El valor de la planificación anticipada: Por qué merece la pena organizarse

Albert Einstein dijo una vez: "Del desorden, encuentra la simplicidad. De la discordia, encuentra la armonía. En medio de la dificultad está la oportunidad". No te preocupes, no vamos a poner a prueba tus conocimientos de física, pero nos hace pensar en una importante aplicación en el mundo real: planificar con antelación y ser organizado.

No siempre es algo que parezca obvio a primera vista, sobre todo cuando intentas ponerte manos a la obra, pero ser desorganizado puede tener graves consecuencias para tu negocio y tu salud. El estrés, las oportunidades perdidas y muchas cosas más. Veamos por qué es importante controlar tu agenda.

El impacto de una mala organización en una empresa

Todos tenemos esos momentos en los que nos ponemos nerviosos u olvidamos algo importante. Sin embargo, a mayor escala, una mala organización puede tener un impacto significativo en una empresa. Provoca una disminución de la eficiencia, oportunidades perdidas y un aumento del estrés para el personal y los directivos.

Todas las empresas quieren aprender cómo ser eficientes. La desorganización puede provocar confusión y malentendidos, lo que se traduce en retrasos y errores. Es probable que usted haya sido ese empleado, frustrado por compañeros o procesos desorganizados, sintiéndose en última instancia menos productivo y desmotivado como resultado. En última instancia, esto repercute en el éxito general de la empresa.

Las oportunidades perdidas son otra consecuencia de una mala organización. No responder con rapidez a los clientes potenciales acabará causando una mala primera impresión, ya que, según una investigación de Harvard Business Review, el ciclo de ventas es ahora más corto que nunca. Una mala organización puede hacer que la competencia le adelante y consiga negocios que podrían haber sido suyos.

Incluso si logras superar el proceso de venta, la desorganización puede hacer que pierdas el cliente. Por ejemplo, el incumplimiento de un plazo o la falta de seguimiento puede hacer que el cliente que tanto te ha costado conseguir se vaya a otro sitio.

Por último, la desorganización suele aumentar el estrés tanto de los directivos como de los empleados. Cuando hay una falta de estructura y de objetivos claros, puede resultar difícil para las personas saber qué se espera de ellas y cómo priorizar sus tareas. Cuanto más continúe esta situación, mayor será la probabilidad de que los empleados empiecen a sentirse quemados o abrumados. Esto afectará negativamente a la moral y a la satisfacción general en el trabajo.

Las ventajas de ser organizado

En la otra cara de la moneda, ser organizado y planificar con antelación mejorará en gran medida el éxito de su negocio.

Uno de los beneficios más notables que verás desde el principio es la mejora de la gestión del tiempo. Cuando dispongas de un proceso claro para reservar reuniones y priorizar tareas, utilizarás tu tiempo de forma mucho más eficaz. Por ejemplo, si creas una Página de reservas para que los clientes puedan concertar una cita contigo, podrás prescindir de los correos electrónicos de ida y vuelta y dedicar más tiempo a prepararte. Esto puede ayudarte a sacar el máximo partido a tu día y evitar que te sientas abrumado por la competencia de demandas.

Una organización eficaz también aumenta la productividad. Cuando puedes mirar unas semanas o meses por delante, puedes saber lo que está por venir, de qué tiempo dispones y cuándo, así como los recursos que tienes a tu disposición. Esto significa que trabajas de forma más eficiente y consigues hacer más en menos tiempo. Todo ello redunda en un mayor éxito de la empresa.

Para los líderes empresariales, una buena organización mejorará su capacidad de toma de decisiones. Cuando tienes una comprensión clara de tus objetivos y prioridades, es más fácil tomar decisiones informadas que se alineen con tu estrategia global.

Todos estos pasos contribuirán en última instancia a reducir su estrés y el de sus empleados. Con un plan y una estructura claros, es más fácil mantener el rumbo y evitar sentirse abrumado por la competencia de exigencias. Esto hará que tanto usted como sus empleados disfruten de un entorno de trabajo más positivo y de un equilibrio trabajo-vida más saludable.

Consejos para empresarios y emprendedores

Como dirigente empresarial o empresario, es importante dar prioridad a la organización y la planificación anticipada para lograr el éxito para usted y sus empleados. Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán:

En primer lugar, establezca objetivos y prioridades claros. Tener una visión de lo que usted, como ejecutivo, quiere conseguir le ayudará a centrar sus esfuerzos y a aprovechar al máximo su tiempo y sus recursos. Haz una lista de tus objetivos y priorízalos en función de su importancia y plazo. Esto le ayudará a mantener el rumbo y avanzar hacia sus objetivos.

A continuación, crea un calendario y cúmplelo. Un horario bien organizado es vital para que los directores generales y los líderes planifiquen su día, distribuyan el tiempo eficazmente y eviten sentirse abrumados. Utiliza una herramienta de programación, como Doodle, para las reuniones, de modo que no tengas que atascarte en idas y venidas de correos electrónicos.

Asegúrate de reservar tiempo para las tareas importantes, así como pausas para descansar y recargar energías. También es importante ser realista sobre lo que puedes hacer en un día y evitar sentirte sobrecargado.

Asegúrese de delegar tareas con eficacia. Aunque es importante que los directores generales y los ejecutivos se hagan cargo de la empresa, también es importante reconocer cuándo es el momento de dejar que otros se encarguen de ciertas tareas. Esto puede ayudarle a liberar su tiempo y permitirle centrarse en sus puntos fuertes y en las tareas más importantes para hacer crecer su negocio.

Utilizar la tecnología en tu beneficio también puede ayudarte a seguir siendo productivo. Hay una amplia gama de herramientas y aplicaciones disponibles que pueden ayudarte a gestionar tu tiempo, comunicarte con tu equipo y mantenerte al día de las tareas. Prueba a experimentar con distintas opciones para encontrar las que mejor te funcionen.

Por último, reserva tiempo para la revisión. Revisar periódicamente sus objetivos y progresos puede ayudarle a mantener el rumbo y realizar los ajustes necesarios en su plan. También es importante reservar tiempo para planificar y elaborar estrategias, de modo que pueda mantenerse centrado en el panorama general y planificar el futuro.

A diferencia de Einstein, no tienes que intentar resolver los misterios del universo. Pero controlar tu agenda, planificar con antelación y organizarte no solo te permitirá reducir el estrés y aumentar la productividad, sino también tener empleados más felices y un mayor éxito empresarial.