Finden Sie das verfügbare Zeitfenster für Ihre Gruppe in wenigen Minuten

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie planen ein Projekt oder eine Kampagne und Ihr Team muss eine Brainstorming-Sitzung anberaumen. Angesichts der vollen Terminkalender aller Beteiligten und der unterschiedlichen Verfügbarkeit scheint es jedoch unmöglich, einen Termin zu finden, der für alle passt, es sei denn, er liegt Wochen oder sogar Monate in der Zukunft.

In einem anderen Szenario arbeiten Sie mit mehreren Kunden zusammen und koordinieren Besprechungen über verschiedene Zeitzonen und Unternehmen hinweg. Der Terminplanungsprozess ist sehr komplex, und Sie überprüfen ständig alles dreimal.

Dies sind nur zwei Beispiele für Frustrationen bei der Terminplanung, die leider zum Arbeitsleben dazugehören. Wenn Ihnen das alles bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein.

Die Unzulänglichkeiten der manuellen Suche nach Zeitfenstern

Bei der Planung von Besprechungen werden üblicherweise E-Mails oder Nachrichten hin- und hergeschickt, wobei die Organisatoren versuchen, manuell verfügbare Zeitfenster zu finden, die den Zeitplänen aller Beteiligten gerecht werden. Diese Methode kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit verpasster Gelegenheiten oder von Planungsfehlern. Die Fehler können von sich überschneidenden Veranstaltungen bis hin zu falsch geschriebenen Namen reichen. Dies behindert die Produktivität, vor allem bei denjenigen, die viel mit anderen zusammenarbeiten.

Die Vorteile des Einsatzes von Terminplanungs-Tools

Geben Sie Planungsdienste ein. Glücklicherweise entwickelt sich die Technologie ständig weiter, auch die Art und Weise, wie wir Besprechungen planen. Sie können die Vorteile von Terminplanungstools nutzen, da sie effiziente Lösungen bieten und Prozesse optimieren.

Die Beschleunigung des Planungsprozesses ist einer der Hauptvorteile von Terminplanungstools. Anstatt Nachrichten zu versenden, um die Verfügbarkeit aller Teilnehmer zu ermitteln, können die Benutzer einfach eine Umfrage mit potenziellen Zeitfenstern erstellen und die Teilnehmer auffordern, ihre bevorzugten Zeiten anzugeben. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass die Verfügbarkeit aller Teilnehmer berücksichtigt wird.

Außerdem können die Teilnehmer die Umfrage einsehen und beantworten, wann sie wollen. Durch diese asynchrone Kommunikation entfällt die Notwendigkeit einer Koordinierung in Echtzeit. Sie kommt auch Personen entgegen, die sich in unterschiedlichen Zeitzonen aufhalten oder deren Zeitpläne sich widersprechen, was die Flexibilität und den Komfort erhöht.

Mit Doodle das nächste freie Zeitfenster finden

Mit Planungstools wie Doodle können Sie ganz einfach Zeitfenster für Gruppentreffen finden und vorschlagen. Sie können Umfragen mit mehreren Optionen für Zeitfenster und Dauer erstellen und die Einstellungen an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.

Das Erstellen einer Umfrage mit Doodle ist einfach. Geben Sie die Details des Meetings ein, einschließlich Titel, Ort und Dauer, und fügen Sie dann mögliche Zeitfenster hinzu, aus denen die Teilnehmer wählen können. Sobald Sie eine Umfrage erstellt haben, können Sie den Link mit Ihrer Gruppe teilen und beobachten, wie die Antworten eintreffen. So können Sie im Handumdrehen das am besten geeignete Zeitfenster für Ihre Besprechung ermitteln.

Wenn Sie den Planungsprozess weiter beschleunigen möchten, verbinden Sie Ihren Kalender, um geplante Termine automatisch zu synchronisieren. Sie können auch automatische Erinnerungen oder Fristen einrichten, so dass Sie sich nicht mehr darum kümmern müssen, anderen hinterherzulaufen.

Ehe Sie sich versehen, gehören Frustrationen bei der Terminplanung der Vergangenheit an.