Comment organiser une réunion de mise au point préalable à la réunion du conseil d'administration entre le président du conseil et le PDG : guide à l'intention des assistants de direction

Une réunion de coordination préalable entre le président du conseil d’administration et le PDG est une réunion individuelle régulière qui se tient quelques jours avant chaque séance du conseil d’administration. Elle permet au président et au PDG de disposer d’un espace privé pour s’accorder sur les priorités de l’ordre du jour, mettre en évidence les risques émergents et s’entendre sur les messages à faire passer avant que l’ensemble du conseil ne se réunisse. Lorsque les agendas des deux dirigeants sont remplis à 80 %, même un créneau de 60 minutes devient un sujet de négociation. La page de réservation de Doodle n’affiche que les créneaux réellement disponibles du président, ce qui permet à l’assistant du PDG de réserver un créneau en moins d’une minute. Résultat : la réunion de coordination préalable à la réunion du conseil d’administration est inscrite dans les deux agendas avant que la semaine ne s’écoule pour l’un ou l’autre des bureaux.

🎯 Pourquoi la synchronisation avant l'embarquement ne cesse de prendre du retard ?

La réunion de coordination préalable au conseil d’administration entre le président du conseil et le PDG se situe au carrefour de deux des agendas les plus chargés de toute organisation. Le président jongle entre les réunions de comités, les entretiens avec les investisseurs et les déplacements. Le PDG, quant à lui, est tout aussi accablé par les réunions de l’équipe de direction, les relations avec les investisseurs et les bilans opérationnels. Lorsque l’assistant de direction du président tente de trouver un créneau commun par e-mail, la conversation peut s’étendre sur une douzaine de messages répartis sur trois fuseaux horaires avant qu’un créneau ne soit confirmé, et à ce moment-là, la réunion préparatoire au conseil d’administration n’est souvent plus qu’à 48 heures.

Le problème est d'ordre structurel, et non personnel. Aucun des deux directeurs ne se montre difficile. L'assistant de direction du président ne dispose tout simplement pas d'une vue fiable et en temps réel permettant de distinguer les moments où le président est réellement disponible de ceux où il est provisoirement indisponible. Envoyer une liste de créneaux horaires proposés revient pour l'assistant à faire des suppositions, et chaque supposition erronée entraîne une nouvelle série de réponses. La coordination entre le président du conseil d'administration et le PDG avant la réunion du conseil mérite un mécanisme plus efficace qu'une chaîne d'e-mails.

Il y a également un problème de cohérence. Lorsque la réunion de mise au point est décalée ou réduite à 20 minutes, le président et le PDG arrivent à la séance du conseil d’administration moins bien alignés. Les surprises à l’ordre du jour, les tensions non résolues et les moments imprévus dans la salle du conseil trouvent souvent leur origine dans une réunion de mise au point préalable qui n’a jamais eu lieu ou qui a eu lieu trop tard. Pour l’assistant de direction du président, veiller au bon déroulement de cette réunion n’est pas une simple formalité administrative ; c’est une responsabilité en matière de gouvernance.

🛠 L'approche Doodle pour ce cas d'utilisation précis

L'outil idéal pour la synchronisation préalable à la réunion du conseil d'administration entre le président du conseil et le PDG est la page de réservation de Doodle. L'assistant de direction du président crée une page de réservation sur le compte de ce dernier, la configure pour n'afficher que des créneaux de 60 minutes correspondant aux plages horaires libres confirmées du président, puis partage le lien directement avec l'assistant de direction du PDG. L'assistant du PDG ouvre le lien, consulte les créneaux disponibles dans son propre fuseau horaire (la détection automatique du fuseau horaire de Doodle se charge automatiquement de la conversion), puis réserve le créneau. Pas d'échange d'e-mails. Pas de tableur. Pas de va-et-vient téléphonique.

La page de réservation de Doodle est connectée à Google Agenda, Microsoft Outlook et Apple Agenda, ce qui permet de consulter en temps réel les engagements actuels du président. Un créneau qui semble libre à 9 h mardi disparaîtra de la page de réservation dès qu'une autre réunion y sera programmée. L'assistant de direction du président n'a pas besoin de mettre à jour manuellement quoi que ce soit ; l'intégration avec le calendrier garantit l'exactitude de la page 24 heures sur 24.

La page de prise de rendez-vous de Doodle prend également en charge les marges de temps entre les réunions, ce qui est essentiel pour un dirigeant dont l’emploi du temps ne laisse aucune marge de manœuvre naturelle. L’assistant de direction du président peut définir une marge de 15 minutes avant et après le créneau de coordination préalable au conseil d’administration, afin que le président ne passe jamais directement d’un appel à une conversation avec le PDG sans avoir un instant pour se préparer. Une fois que l’assistant du PDG a effectué la réservation, les deux parties reçoivent un e-mail de confirmation, et la réunion apparaît sur les deux agendas avec le lien de visioconférence déjà intégré. Doodle prend en charge Google Meet, Zoom, Webex et Microsoft Teams, ce qui permet de couvrir toutes les plateformes utilisées par l’entreprise.

