Een korte handleiding voor het inplannen van spreekuren via de Boekingspagina van Doodle

Het is in het onderwijs geen geheim dat een cruciaal onderdeel van succesvol lesgeven het bieden van mogelijkheden voor directe interactie tussen studenten en docenten is. Of het nu gaat om studenten de kans geven om hun begrip van lastige concepten te verduidelijken of om belangrijke vragen over de opbouw van de cursus op te lossen: het is belangrijk dat docenten beschikbaar zijn voor studenten om zo in te spelen op individuele leerbehoeften. Soms kan slechts vijf of tien minuten één-op-één contact de leerervaring al compleet veranderen.

Spreekuren spelen een belangrijke rol bij het succes van studenten. Maar zoals studenten en docenten weten, planning Spreekuren verlopen niet altijd even soepel. Van problemen bij het inplannen van individuele afspraken tot de lange wachttijden bij inloopspreekuren: de ervaring met spreekuren is vaak niet bepaald positief. En hoewel het nu misschien wel belangrijker is dan ooit om studenten de kans te geven contact te leggen – grote online colleges kunnen vaak nogal onpersoonlijk zijn – zijn de uitdagingen bij het inplannen van afspraken alleen maar toegenomen. De tijd van papieren inschrijfformulieren. De lange rijen die vroeger door de gangen slingerden, zijn nu vervangen door lange e-mailketens.

Het regelen van spreekuren hoeft echter helemaal niet zo lastig te zijn. Als universitair docent die het belangrijk vindt dat studenten makkelijk een afspraak kunnen maken met docenten, kan ik je verzekeren dat Doodle waarschijnlijk de makkelijkste manier is om spreekuren te regelen.

Zoals je hieronder kunt zien, kun je binnen vijf minuten inschrijfslots aanmaken. Dat bespaart je tijd en maakt het hele proces een stuk aantrekkelijker voor studenten.

Uitleg over de tijdvakken op de Boekingspagina van Doodle

De echte kracht van Doodle bij het regelen van spreekuren zit ’m in de eenvoud en flexibiliteit. De eenvoudige manier waarop je met Doodle Boekingspagina Slots is zelfs voor degenen die helemaal niet technisch zijn helemaal perfect, met aanpassingsmogelijkheden die geschikt zijn voor docenten van elk niveau. Bovendien zorgt het intuïtieve aanmeldingsproces ervoor dat het voor studenten heel uitnodigend en makkelijk is om dit af te ronden.

Stap 1: Je agenda koppelen

Een van de vele voordelen van het gebruik van de tijdvakken op de Boekingspagina van Doodle is dat deze direct kan worden geïntegreerd met zowel Google Calendar als Office 365. Afspraken die via Doodle zijn geboekt, worden direct in je hoofdagenda opgenomen, en alle andere afspraken die je in je agenda invoert, worden gesynchroniseerd met Doodle, waardoor automatisch wordt voorkomen dat studenten die tijd reserveren.

Stap 2: Een Boekingspagina maken

Nadat je je externe agenda hebt gekoppeld, kun je beginnen met het invoeren van je kantooruren. Dit omvat:

1. Titel van de kalender: Een manier om je studenten duidelijk te maken dat ze zich voor de juiste kalender aanmelden

2. Aanpasbare link: Een link die je via e-mail of op je cursuspagina met je studenten kunt delen. Je kunt deze aanpassen, zodat je studenten nogmaals duidelijk zien waar de link voor dient.

3. Beschrijving: Dit kan handig zijn om extra instructies toe te voegen, bijvoorbeeld om je studenten te vragen zich in te schrijven voor een bepaald tijdstip.

4. Locatie: Bij fysieke spreekuren kun je dit gebruiken om studenten eraan te herinneren waar je spreekkamer is. Bij online spreekuren kun je in dit veld de link naar je online vergaderruimte toevoegen. Als je Zoom gebruikt, biedt Doodle nog meer opties om maak voor elke vergadering een eigen vergaderlink aan, dus je kunt dit veld leeg laten.

Stap 3: Beschikbare vergadertijden instellen

De volgende stap bij het instellen van je spreekuren is het reserveren van de tijdvakken waarin je beschikbaar bent voor gesprekken met studenten. Zo zorg je ervoor dat de afspraaktijden jou goed uitkomen en voorkom je dat gesprekken met studenten je hele week in beslag nemen. Hoewel de tijdvakken handig van week tot week worden overgenomen, kun je – als er een week is waarin je op een bepaald tijdstip niet beschikbaar bent – gewoon een afspraak aanmaken in je gekoppelde agenda, deze markeren als ‘bezet’ en die tijden worden dan automatisch verwijderd van de Boekingspagina op Doodle.

