4 Arten von Bildungstreffen Doodle hilft bei der Koordination

Von der Organisation von Sprechstunden bis hin zur Organisation von Lehrveranstaltungen und Ausschusssitzungen - in der akademischen Welt wird eine Menge Zeit eingeplant. Diese Treffen sind zwar wichtig, um den Unterricht erfolgreich zu gestalten und auf die individuellen Bedürfnisse der Studierenden einzugehen, erfordern jedoch oft viel Zeit für die Koordinierung der Treffen selbst. Es ist keine leichte Aufgabe, die verschiedenen Treffen mit Studenten, Kollegen und Verwaltungsmitarbeitern zu organisieren und den Überblick zu behalten. Bei einem vollen Terminkalender kann es eine Herausforderung sein, einen geeigneten Zeitpunkt für ein Treffen zu finden, was oft noch komplizierter und langwieriger wird, wenn man sich auf E-Mails verlässt.

Aber ganz ehrlich, die Planung von Besprechungen muss nicht so schwierig sein. Ich verwende seit einiger Zeit das Online-Terminplanungsprogramm Doodle, um alle meine Bildungstreffen zu koordinieren. Der Grund dafür ist einfach: Doodle bietet eine Vielzahl von Funktionen und Integrationen, die den Terminplanungsprozess rationalisieren, automatisieren und beschleunigen. Das bedeutet, dass ich jede Woche viele Stunden einsparen und diese Zeit auf andere, wichtigere Prioritäten verwenden kann.

Von der Suche nach einem geeigneten Zeitpunkt für ein Treffen mit Kollegen bis hin zur Vereinbarung von Sprechstunden mit Studenten - Doodle macht mein Arbeitsleben so viel einfacher. Um anderen Pädagogen zu helfen, habe ich die vielen Arten von Meetings, die Sie mit Doodle planen können, beschrieben.

Meeting-Typ 1: Ausschuss-Sitzungen

Die erste Möglichkeit, wie Doodle die Terminplanung in akademischen Institutionen vereinfachen kann, ist die Funktion Gruppenmeeting. Dies ist eine bequeme Möglichkeit, die Verfügbarkeit mehrerer Teilnehmer zu erfassen, um Meetings zu bestimmen, an denen möglichst viele Personen teilnehmen können. Die Funktion ist ideal, um die beste Zeit für Ausschuss- oder Lehrersitzungen zu bestimmen, und ermöglicht es jedem, seine Verfügbarkeit anzugeben, ohne dass eine Kette von E-Mails hin- und hergeschickt werden muss. Sich auf E-Mails zu verlassen, um Besprechungen zu buchen, ist nicht nur mühsam und kann Tage (sogar Wochen) dauern, sondern kann auch zu Verzögerungen, Fehlern und doppelt gebuchten Terminen führen.

Einige der wichtigsten Vorteile der Verwendung von Doodle zur Planung von Ausschusssitzungen sind:

• Vermeiden Sie Frustrationen für Organisatoren und Teilnehmer gleichermaßen: Die Suche nach einem für beide Seiten passenden Termin kann sowohl für Organisatoren als auch für Teilnehmer schwierig sein. Die Organisatoren von Sitzungen müssen die Verfügbarkeit mehrerer (manchmal sowohl interner als auch externer) Beteiligter zusammenstellen. Hinzu kommt, dass lange E-Mail-Ketten, um sich auf einen Termin zu einigen, ein langwieriger Prozess sein können und zu Verwirrung führen, wenn man sich über verschiedene Zeitzonen hinweg koordiniert. Die Gruppenmeeting-Funktion von Doodle löst dieses Problem, indem sie es jedem ermöglicht, seine Verfügbarkeit einfach anzugeben, ohne dass E-Mails hin- und hergeschickt werden müssen.

• Die günstigste Zeit auf einen Blick sehen: Selbst wenn jeder Einzelne seine Verfügbarkeit angibt, kann es schwierig sein, festzustellen, welche Zeit für die meisten Personen geeignet ist. Und wenn Sie eine E-Mail verwenden, müssen Sie Ihren Posteingang durchforsten (der wahrscheinlich ziemlich voll ist), um die Antwort jedes Teilnehmers zu finden und dann zu überprüfen, welcher Tag und welche Uhrzeit für alle passt. Mit der Gruppenmeeting-Funktion von Doodle können Sie auf einen Blick die Zeitfenster mit der höchsten Verfügbarkeit ermitteln.

