

C'est également une bonne idée d'identifier la personne qui sera chargée de diriger chaque discussion. Il peut s'agir de vous ou de quelqu'un de votre équipe ayant une meilleure connaissance du domaine en question. Cela vous aidera vraiment à obtenir des résultats tangibles de la réunion.

Group huddle
N'oubliez pas de faire un suivi

Une réunion n'a que très peu d'intérêt si vous n'en retirez rien. C'est pourquoi les suivis sont importants. C'est le meilleur moyen de s'assurer que toutes les prochaines étapes ou actions convenues lors de la réunion se concrétisent. Avec Doodle, il est facile de trouver un temps de réunion pour que cela se produise.

Tout d'abord, il est important de passer en revue les progrès réalisés pour atteindre les objectifs fixés lors de la réunion. Il peut s'agir de vérifier l'état d'avancement de toute action assignée ou de revoir les progrès réalisés pour résoudre un problème spécifique. Ainsi, vous pourrez vous assurer que tout est sur la bonne voie et prendre des mesures si les choses commencent à dérailler. Il est essentiel de détecter rapidement les situations problématiques pour atténuer les désastres potentiels.

Les suivis efficaces contribuent également à renforcer le sens des responsabilités au sein de votre équipe et à faire en sorte que les tâches soient achevées en temps voulu. C'est une bonne idée d'établir un système de suivi, par exemple en envoyant un résumé de la réunion accompagné des mesures à prendre à tous les participants. Un processus régulier de 1:1 est également un bon moyen de s'assurer que vous restez au courant de tout ce qui se passe dans l'entreprise.

Vous constaterez qu'il est beaucoup plus facile de réussir vos réunions si vous planifiez à l'avance, si vous utilisez un planificateur de réunion en ligne et si vous avez des objectifs et des attentes clairs. Comprenez pourquoi vous vous réunissez, qui doit être présent, créez un ordre du jour structuré et, surtout, n'oubliez pas de faire un suivi. Appliquez ces étapes chaque fois que vous devez tenir une réunion et vous gagnerez sûrement en productivité.

Planifier à l'avance, prendre de l'avance

Ne perdez pas de temps à essayer de réunir des gens. Avec Doodle, vous pouvez trouver le meilleur moment pour vous rencontrer en quelques minutes.

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