Fordele ved en digital kalender: Sparer tid på arbejdspladsen

Der findes et tysk idiom; 'Alles hat ein Ende, nur die Wurst hat zwei', som kan oversættes til 'alle har en ende, kun pølsen har to'. På engelsk ville vi sige, at alting har en ende, og det gælder i høj grad for papirdagbøger og kalendere.

I det seneste årti har teknologien gennemgået en hurtig udvikling, der har ændret den måde, vi kommunikerer og arbejder på. Fra smartphones til virtuelle møder har den digitale verden gjort det lettere for folk at holde kontakten og være organiseret, uanset hvor de befinder sig.

Og selv om teknologien har ændret sig, har det altid været lidt sværere at ændre opfattelserne. Det var indtil COVID-19. Nu, hvor flere mennesker end nogensinde før arbejder hjemmefra, er holdningerne endelig kommet på højde med teknologien.

En af de afgørende ting for remote working er at holde sig i kontakt. Med en digital kalender kan du ikke blot gøre det, men du sparer også masser af tid gennem kalenderautomatisering. Lad os finde ud af hvordan.

Adgang fra alle steder

Hvis du for 50 år siden fortalte en Wall Street-bankmand, at han kunne få adgang til sin kalender fra et hvilket som helst sted i verden, ville han tro, at du var skør. Men nu, hvor stort set alle har en online kalender knyttet til deres e-mail, er det i høj grad tilfældet.

For travle ledere betyder det, at de kan holde kontakten med deres virksomhed, uanset hvor i verden de skal hen, eller hvilken enhed de har adgang til. De kan nemt oprette og håndtere begivenheder, aftaler og påmindelser eller endda få deres assistenter til at gøre det fra den anden side af jordkloden.

Nu med smartphones og mobilvenlige digitale kalendere er det nemmere end nogensinde før for fjernte teams eller dem, der altid er på farten, at holde styr på deres skemaer. Hvis du har sælgere, der rejser rundt i landet, gør en onlinekalender det nemt for dem at ringe ind til et møde. De skal blot vedhæfte et link eller et telefonnummer til mødet, og så kan de chatte på farten.

Du kan nemt administrere din tidsplan

Hvis det er muligt at koordinere din tid fra hvor som helst i verden takket være en digital kalender, så er det også nemt at styre din egen tidsplan. Det betyder, at du kan undgå ubehagelige situationer som dobbeltbooking klienter.

I modsætning til at holde styr på alting på papir giver en onlinekalender dig mulighed for at dele din tidsplan direkte med andre. Ved at forbinde din kalender med et værktøj som Doodle kan du invitere andre til begivenheder og aftaler med få klik, hvilket gør det nemt at koordinere og samarbejde med andre.

Din kalender knyttet til et værktøj som Booking Page forenkler processen endnu mere. Du skal blot angive din tilgængelighed, og når nogen ønsker at booke tid hos dig, er det eneste, du skal gøre, at sende et link. Du behøver ikke længere at sende e-mails frem og tilbage. Desuden, og det er måske endnu vigtigere, kan disse bookinger synkroniseres til alle dine enheder, hvilket betyder, at du aldrig bliver overrasket af et uventet møde.

Integrationer

Hvis der er ét råd, du bør tage med dig fra dette, er det at integrere din onlinekalender med et Videokonferenceværktøj. Det vil gøre det nemmere at mødes med folk, spare tid, mindske stress og øge produktiviteten.

Lad os sige, at du linker Zoom til din Doodle-konto. Hver gang du opretter en Booking Page eller Group Poll og vælger, at mødet skal foregå virtuelt, vises Zoom-linket automatisk i din invitation. Det betyder, at du ikke behøver at gøre noget ekstra arbejde, du skal blot angive din tilgængelighed og give et link. Du behøver ikke at skifte mellem forskellige apps for at planlægge og deltage i møder ... en stor tidsbesparelse!

For ledere og iværksættere er dette særligt nyttigt. Ved at holde styr på din tidsplan, selv når du er på farten, kan du undgå risikoen for udbrændthed. Når du ikke behøver at rejse personligt til hvert eneste møde, betyder det, at du får tid til langt vigtigere ting som f.eks. at drive din virksomhed og få tid med din familie.

Påmindelser: Gå aldrig mere glip af et møde!

Det lyder måske som en overdrivelse at sige, at du aldrig mere vil gå glip af et møde, men med effektiv brug af reminders er det ikke så langt fra sandheden.

Sæt påmindelser i en digital kalender kan være med til at sikre, at du altid ved, hvornår et vigtigt møde eller en vigtig deadline er på vej. Desuden kan du indstille meddelelser om rejsetid, hvis mødet er personligt, eller få sendt påmindelser pr. e-mail forud for mødet for at sikre, at alle dine gæster møder op.

Ud over at du ikke går glip af møder, kan du holde fokus på forberedelse af mødet, hvilket vil være med til at give et godt indtryk over for interessenterne. Du vil vise, at du er organiseret, pålidelig og professionel.

Koordinere tidsplaner på få sekunder

På moderne arbejdspladser bliver det mere og mere almindeligt, at din kalender er synlig for alle dine kolleger. For virksomheden er dette fantastisk, da det gør det nemt for medarbejderne at planlægge tid med deres team.

Det hjælper også de medarbejdere, der har med potentielle kunder at gøre, med at sikre, at de holder salgsprocessen så kort som muligt. Hvis en salgschef har med indgående forespørgsler at gøre, kan han/hun straks vide, hvem i sit team der er ledig, og tildele dem mødet.

Med Doodles Booking Page gør Hosts det muligt at tage hensyn til tidsplanerne for alle dem, der skal være til stede på et møde. Fint, hvis du f.eks. arbejder for en teknologivirksomhed, der har brug for, at en specialist skal ledsage en sælger.

Det er nemt at holde tilbagevendende møder

For de fleste digitale kalendere er det lige så nemt at planlægge gennemgående møder som at oprette en normal invitation. Du skal blot angive, om begivenheden er en engangsbegivenhed eller en tilbagevendende begivenhed, og hvis den skal finde sted mere end én gang, skal du bestemme, hvor ofte den skal finde sted.

Når du planlægger tilbagevendende begivenheder på denne måde, har du mulighed for at indstille påmindelser og notifikationer. Lige så meget som disse er vigtige for engangs-møder, for flere møder sikrer det, at deltagerne ikke glemmer det og kan planlægge og forberede sig på forhånd.

Det betyder også, at vigtige interessenter kan få deres kalendere blokeret på forhånd. Så hvis du er en CEO, der har brug for, at dine chefer på C-niveau mødes hvert kvartal, er der langt større sandsynlighed for, at det sker ved hjælp af et tilbagevendende møde.

Når vi tænker tilbage på vores tyske talemåde om pølsen, giver den anledning til en anden: 'wer rastet, der rostet', hvilket betyder, at den, der hviler, bliver rusten. Du skal ikke holde fast i din papirkalender, for der er mange fordele ved at gå over til en digital kalender.

Det giver dig mulighed for at arbejde på afstand, planlægge møder og indstille påmindelser, uanset hvor du befinder dig. Du kan strømline din arbejdsdag, nå dine mål mere effektivt og arbejde tæt sammen med dine kolleger ved at finde ledige tider på få sekunder.