Så här planerar du ett förberedande möte mellan styrelseordföranden och VD inför styrelsemötet: En guide för en EA

Ett samordningsmöte mellan styrelseordföranden och VD:n före styrelsemötet är det återkommande en-till-en-mötet som hålls några dagar före varje styrelsemöte. Det ger ordföranden och VD:n en privat kanal för att samordna prioriteringar på dagordningen, lyfta fram nya risker och enas om budskap innan hela styrelsen sammanträder. När båda har kalendrar som är fyllda till 80 % blir till och med en 60-minutersslot en förhandling. Doodles Booking Page visar endast ordförandens verkligt lediga tider, så VD:s assistent kan boka en tid på under en minut. Resultatet: samordningen inför styrelsemötet hamnar i båda kalendrarna innan veckan hinner glida iväg för något av kontoren.

🎯 Varför synkroniseringen före ombordstigning hela tiden drar ut på tiden

Samordningsmötet mellan styrelseordföranden och VD:n före styrelsemötet äger rum där två av de mest fullspäckade schemana i en organisation korsar varandra. Styrelseordföranden måste jonglera med utskottsmöten, samtal med investerare och resor. VD:n har en lika tung arbetsbörda med ledningsgruppsmöten, investerarrelationer och verksamhetsgenomgångar. När styrelseordförandens assistent försöker hitta ett gemensamt tillfälle via e-post kan tråden sträcka sig över ett dussin meddelanden i tre olika tidszoner innan ett tillfälle bekräftas, och då är det ofta bara 48 timmar kvar till mötet inför styrelsemötet.

Problemet är strukturellt, inte personligt. Ingen av ordförandena är besvärlig. Ordförandens verkställande assistent har helt enkelt ingen tillförlitlig, realtidsbild av när ordföranden verkligen är ledig respektive preliminärt upptagen. Att skicka en lista med föreslagna tider innebär att assistenten gissar, och varje felaktig gissning leder till en ny omgång svar. Samordningen mellan styrelseordföranden och VD inför styrelsemötet förtjänar en bättre mekanism än en e-postkedja.

Det finns också ett problem med samordningen. När samordningen försenas eller komprimeras till 20 minuter anländer ordföranden och VD till styrelsemötet med sämre samordning. Överraskningar på dagordningen, olösta spänningar och situationer som avviker från manuset i styrelserummet kan ofta spåras tillbaka till en samordning inför styrelsemötet som aldrig ägde rum eller ägde rum för sent. För ordförandens verkställande assistent är det inte bara en administrativ artighet att säkerställa att detta möte fungerar, utan ett ansvar inom styrningen.

🛠 Doodle-metoden för just detta användningsfall

Det rätta verktyget för samordningen inför styrelsemötet mellan styrelseordföranden och VD:n är Doodles Booking Page. Styrelseordförandens assistent skapar en Booking Page på ordförandens konto, ställer in den så att den endast visar 60-minutersintervaller under ordförandens bekräftade lediga tider och delar länken direkt med VD:ns assistent. VD:s assistent öppnar länken, ser de tillgängliga tiderna i sin egen tidszon (Doodles automatiska tidszonsdetektering sköter omräkningen automatiskt) och bokar tidsfönstret. Inga e-posttrådar. Inga kalkylblad. Inga telefonsamtal fram och tillbaka.

Doodles Booking Page är kopplad till Google Kalender, Microsoft Outlook och Apple Kalender, vilket innebär att ordförandens befintliga åtaganden hämtas i realtid. Ett tidsfönster som ser ledigt ut kl. 09.00 på tisdagen försvinner från Booking Page så fort ett annat möte bokas in där. Ordförandens verkställande assistent behöver inte uppdatera något manuellt; kalenderintegrationen ser till att sidan är korrekt dygnet runt.

Doodles Booking Page stöder även buffertider mellan möten, vilket är viktigt för en chef vars schema saknar naturliga andrum. Ordförandens chefsassistent kan ställa in en buffert på 15 minuter före och efter samordningsmötet inför styrelsemötet, så att ordföranden aldrig går direkt från ett samtal till ett möte med VD:n utan att ha en stund att förbereda sig. När VD:ns assistent har bokat mötet får båda parter en bekräftelse via e-post, och mötet visas i båda kalendrarna med länken till videokonferensen redan inbäddad. Doodle stöder Google Meet, Zoom, Webex och Microsoft Teams, så oavsett vilken plattform organisationen använder är den täckt.

För Premium-konton kan ordförandens verkställande assistent lägga till ordförandens logotyp och huvudfärg på Booking Page, vilket ger inbjudan ett elegant utseende som är i linje med varumärket och som speglar de berörda personernas höga ställning.

