Cómo mantener a todo el mundo en sintonía durante la programación de reuniones

En 1896, los habitantes de Detriot asistieron a un espectáculo: un invento que cambiaría el mundo. Una mañana de junio, Henry Ford probó su primer vehículo de cuatro ruedas llamado el cuadriciclo. Poco podía imaginar que este invento daría lugar a la fundación de la compañía Ford Motor y a miles de millones de coches en todo el mundo.

Cuando hablaba de negocios, Ford dijo: "Juntarse es un comienzo, mantenerse juntos es un progreso, trabajar juntos es el éxito ". *Sea usted CEO, ejecutivo, autónomo o directivo, sabe que trabajar con otros es crucial para obtener resultados. Por eso es importante lo que dice Ford aquí. Puedes tener todas las reuniones del mundo, pero celebrarlas es sólo el principio: la productividad es la clave. Entonces, ¿cómo mantener a la gente en la misma página cuando programación de reuniones en línea? Averigüémoslo.

Comprenda a su público

Antes incluso de empezar a considerar programar su reunión, necesita saber quién va a estar allí. Es uno de los aspectos más importantes para asegurarse de que todo el mundo se mantiene centrado. Invitar a las personas equivocadas sólo conducirá a reuniones improductivas y conversaciones fuera de lugar.

Puede parecer una obviedad, pero empieza por saber a quién necesitas, no a quién quieres. Por mucho que sea agradable tener una cara amiga en una reunión, si no aporta valor, ¿para qué está ahí? Asegúrate de planificar con antelación -ya sea alguien de tu empresa o externo- y piensa en cómo su contribución hará avanzar la reunión.

Si eres autónomo, a menudo tendrás que reunirte con nuevos clientes. Merece la pena dedicar tiempo a averiguar un poco más sobre ellos y quién es la persona que toma las decisiones clave. Adapta tu discurso de ventas a lo que más les convenga para maximizar tus posibilidades de éxito. Si no estás seguro, siempre es útil hacer una encuesta para encontrar tiempo con un amigo y charlar sobre el tema.

Una vez que sepas con quién te vas a reunir, debes asegurarte de que conoces cuáles son tus expectativas. Por ejemplo, eres gestor de proyectos. ¿Qué resultados prácticos quieres obtener y poder hacer un seguimiento para que las cosas avancen?

También debe asegurarse de saber qué debe decir a los asistentes para que se preparen de antemano. Si hay informes concretos que leer o elementos específicos necesarios para participar, deben saberlo. Esto es especialmente importante cuando se trata de reuniones a distancia.

Reunir a la gente con las herramientas adecuadas

Ahora que ya sabes a quién tienes que convocar a la reunión, el reto es cómo hacerlo. Enviar y recibir correos electrónicos manualmente te parecerá un campo de minas interminable del que tendrás mucha suerte si consigues salir.

Doodle es una herramienta de programación que debería hacer esto mucho más fácil. Digamos que eres un empresario muy ocupado. Encuesta en grupo te permitirá seleccionar las horas que tienes libres para enviar a tus invitados y encontrar algo que funcione mejor para todos. Incluso puede enviar recordatorios automáticos que te asegurarán obtener las respuestas que necesitas y que nadie se pierda el evento.

Si eres un consultor autónomo y necesitas ser más flexible con la forma en que tus clientes se ponen en contacto contigo, Booking Page te lo pondrá fácil. Sólo tienes que elegir las horas que quieres tener libres y enviarles un enlace. Ellos reservarán la hora que les venga bien. Puedes hacer varias Páginas de Reservas para adaptarlas a una variedad de clientes, en las que pidas toda la información que necesites antes, lo que te permitirá prepararte según las necesidades.

El uso de una herramienta como Doodle también enlaza con tu calendario, por lo que nunca corres el riesgo de una doble reserva. Digamos que eres usuario de Google Calendar, conectarlo a Doodle significa que cuando ya tengas algo programado, nadie podrá reservar esa hora contigo.

Una aplicación de programación para empresas va a ser esencial para navegar por tu apretada agenda. Liberará mucho tiempo que normalmente se utilizaría yendo y viniendo con la gente. Esto significa que puedes centrarte en hacer crecer tu negocio.

Establecer una agenda

Ya has hecho los preparativos, has decidido a quién necesitas y has reservado una hora para reunirte. ¿Y ahora qué? Si quieres que todo el mundo esté de acuerdo, necesitas un agenda de la reunión.

Además de informar a tus invitados de cualquier lectura previa a la reunión, un orden del día garantizará que sepan de qué se va a hablar y se ciñan a los temas relevantes. Un gran error que se suele cometer es tener un plan en la cabeza, pero no comunicarlo. Asegúrate de escribir lo que se va a tratar y envíalo cuando se confirme la reunión de grupo.

También es esencial que el orden del día sea conciso. Una breve descripción de cada tema y ordenarlos por prioridad es clave para asegurarte de que tratas lo que realmente necesitas. Si puedes, incluye quién hablará de cada apartado o qué medidas hay que tomar. Los tiempos también pueden ayudarte si sabes que vas justo de tiempo, lo que puede ocurrir a menudo si estás programando con mucha gente.

Por último, asegúrate de permitir retroalimentación de la reunión sobre lo que quieres cubrir. Podrías haber olvidado algo que es clave para lo que quieres cubrir. También ayuda a reforzar la idea de que estás abierto a una discusión honesta.

Más eficacia

Incluso con las mejores intenciones, las reuniones pueden descarrilarse con facilidad. Siempre hay margen para hacerlas más productivas, sobre todo para mantener a la gente en sintonía.

No tengas miedo de utilizar la tecnología para facilitar tus reuniones. Si quieres que un experto se conecte a distancia, utiliza una herramienta de videoconferencia. O considera la posibilidad de utilizar una pizarra digital en la que los asistentes puedan añadir notas adhesivas al plan de la reunión para facilitar el seguimiento.

La forma de actuar en la reunión también va a ser importante para obtener buenos resultados. Muéstrate abierto y acogedor para fomentar la participación activa. Establece unas normas básicas sobre cómo se va a desarrollar la reunión y asegúrate de que incluso la persona más callada de la sala tenga la oportunidad de contribuir. Esto hará que el equipo colabore eficazmente.

No tengas miedo de poner un cronómetro y avanzar en las discusiones. A veces, no todo puede decidirse en una reunión. Prepárate para trasladar los temas a un seguimiento que pueda realizarse después con las personas pertinentes. Incluso puedes utilizar Doodle para planificar una encuesta rápida.