Gestionar el tiempo en un lugar de trabajo ajetreado

Desde los inicios de la televisión, los programas de cocina han sido un fenómeno diurno muy popular. Aunque las guías para preparar los postres caseros perfectos han dado paso a programas como Hell's Kitchen y Masterchef, siguen dominando las ondas y nuestras aplicaciones de streaming favoritas.

La forma en que los concursantes tienen que luchar contra el reloj para preparar un plato ganador guarda una sorprendente similitud con la forma en que muchos de nosotros tenemos que luchar para terminar todo nuestro trabajo en una semana cualquiera. Si no es un torrente interminable de correos electrónicos, es gente programando reuniones o solicitudes constantes de actualizaciones y entregas de proyectos.

Entonces, ¿cómo puedes gestionar mejor tu tiempo para no sentirte tan abrumado? Averigüémoslo.

Conozca sus prioridades y tenga un plan

Todos hemos tenido esos días en los que parece que remamos infructuosamente contracorriente. No importa lo rápido que intentes hacer las cosas, cada vez llegan más. En un lugar de trabajo ajetreado, la gestión del tiempo es crucial para el éxito.

El primer paso, antes de hacer nada, es identificar tus prioridades. Si no sabes lo que es importante tanto para ese día como a más largo plazo, ¿cómo puedes saber dónde poner tu atención? Empieza por hacer una lista de todo lo que tienes que hacer. No se trata necesariamente de lo que vas a hacer hoy (ya hablaremos de ello más adelante), sino de examinar los distintos proyectos en los que participas o las cosas que entran dentro de tu ámbito de actuación en un trimestre determinado.

Con la lista en la mano, clasifícalo todo en tres grupos: urgente, importante y agradable de tener/hacer. Todo lo que esté en el primer grupo/urgente son aquellas tareas que requieren atención inmediata. Las tareas importantes son las que contribuyen al éxito a largo plazo de tu empresa, pero tienes algo de tiempo para ocuparte de ellas. Las tareas agradables son exactamente eso y, si estás demasiado ocupado, deberías delegarlas o eliminarlas.

Ahora que tienes tus prioridades ordenadas, es hora de planificar tu día. Un plan diario te ayudará a mantener el rumbo y evitar distracciones. Coge los elementos de tu columna de urgentes y mira lo que hay que hacer ese día. Colócalo al principio de tu plan. Si tienes varias cosas, sopesa aspectos como el impacto para decidir en qué orden hacerlas. Una vez hecho esto, añade las demás tareas siguiendo un proceso similar. Asegúrate de que estás programando suficiente tiempo para las tareas importantes primero, antes de pasar a las menos importantes.

Intenta no dedicar demasiado tiempo a crear tu plan. Con el tiempo, encontrarás un ritmo que te funcione. Disponer de un plan te ayudará a sentir que tienes más control, lo que puede reducir el estrés y aumentar la productividad. Recuerda mantener tu plan flexible. Pueden surgir emergencias y es importante poder ajustar tu plan en consecuencia.

La tecnología es tu amiga

A menudo puede parecer que cada vez hay más aplicaciones para todo lo que hacemos en nuestras vidas. Desde programar una reunión con amigos hasta tu supermercado favorito, ¿cómo empiezas a saber cuáles necesitas y cuáles no?

La pregunta clave que debes hacerte es: ¿me facilita esto la vida? Si no es así, ¿por qué lo utiliza? En un lugar de trabajo ajetreado, hay algunas que creemos que pueden ayudar:

Un sistema de tickets. Busca algo que te ayude a dividir los proyectos en partes manejables que puedas asignar a los miembros de tu equipo. Puedes gestionar tu carga de trabajo de forma más eficaz, asegurarte de que las cosas se entregan a tiempo y tener comprobaciones periódicas con el equipo para asegurarte de que las cosas van por buen camino.

