Maximizar la productividad trabajando a distancia

Si hablara con alguien de principios de los años 00 sobre prácticas laborales, es casi seguro que se reiría de usted por decir que la mayoría de los trabajos de oficina pueden hacerse a distancia. Sin embargo, es cierto. Puede que COVID haya acelerado el proceso, pero muchas empresas ya estaban en camino.

El censo estadounidense de 2010 reveló que alrededor del 9,5% de las personas trabajaban a distancia. En 2020, esa cifra aumentaría hasta el 44%, un incremento de casi el 364%. Con tanta gente trabajando desde casa, las empresas cambiaron sus prácticas para adaptarse. Pero, ¿qué pasa con los trabajadores? ¿Cómo se pasa de la oficina al trabajo a distancia y se mantiene la productividad? Averigüémoslo.

Las ventajas de trabajar a distancia

El trabajo a distancia está en auge desde hace años y no es difícil entender por qué. Cuando funciona bien, puede cambiar las reglas del juego tanto para los empleados como para las empresas.

Para empezar, la flexibilidad por sí sola hace maravillas para mejorar la satisfacción de los empleados. Trabajar desde casa permite a los empleados crear sus propios horarios y trabajar como quieran, siempre que encuentren tiempo para reunirse con sus compañeros y clientes cuando sea necesario. Esto significa que pueden trabajar cuando son más productivos, ya sea temprano por la mañana o tarde por la noche.

También significa que pueden ocuparse de sus asuntos personales cuando surjan sin tener que preocuparse de pedir días libres. Por ejemplo, un diseñador gráfico autónomo puede trabajar desde casa por la mañana, hacer algunos recados durante el día y volver a trabajar por la noche, cuando los niños duermen. Pueden dedicar tiempo a reunirse con clientes mientras hacen otras cosas.

Ya que hablamos de flexibilidad, no podemos pasar por alto el hecho de que trabajar desde casa suele mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal de una persona. En una encuesta de FlexJobs, el 73% de las personas afirmaron que el trabajo a distancia les permitía conciliar mejor el trabajo con los compromisos personales.

Cuando sus empleados pueden trabajar desde casa, pueden eliminar el tiempo y el estrés de los desplazamientos. Además, no se distraen constantemente con cosas menos importantes, lo que les permite terminar antes las tareas importantes. Esto les deja más tiempo para estar con la familia y los amigos, dedicarse a sus aficiones, evitar el agotamiento y cuidar de su salud física y mental.

También es bueno para usted como empleador. Sin necesidad de tener una oficina en el centro de la ciudad, puede reducir costes. También suele ocurrir que las personas que trabajan desde casa se conectan antes, se quedan más tiempo y comproban con más regularidad. De este modo, los proyectos se completan más rápido y con mayor calidad, ya que los empleados no salen corriendo para hacer sus cosas al final del día.

Los retos del trabajo a distancia

Hemos hablado de las ventajas, así que tenemos que ser justos y considerar los retos que puede suponer.

Una de las mayores dificultades con las que probablemente te encuentres es la capacidad de programar reuniones productivas. Con todo el mundo en diferentes lugares, puede ser difícil garantizar que todo el mundo participe. La gente se distrae constantemente, habla por encima de los demás y responde a mensajes de otros compañeros que no están presentes.

También dependes de que los empleados tengan una buena configuración tecnológica en casa. No se trata sólo del material profesional que les proporcionas, como el portátil, sino de una buena conexión a Internet y el conocimiento de herramientas como las pizarras virtuales para colaborar eficazmente.

Incluso si consigues que todo eso funcione, siempre hay un mayor riesgo de falta de comunicación. Cuando todo el mundo está en lugares diferentes, puede ser difícil asegurarse de que todo el mundo está en la misma página.

Cómo ser lo más productivo posible

Sopesando los aspectos positivos y negativos, ¿cómo puede asegurarse de que usted y su equipo maximizan su productividad cuando trabajan a distancia?

Empiece por establecer una rutina. Cuando se pasa de la oficina al trabajo desde casa, es fácil distraerse. No caigas en la tentación de quedarte en el sofá todo el día. En lugar de eso, crea un plan que te ayude a mantenerte concentrado y centrado en tus tareas. Por ejemplo, fija una hora de inicio y finalización de tu jornada laboral y sé estricto a la hora de cumplirla.

Evita, en la medida de lo posible, trabajar desde el sofá o incluso desde la cama. Crea un espacio de trabajo que te ayude a evitar distracciones. Por ejemplo, instala una oficina en casa con un escritorio, una silla y todas las herramientas que necesites para realizar tu trabajo. No tiene por qué ser una habitación propia si no tienes espacio, pero asegúrate de que sea un lugar en el que tu trabajo tenga prioridad. También debe permitirte programar reuniones y celebrarlas sin que te interrumpan.

Saca el máximo partido a la tecnología. Hay un montón de herramientas y aplicaciones que pueden ayudarte a seguir siendo productivo mientras trabajas a distancia. Por ejemplo, utilizar Doodle es una forma estupenda de organizar reuniones a distancia con compañeros porque se integra de forma nativa con herramientas de videoconferencia. Intenta no fijarte demasiado en cómo hacías las cosas en la oficina. Ahora trabajas desde casa, así que tu forma de trabajar será diferente.

Reuniones a distancia

Es probable que las reuniones a distancia sean el mayor obstáculo para el trabajo a distancia. Veamos cómo mitigar el riesgo y ser más productivos.

La preparación es clave. Eso se puede decir de casi todo en la vida, pero cuando se trata de reuniones, sobre todo si son a distancia, es esencial. Asegúrate de reservar algo de tiempo en tu día para planificar con antelación y pensar en las reuniones que tienes, qué información necesitas para ellas y qué preparación hay que hacer.

Asegúrate de mantenerte comprometido y anima a los que están en la reunión contigo a que también lo hagan. En una reunión a distancia, la tentación de sentarse y dejar que hablen los demás es aún mayor. Esto no conducirá a reuniones productivas. En lugar de eso, asegúrate de hacer preguntas, contribuir a la conversación y centrarte en la tarea que tienes entre manos.

Hazte cargo de tus seguimientos. Es poco probable que salgas de una reunión sin tener que hacerlas de alguna forma. Asegúrate de anotar todo aquello sobre lo que necesites una mayor explicación o cualquier elemento de acción que te hayan asignado.

Trabajar a distancia no tiene por qué significar que seas menos productivo. Sea consciente de que trabajará de forma diferente, planifique con antelación y compruebe con su equipo regularmente para asegurarse de que todo va por buen camino. La mayor flexibilidad para usted y su equipo debería conducir a grandes resultados.