• Steigern Sie die Teilnahme an Meetings: Angesichts der traditionellen Koordinationsschwierigkeiten, einen geeigneten Zeitpunkt für mehrere Fakultätsmitglieder zu finden, deren Terminkalender extrem voll und bereits mit Besprechungen überladen ist, ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Koordinator die Besprechungszeiten festlegt, ohne vorher die Verfügbarkeit zu prüfen. Eine bequeme Möglichkeit, die Verfügbarkeit für mehrere mögliche Zeitfenster abzuschätzen, die sowohl für den Organisator als auch für die Lehrkräfte einfach einzurichten ist, hilft dabei, einen Zeitpunkt zu finden, an dem die meisten Lehrkräfte teilnehmen können.

Sitzungstyp 2: Sprechstunden mit Studenten

Doodle bietet eine spezielle Funktion für buchbare Kalender, die sich perfekt für die Planung von Sprechstunden eignet. Mit diesem Tool können Dozierende eine Reihe von buchbaren Terminen konfigurieren, für die sich die Studierenden anmelden können, ohne dass sie auf eine Antwort auf E-Mails warten und Ihren Kalender abgleichen müssen, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Die Studierenden erhalten automatisch eine Kalendereinladung, sobald sie eines der verfügbaren Zeitfenster im buchbaren Kalender ausgewählt haben, das einen Link zum virtuellen Besprechungsraum für Remote-Sprechstunden enthalten kann.

Einige der wichtigsten Vorteile für Studenten sind:

• Einladender Anmeldungsprozess: Die Suche nach einem für beide Seiten geeigneten Termin per E-Mail kann schwierig und abschreckend sein, insbesondere für Studierende, die am meisten Hilfe benötigen. Die einfache Buchung von Terminen mit dem buchbaren Kalender von Doodle macht die Sprechstunde viel einladender und zugänglicher für alle.

• Details werden automatisch bestätigt: Gebuchte Termine werden automatisch mit einer Kalendereinladung bestätigt - das hilft den Studierenden, den Überblick zu behalten und sich an ihre Termine zu erinnern.

Einige der wichtigsten Vorteile für Lehrkräfte sind:

• Vereinfachen Sie den Anmeldeprozess: Mit der Booking Page können Sie viel Zeit sparen, die Sie benötigen, um alle Studenten Ihrer Kurse per E-Mail zu kontaktieren. Durch die Nutzung der Doodle-Buchungsseite wird der gesamte Prozess automatisiert und erfordert nicht viel Arbeit oder Zeit, um die Sprechstundentermine zu bestätigen oder sogar zu verschieben.

• Sie haben die volle Kontrolle über Ihren Zeitplan (und Ihre Zeit): Sie können bestimmte Regeln für die Buchung von Terminen festlegen. Sie können beispielsweise eine Mindestfrist festlegen, wenn Sie Besprechungen in letzter Minute vermeiden wollen (und sich selbst die Möglichkeit geben, sich im Vorfeld umfassend vorzubereiten). Sie können auch die verfügbaren Arbeitszeiten festlegen (z. B. 9 bis 18 Uhr oder 13 bis 17 Uhr, je nach Ihren Prioritäten und Ihrer Arbeitsbelastung). Wenn Sie dazu neigen, dass Besprechungen länger dauern als vorgesehen, können Sie eine Pufferzeit festlegen (z. B. 5 Minuten, 10 Minuten, 15 Minuten usw.), so dass keine Besprechungen mehr möglich sind, die hintereinander stattfinden.

• Sammeln Sie im Voraus Informationen über die Besprechung: **Mit der Funktion Benutzerdefinierte Fragen können Sie im Voraus Informationen darüber sammeln, was die Teilnehmer besprechen möchten. Sie können die benutzerdefinierten Fragen als obligatorisch oder optional festlegen. Auf diese Weise können Sie die Besprechungen im Voraus vorbereiten und sicherstellen, dass die Besprechung planmäßig verläuft.

• Buchen Sie im Namen von anderen: Stellen Sie sich vor, Ihre Schule führt Vorstellungsgespräche mit Kandidaten für eine offene Dozentenstelle. Bevor ein endgültiges Angebot gemacht werden kann, müssen die Spitzenkandidaten von leitenden Angestellten und Vorstandsmitgliedern geprüft werden. Dazu müssen Sie eine Gruppensitzung im Stil eines Panels zwischen mehreren internen Interessenvertretern und jedem Bewerber buchen. Mit Book on behalf,** **können Sie jetzt die Kalender aller Ihrer internen Stakeholder synchronisieren, um die Verfügbarkeit aller anzuzeigen, bevor Sie den Link zum buchbaren Kalender an jeden Kandidaten senden. Einfach, schnell und mühelos.