Una herramienta de programación. Una aplicación de programación para empresas como Doodle es clave para recuperar el control de tu día. Por ejemplo, Booking Page te permite establecer tu disponibilidad y compartirla con un solo enlace. Esto significa que si alguien tiene que reservar tiempo contigo, todo lo que tienes que hacer es enviar el enlace y que elijan una franja horaria que les venga bien. Muy sencillo. Elimina los correos electrónicos de ida y vuelta y te permite centrarte en tareas más importantes.

Una aplicación para perder el tiempo: es algo que se ejecuta en segundo plano en tu ordenador y registra cómo empleas tu tiempo. Semanal o diariamente, puede elaborar un informe para que sepas en qué sitios web o actividades pasas más tiempo. Así puedes ajustar tus hábitos en consecuencia para aumentar la productividad.

Di no y resiste el impulso de hacer varias cosas a la vez

No siempre es fácil, sobre todo cuando hay mucho trabajo en la oficina, pero la multitarea puede ser el mayor obstáculo para la productividad. Una investigación de la American Psychological Association demuestra que la multitarea puede reducir tu productividad hasta en un 40 por ciento. Cuando intentas hacer varias tareas a la vez, no eres capaz de prestar toda tu atención a cada una de ellas. Esto da lugar a errores y, probablemente, a que tengas que dedicar más tiempo a hacer las cosas que si te centraras en una sola a la vez.

Evita la multitarea concentrándote en tu plan diario. Usted ha priorizado por una razón, así que concéntrese en comenzar en la parte superior de su lista y trabajar a través de cada tarea a su vez. No solo aumentarás la productividad, sino que además todo lo que hagas será de mayor calidad.

Piensa en programar un "tiempo de concentración" para eliminar distracciones. Esto implica silenciar las notificaciones del correo electrónico y evitar las redes sociales.

Algo que va de la mano con la multitarea es encontrar la capacidad de decir no. Todos queremos asumir nuevos retos, pero hay que conocer los límites y poner límites. Hay que ser realistas sobre cuánto podemos hacer. Por mucho que no queramos decepcionar a clientes y compañeros, asumir demasiadas cosas afectará a tu salud mental y podría acabar provocando burnout.

Lo creas o no, existe una forma "eficaz" de decir que no. Debes ser claro y directo en tu respuesta. Explica por qué no puedes asumir más responsabilidades y ofrece una solución alternativa. Eso podría ser sugerir a otra persona que tenga más disponibilidad u ofrecerte a añadirlo a tu planificación para el próximo trimestre. Decir que no no es una debilidad y no debes sentirte culpable por hacerlo.

Delegate. Para eso está tu equipo

Como líder, aprender a delegar es muy importante para tener éxito. Confiando en el equipo que has construido para completar las tareas es como vas a asegurarte de no sobrecargarte y de que ellos puedan desarrollar habilidades y crecer en sus capacidades. Delegando con eficacia es como puedes hacer más en menos tiempo.

Como hemos comentado antes, empieza por averiguar qué cosas puedes delegar. Sin duda, serán la mayoría de las cosas de tu lista de "cosas que está bien tener", pero también podrían ser algunas tareas críticas para el negocio. Por ejemplo, si tienes a alguien en tu equipo con una habilidad concreta, puede tener sentido que se encargue de algo.

Una vez que hayas decidido quién debe encargarse de una tarea, asegúrate de programar algo de tiempo con ellos para hablarlo. Explícales claramente lo que tienen que hacer, la fecha de entrega y dónde pueden encontrar apoyo si no es en ti. También puede ser útil darles una idea de cómo encaja esto en los objetivos generales de la empresa.

Cuando se pongan en marcha, asegúrese de hacer comprobaciones periódicas para comprobar que todo va por buen camino y que no hay problemas. Permítales que acudan a usted y fomente un debate abierto para evitar problemas o retrasos inesperados.

No olvide reconocer los éxitos y anímeles a proporcionar feedback sobre su estilo de gestión.