Doodle detecteert ook de locatie van de gebruiker, dus hoewel de vergadertijden die je aanmaakt allemaal in jouw tijdzone staan, zien studenten die zich ergens anders op de wereld bevinden de beschikbare vergadermomenten in hun eigen tijdzone.

Stap 4: De details van de vergadering vastleggen

De afspraaktijdvakken op de Boekingspagina's die in Doodle zijn aangemaakt, kun je op de volgende manieren aanpassen.

1. Duur van de vergadering: Geef aan hoe lang je vergaderingen moeten duren. Als je meerdere vergaderduuropties wilt (bijvoorbeeld 15 minuten voor spreekuren, maar blokken van een uur voor groepsvergaderingen), maak dan gewoon twee aparte Boekingspagina's aan. Omdat de aparte agenda’s allemaal synchroniseren met je hoofdagenda, wordt een tijdoptie automatisch uit de andere Boekingspagina verwijderd zodra er een vergadering op de ene wordt geboekt.

2. Toekomstperspectief: De optie ‘Toekomstige horizon’ is een geweldige manier om te bepalen hoe ver van tevoren studenten afspraken kunnen boeken. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat studenten zich alleen voor de komende twee weken kunnen aanmelden. Dit geeft je de flexibiliteit om andere afspraken te maken, zonder dat je je zorgen hoeft te maken dat een student die tijd al lang van tevoren bij je heeft geboekt.

3. Minimale opzegtermijn: Een andere handige functie waarmee je je agenda goed onder controle houdt, is de mogelijkheid om een minimale aanmeldtermijn in te stellen. Door ervoor te zorgen dat studenten zich een bepaalde tijd van tevoren moeten aanmelden, kun je je dag daarop afstemmen, zonder dat je je zorgen hoeft te maken dat er op het laatste moment ineens een stortvloed aan studenten zich aanmeldt voor een afspraak.

4. Buffertijd: Achter elkaar afspraken met studenten hebben kan best vermoeiend zijn. Daarom kan het handig zijn om tussen de afspraken wat buffertijd in te bouwen, zodat je even tot rust kunt komen of gewoon een korte pauze kunt nemen. Het enige wat je hoeft te doen, is de gewenste buffertijd tussen elke afspraak selecteren.

Stap 5: Aangepaste vragen toevoegen

De laatste stap bij het instellen van je spreekuren, en een stap die ervoor kan zorgen dat je spreekuurgesprekken een stuk soepeler verlopen, is om extra informatie verzamelen van studenten. Als je bijvoorbeeld van tevoren vraagt wat de studenten willen bespreken, kun je je beter voorbereiden, waardoor je op de dag zelf minder druk voelt. Als je meerdere lessen of groepen geeft, kan het ook handig zijn om deze informatie te verzamelen, zodat je die details niet telkens hoeft op te zoeken.

Stap 6: Beschikbare tijdvakken bekijken

Nu ben je helemaal klaar met het instellen van de Boekingspagina voor je spreekuren en kun je een voorbeeld bekijken van hoe de afspraak eruit komt te zien als studenten zich aanmelden.

Studenten kunnen zich rechtstreeks via de link aanmelden zonder dat ze een account hoeven aan te maken, en krijgen per e-mail een bevestiging van de boeking. De afspraak wordt ook automatisch gesynchroniseerd met je hoofdagenda, zodat je de afspraak niet snel vergeet.

Studenten kunnen een afspraak ook rechtstreeks vanuit hun bevestigingsmail verzetten, waardoor jij geen tijd kwijt bent aan het regelen van een andere datum.

Een paar minuten later… is het gedoe met het inplannen van je spreekuurplaatsen opgelost

Doodle is een van de makkelijkste manieren om spreekuren voor studenten in te plannen. Zoals hierboven te zien is, kost het maar één à twee minuten om een link naar een Boekingspagina aan te maken die je met studenten kunt delen, waardoor je met minimale inspanning afspraken voor spreekuren kunt inplannen.

De veelzijdigheid van de opties voor het plannen van afspraken in Doodle zorgt ervoor dat, zodra je hebt ervaren hoe handig het is om met Doodle te plannen, je het misschien niet meer alleen voor het boeken van spreekuren gaat gebruiken, maar ook voor al je andere afspraken. Je wilt nooit meer terug naar het handmatig plannen van afspraken via e-mail.

Als je wilt weten hoe je de functies van Doodle kunt gebruiken om je onderwijsbijeenkomsten te verbeteren, kijk dan eens op “Het draaiboek voor docentenbijeenkomsten.”

Auteur: Gareth Keeves

Gareth is docent strategie aan de Rice University en de University of California, Davis. Hij is gepromoveerd in strategie aan de University of Michigan. Hij vindt het leuk om met studenten te praten en nieuwe manieren te ontdekken om de online onderwijservaring te verbeteren.