Besprechungstyp 3: Einzelgespräche mit Kollegen

Eine weitere Möglichkeit, wie Doodle bei der Terminplanung helfen kann, ist die One-to-One-Meeting-Funktion. Dies ist eine gute Möglichkeit, einem Kollegen mögliche Besprechungsoptionen mitzuteilen, so dass er dann den für ihn günstigsten Tag und die günstigste Uhrzeit auswählen kann.

Einige der wichtigsten Vorteile der Planung von Einzelgesprächen mit Doodle sind:

• Identifiziert für beide Seiten passende Besprechungszeiten: Mit der 1:1-Funktion von Doodle können Sie eine Vielzahl von Zeitfenstern anbieten, die in Ihrem Kalender verfügbar sind.

• Integriert sich leicht mit Ihren Kalendern: Da Ihre Google- und Office 365-Kalender über Ihr Doodle-Konto verbunden sind, können Sie sicherstellen, dass den Teilnehmern nur verfügbare Zeiten angezeigt werden. Das bedeutet, dass Sie sich von doppelten Buchungen verabschieden können - ein Gewinn für Sie und alle, mit denen Sie sich treffen. Und Sie müssen sich nicht darum kümmern, in Ihrem Kalender eine offizielle Einladung zu verschicken - Doodle übernimmt das für Sie, sobald der Termin bestätigt ist.

• Automatisches Versenden von Kalendereinladungen: Doodle versendet automatisch eine Kalendereinladung und optional einen Link zu Ihrer Videokonferenz, damit Sie beide über die Details des Treffens informiert sind.

Besprechungstyp 4: Terminanmeldungen mit Gästen

Eine weitere Möglichkeit, wie Doodle die Erstellung von Meetings vereinfachen kann, ist die Erstellung eines Terminkalenders für ein Treffen mit einem Gastredner oder einem Stellenbewerber. Die Erstellung eines Terminkalenders für Gastdozenten ist oft mit einem hohen Koordinationsaufwand verbunden. Es gilt, alle Dozenten, die sich mit dem Gast treffen möchten, unter einen Hut zu bringen und sicherzustellen, dass der Terminkalender des Gastes voll ist.

Eine öffentlich einsehbare Anmeldeliste erleichtert es den Lehrkräften, sich zu dem Zeitpunkt anzumelden, der ihnen am besten passt, so dass die meisten Termine besetzt sind, aber auch noch Anpassungen vorgenommen werden können, um den Zeitplan zu vervollständigen. Sobald die meisten Sitzungsplätze belegt sind, können sich die Lehrkräfte untereinander abstimmen und möglicherweise Sitzungsplätze tauschen oder Paare bilden, um mehr Personen unterzubringen.

Dies kann unter anderem dazu beitragen, die Planung von Gastveranstaltungen zu rationalisieren:

• Erstellen Sie einen Zeitplan, der nur eine begrenzte Aufsicht erfordert: Der Versuch, einen Besprechungsplan für mehrere Teilnehmer per E-Mail zu koordinieren, kann ein langwieriger und schwieriger Prozess sein. Die Verwendung von Doodle zur Koordinierung der Buchung von Besprechungszeiten kann die Notwendigkeit der Zusammenstellung von Verfügbarkeitsinformationen erheblich vereinfachen und die Zeit verkürzen, die für die endgültige Festlegung der Reiseroute eines Gastes benötigt wird.

• Flexibilität der Dozenten bei der Anpassung und Verlegung ihrer Termine, ohne den Koordinator einzubeziehen: Anpassungen können informell und direkt von der Fakultät vorgenommen werden, die die Änderung wünscht, ohne den Gastgeber einbeziehen zu müssen.

• Entpolitisierung der Sitzungsplanung: Ein echtes Problem bei der Planung einer Reihe von Besprechungen ist die Festlegung der Teilnehmer, wenn es nicht möglich ist, alle Besprechungsanfragen zu berücksichtigen. Eine gemeinsame Online-Anmeldung nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" kann dazu beitragen, die Transparenz bei der Erstellung des Besprechungsplans zu erhöhen, so dass der Koordinator nicht mehr entscheiden muss, wer auf den Plan gesetzt werden soll und wer nicht.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Terminplanungs-Tool sind, um Ihre Meeting-Prozesse im Bildungswesen zu verbessern, und Doodle mit anderen Lösungen vergleichen möchten, besuchen Sie unsere Vergleichsseite für Mitbewerber.

Autor: Gareth Keeves

Gareth Keeves ist Dozent für Strategie an der Rice University und der University of California, Davis. Er promovierte in Strategie an der Universität von Michigan. Er trifft sich gerne mit Studierenden und lernt neue Wege zur Verbesserung der Online-Bildungserfahrung kennen.