Eine Kurzanleitung zur Planung von Sprechstunden mit der Doodle-Buchungsseite

Im Bildungswesen ist es kein Geheimnis, dass ein entscheidender Bestandteil einer erfolgreichen Lehrtätigkeit darin besteht, Gelegenheiten zum direkten Austausch zwischen Studierenden und Lehrkräften zu schaffen. Ob es darum geht, den Studierenden die Möglichkeit zu geben, ihr Verständnis schwieriger Konzepte zu klären, oder wichtige Fragen zur Kursstruktur zu klären - es ist wichtig, dass die Lehrkräfte den Studierenden zur Verfügung stehen, um auf individuelle Lernbedürfnisse einzugehen. Manchmal reichen schon fünf oder 10 Minuten persönliche Interaktion aus, um die Lernerfahrung zu verbessern.

Sprechstunden spielen eine Schlüsselrolle für den Erfolg der Studierenden. Doch wie Studierende und Lehrkräfte wissen, ist die Planung von Sprechstunden nicht immer ein reibungsloser Prozess. Angefangen von Schwierigkeiten bei der Vereinbarung individueller Termine bis hin zu langen Wartezeiten bei Sprechstunden im Drop-in-Stil ist die Erfahrung der Sprechstunde oft nicht positiv. Und obwohl es heute wichtiger denn je ist, den Studenten die Möglichkeit zu geben, mit ihnen in Kontakt zu treten - große, weit entfernte Klassen können oft eine unpersönliche Erfahrung sein - sind die Herausforderungen bei der Planung von Terminen nur noch größer geworden. Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich auf Papier eintrug (https://doodle.com/en/solutions/education/). Die langen Schlangen, die sich früher über die Flure erstreckten, sind heute durch lange E-Mail-Ketten ersetzt worden.

Die Vereinbarung von Sprechstunden muss jedoch nicht unbedingt eine Herausforderung sein. Als Universitätsdozentin, die es für wichtig hält, den Studierenden den Kontakt mit den Lehrkräften zu erleichtern, kann ich bestätigen, dass Doodle wahrscheinlich die einfachste Art ist, Sprechstunden einzurichten.

Wie unten dargestellt, können Sie innerhalb von fünf Minuten Anmeldezeiträume erstellen, was Ihnen Zeit spart und den gesamten Prozess für die Studierenden viel einladender macht.

Verständnis der Buchungsseite von Doodle

Die wahre Stärke von Doodle bei der Organisation von Sprechstunden liegt in seiner Einfachheit und Flexibilität. Doodles unkomplizierter Ansatz für die Erstellung von Booking Page Slots ist selbst für die technisch Unbegabtesten perfekt, mit Anpassungsoptionen, die für Pädagogen aller Stufen geeignet sind. Außerdem ist der intuitive Anmeldeprozess für die Schüler einladend und einfach auszufüllen.

Schritt 1: Verbinden Sie Ihren Kalender

Einer der vielen Vorteile der Doodle-Buchungsseite ist die direkte Integration mit Google Calendar und Office 365. Die mit Doodle gebuchten Termine werden direkt mit Ihrem primären Kalender verknüpft. Alle anderen Termine, die Sie in Ihrem Kalender eintragen, werden mit Doodle synchronisiert und verhindern automatisch, dass diese Zeit von Studenten reserviert werden kann.

Schritt 2: Erstellen einer Buchungsseite

Nachdem Sie Ihren externen Kalender mit Doodle verbunden haben, können Sie die Informationen zu Ihren Sprechzeiten eingeben. Dies beinhaltet:

1. Kalendertitel: So können Sie Ihren Studenten deutlich machen, dass sie sich für den richtigen Kalender anmelden

2. Anpassbarer Link: Ein Link, den Sie per E-Mail oder auf Ihrer Kurspinnwand mit Ihren Schülern teilen können. Auch dieser Link ist anpassbar, um Ihren Schülern zu verdeutlichen, wofür der Link gedacht ist.

3. Beschreibung: Dies kann nützlich sein, um weitere Anweisungen hinzuzufügen, z. B. dass sich Ihre Schüler für einen Termin anmelden sollen.

4. Ort: Bei persönlichen Sprechstunden können Sie die Studierenden hier an den Ort Ihrer Sprechstunde erinnern. Bei Online-Sprechstunden kann dieses Feld verwendet werden, um den Link zu Ihrem Online-Sprechzimmer hinzuzufügen. Wenn Sie Zoom verwenden, hat Doodle weitere Optionen zur Verfügung, um einen individuellen Link für jedes Meeting zu erstellen, so dass Sie dieses Feld leer lassen können.

Schritt 3: Verfügbare Meeting-Zeiten festlegen

Der nächste Schritt bei der Konfiguration Ihrer Sprechzeiten besteht darin, die Zeiträume festzulegen, in denen Sie für Besprechungen mit Studierenden zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Besprechungszeiten für Sie geeignet sind, und vermeiden, dass Ihre gesamte Woche von studentischen Besprechungen in Anspruch genommen wird. Wenn Sie in einer Woche für einen bestimmten Zeitblock nicht zur Verfügung stehen, können Sie einfach ein Ereignis in Ihrem verbundenen Kalender erstellen, es als "besetzt" markieren und diese Zeiten werden automatisch von der Buchungsseite auf Doodle entfernt.