⚙️ Praktiska detaljer för ordförandens verkställande assistent

Det tar ungefär tio minuter att konfigurera Booking Page för samordningsmötet inför styrelsemötet med styrelseordföranden och VD:n första gången. Här följer en praktisk beskrivning av hur man går tillväga.

Först skapar ordförandens assistent ett Doodle-konto (ett Doodle-konto krävs för att skapa och hantera en Booking Page) och kopplar samman det med ordförandens kalender. Doodle läser av befintliga händelser och blockerar dessa tider automatiskt.

För det andra ställer assistenten in tidsintervallet till 60 minuter och anpassar tillgänglighetsfönstret så att det speglar ordförandens önskade mötestider, vanligtvis mitt på förmiddagen under de två eller tre dagarna som infaller veckan före varje styrelsemöte. Genom att hålla tidsfönstret snävt minskar beslutsutmattningen för VD:s assistent och signalerar att samordningen inför styrelsemötet är en prioritet, inte en öppen förfrågan.

För det tredje lägger assistenten till en anpassad inledande fråga med hjälp av funktionen för inledande frågor på Doodles Booking Page. En enkel uppmaning som ”Vänligen bekräfta datumet för styrelsemötet som denna synkronisering avser” ger ordförandens kansli en omedelbar referenspunkt när kalenderposten granskas.

För det fjärde kopierar assistenten länken till Booking Page och skickar den till VD:s chefsassistent tillsammans med en kort anteckning där det förklaras att länken visar ordförandens aktuella tillgänglighet. Från och med det ögonblicket ansvarar VD:s kontor för bokningsprocessen. Ordförandens personliga assistent behöver inte längre initiera varje schemaläggningscykel; länken kan återanvändas för varje synkronisering inför styrelsemötet i styrningskalendern.

Doodles e-postpåminnelser skickas automatiskt till båda parter före mötet, vilket minskar risken för att ett samordningsmöte mellan styrelseordföranden och VD:n hamnar i skymundan av en punkt som plötsligt läggs till på dagordningen. Påminnelserna skickas via e-post och kräver ingen ytterligare konfiguration från ordförandens verkställande assistent.

Färdiga mallar för Group Poll inför samordningsmötet mellan styrelseordförande och VD

Använd någon av mallarna nedan för att med ett enda klick starta en Group Poll för det här scenariot. Titel, beskrivning och varaktighet fylls i automatiskt via länken – det är bara att klicka så är din omröstning klar.

✅ Vad Doodle erbjuder för samordning inför styremötet för styrelseordförande/VD

❓ Vanliga frågor

Fråga: Kan ordförandens verkställande assistent skapa Booking Page å ordförandens vägnar utan att ordföranden behöver logga in flera gånger? A: Ja. Ordförandens verkställande assistent skapar och hanterar Booking Page via ordförandens Doodle-konto. När kalenderintegrationen är ansluten och tillgänglighetsintervallen är konfigurerade fungerar sidan utan ytterligare insatser från ordföranden. Assistenten hanterar alla inställningar och kan när som helst uppdatera tillgängliga tidsintervall.

Fråga: Vad händer om ordförandens kalender blir full efter att länken till Booking Page redan har skickats till VD:s kontor? S: Eftersom Booking Page läser av ordförandens anslutna kalender i realtid tas varje nytt evenemang som läggs in i ordförandens kalender automatiskt bort från de tillgängliga alternativen. VD:s assistent ser endast tider som verkligen är lediga, så det finns ingen risk för dubbelbokningar.

Fråga: Måste samordningsmötet mellan styrelseordföranden och VD inför styrelsemötet schemaläggas om manuellt vid varje styrningscykel? A: Inte nödvändigtvis. Ordförandens verkställande assistent kan använda Doodles funktion för automatiskt återkommande händelser för att ställa in synkroniseringen inför styrelsemötet enligt ett återkommande schema. För organisationer med en fast styrelsekalender innebär detta att synkroniseringen sker automatiskt utan att assistenten behöver skicka länken till Booking Page på nytt varje gång.

Fråga: Vilka videoplattformar stöder mötesbekräftelserna för synkronisering före inloggning? S: Doodles Booking Page stöder Google Meet, Zoom, Webex och Microsoft Teams. Ordförandens verkställande assistent väljer önskad plattform vid inställningen, och länken till konferensen läggs automatiskt till i bekräftelsemejlet som skickas till både ordföranden och VD:s kontor.

👉 Är du redo att förenkla samordningen inför styrelsemötet för styrelseordföranden och VD:n?

Mallarna ovan ger ordförandens verkställande assistent en färdig utgångspunkt för alla typer av samordningsmöten inför styrelsemötena, från ett vanligt 60-minuters kvartalsmöte till en 90-minuters djupdykning i strategin. Skapa Booking Page en gång, dela länken med VD:s kontor och låt båda parterna fokusera på samtalet istället för på koordineringen. Prova gratis redan idag.