Doodle erkennt auch den Standort des Nutzers. Während die von Ihnen erstellten Termine in Ihrer Zeitzone liegen, sieht ein Student, der sich in einem anderen Teil der Welt befindet, die verfügbaren Termine in seiner Ortszeit.

Schritt 4: Festlegen der Besprechungsdetails

Die in Doodle erstellten Meeting-Slots auf der Buchungsseite können auf folgende Weise angepasst werden.

1. Besprechungsdauer: Legen Sie fest, wie lange die Besprechungen dauern sollen. Wenn Sie mehr als eine Besprechungsdauer wünschen (z. B. 15 Minuten für Bürostunden, aber eine Stunde für Gruppenbesprechungen), erstellen Sie einfach zwei separate Buchungsseiten. Da die separaten Kalender alle mit Ihrem Hauptkalender synchronisiert werden, wird diese Zeitoption automatisch von der anderen Buchungsseite entfernt, wenn eine Besprechung auf einer Seite gebucht wird.

2. Zukunftshorizont: Die Option "Zukünftiger Horizont" ist eine hervorragende Möglichkeit, um einzuschränken, wie weit im Voraus Schüler Termine buchen können. Sie können zum Beispiel die Anmeldungen auf die nächsten zwei Wochen beschränken. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, andere Verpflichtungen einzugehen, ohne dass Sie sich Sorgen machen müssen, dass ein Schüler diese Zeit bereits weit im Voraus bei Ihnen gebucht hat.

3. Minimum Notice: Eine weitere großartige Funktion, die Ihnen hilft, die Kontrolle über Ihren Kalender zu behalten, ist die Möglichkeit, eine Mindestkündigungsfrist festzulegen. Indem Sie sicherstellen, dass sich die Schüler eine bestimmte Zeit im Voraus anmelden müssen, können Sie Ihren Tag entsprechend strukturieren, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie plötzlich einen Ansturm von Schülern bekommen, die sich in letzter Minute für ein Treffen anmelden.

4. Pufferzeit: Ein Treffen nach dem anderen mit Studenten kann ermüdend sein. Daher kann es sinnvoll sein, eine Pufferzeit zwischen den Treffen einzuplanen, damit Sie Zeit haben, sich neu zu gruppieren oder einfach eine kurze Pause einzulegen. Wählen Sie einfach die gewünschte Pufferzeit zwischen den einzelnen Terminen aus.

Schritt 5: Hinzufügen von benutzerdefinierten Fragen

Der letzte Schritt bei der Konfiguration Ihrer Sprechstunde, der dazu beitragen kann, dass Ihre Sprechstundenbesprechungen reibungsloser ablaufen, besteht darin, zusätzliche Informationen von den Studierenden zu sammeln. Wenn Sie sich beispielsweise im Voraus erkundigen, was die Studierenden besprechen möchten, können Sie sich besser vorbereiten und den Druck an diesem Tag abbauen. Wenn Sie mehrere Klassen oder Abteilungen unterrichten, kann es ebenfalls nützlich sein, diese Informationen zu sammeln, damit Sie diese Details nicht nachschlagen müssen.

Schritt 6: Vorschau auf verfügbare Zeitfenster

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie die Buchungsseite für Ihre Sprechstunden fertig eingerichtet und können eine Vorschau anzeigen, wie die Sitzung aussehen wird, wenn sich die Studenten anmelden.

Die Studenten können sich direkt über den Link anmelden, ohne ein Konto erstellen zu müssen, und erhalten eine Bestätigung der Buchung per E-Mail. Der Termin wird außerdem automatisch mit Ihrem Hauptkalender synchronisiert, so dass die Gefahr, den Termin zu vergessen, nicht mehr besteht.

Die Studenten haben auch die Möglichkeit, einen Termin direkt von ihrer Bestätigungs-E-Mail aus zu verschieben, was Ihnen die Zeit erspart, einen Alternativtermin zu koordinieren.

Ein paar Minuten später... die Kopfschmerzen bei der Planung Ihrer Sprechstundenzeiten sind gelöst

Doodle ist eine der einfachsten Methoden zur Planung von Sprechstunden für Studenten. Wie oben dargestellt, dauert es nur ein bis zwei Minuten, um einen Link für die Buchungsseite zu erstellen, der mit den Studenten geteilt werden kann, so dass Sie Sprechstundentermine mit minimalem Aufwand planen können.

Die Vielseitigkeit der in Doodle verfügbaren Terminplanungsoptionen bedeutet, dass Sie Doodle nicht nur für die Buchung von Sprechstunden, sondern auch für alle anderen Besprechungen nutzen werden, sobald Sie die Leistungsfähigkeit von Doodle kennengelernt haben. Sie werden nie wieder zur manuellen Planung von Meetings per E-Mail zurückkehren wollen.

Um zu erfahren, wie Sie die Funktionen von Doodle nutzen können, um Ihre Meetings im Bildungswesen zu verbessern, lesen Sie "The Educator's Meeting Playbook. "

Autor: Gareth Keeves

Gareth ist Dozent für Strategie an der Rice University und der University of California, Davis. Er promovierte in Strategie an der Universität von Michigan. Er trifft sich gerne mit Studierenden und lernt neue Wege zur Verbesserung der Online-Bildungserfahrung kennen.