Pour les comptes Premium, l'assistant(e) de direction du président peut ajouter le logo et la couleur principale de ce dernier à la page de réservation, ce qui confère à l'invitation un aspect soigné et conforme à l'image de marque, à la hauteur du rang hiérarchique des dirigeants concernés.

⚙️ Modalités pratiques concernant le poste d'assistant(e) de direction du président

La configuration de la page de réservation pour la réunion de coordination préalable à la réunion du conseil d'administration avec le président du conseil / PDG prend environ dix minutes la première fois. Voici la marche à suivre.

Tout d'abord, l'assistant(e) de direction du président crée un compte Doodle (un compte Doodle est nécessaire pour créer et gérer une page de réservation) et y associe l'agenda du président. Doodle analyse les événements existants et bloque automatiquement ces créneaux horaires.

Ensuite, l’assistant configure la durée du créneau à 60 minutes et définit la plage de disponibilité en fonction des horaires de réunion préférés du président, généralement en milieu de matinée, les deux ou trois jours de la semaine précédant chaque réunion du conseil d’administration. Le fait de restreindre cette plage horaire réduit la fatigue décisionnelle de l’assistant du PDG et indique clairement que cette réunion de coordination préalable au conseil d’administration est une priorité, et non une demande sans délai précis.

Troisièmement, l'assistant ajoute une question personnalisée à l'aide de la fonctionnalité « Questions de saisie » de la page de réservation de Doodle. Une simple demande telle que « Veuillez confirmer la date de la réunion du conseil d'administration à laquelle cette synchronisation se rapporte » fournit au bureau du président un point de référence immédiat lors de la consultation de l'entrée dans l'agenda.

Quatrièmement, l’assistant copie le lien vers la page de réservation et l’envoie à l’assistant de direction du PDG, accompagné d’une brève note expliquant que ce lien indique les disponibilités en temps réel du président. À partir de ce moment-là, c’est le bureau du PDG qui prend en charge la procédure de réservation. L’assistant de direction du président n’a plus besoin de lancer chaque cycle de planification ; le lien peut être réutilisé pour chaque synchronisation préalable au conseil d’administration dans le calendrier de gouvernance.

Les rappels par e-mail de Doodle sont envoyés automatiquement aux deux parties avant la réunion, ce qui réduit le risque qu’une réunion de coordination préalable entre le président du conseil d’administration et le PDG soit reléguée au second plan en raison d’un point de dernière minute ajouté à l’ordre du jour. Ces rappels sont envoyés par e-mail et ne nécessitent aucune configuration supplémentaire de la part de l’assistant de direction du président.

Modèles de sondages de groupe prêts à l'emploi pour la coordination préalable à la réunion du conseil d'administration par le président du conseil d'administration / le PDG

Utilisez l'un des modèles ci-dessous pour lancer un sondage de groupe correspondant à ce scénario en un seul clic. Le titre, la description et la durée sont déjà renseignés par le lien : il vous suffit de cliquer pour que votre sondage soit prêt.

Analyse approfondie de la stratégie annuelle avant la réunion du conseil d'administration (90 min) : Lancer ce sondage Séance prolongée du président et du directeur général afin de s'accorder sur la stratégie annuelle avant l'examen par l'ensemble du conseil d'administration.

✅ Ce que Doodle propose aux présidents de conseil d'administration et aux PDG pour la préparation des réunions du conseil d'administration

❓ Foire aux questions

Q : L'assistant(e) de direction du président peut-il/elle configurer la page de réservation au nom du président sans que celui-ci ait à se connecter à plusieurs reprises ? R : Oui. L'assistant(e) de direction du président crée et gère la page de prise de rendez-vous à partir du compte Doodle du président. Une fois l'intégration du calendrier effectuée et les créneaux de disponibilité configurés, la page fonctionne sans autre intervention de la part du président. L'assistant(e) gère tous les paramètres et peut mettre à jour les créneaux disponibles à tout moment.

Q : Que se passe-t-il si l'agenda du président est complet après l'envoi du lien vers la page de réservation au bureau du PDG ? R : Étant donné que la page de réservation consulte en temps réel le calendrier associé au responsable, tout nouvel événement ajouté à ce calendrier supprime automatiquement ce créneau des options disponibles. L'assistant du PDG ne verra donc que les créneaux réellement disponibles, ce qui élimine tout risque de double réservation.

Q : La réunion de coordination entre le président du conseil d'administration et le PDG, qui précède la réunion du conseil, doit-elle être reprogrammée manuellement à chaque cycle de gouvernance ? R : Pas nécessairement. L’assistant(e) de direction du président peut utiliser la fonctionnalité d’événements récurrents automatiques de Doodle pour configurer la synchronisation préalable à la réunion du conseil d’administration selon un calendrier récurrent. Pour les organisations disposant d’un calendrier fixe pour les réunions du conseil d’administration, cela signifie que la synchronisation s’effectue automatiquement sans que l’assistant(e) ait besoin de renvoyer à chaque fois le lien vers la page de réservation.

Q : Quelles plateformes vidéo sont prises en charge par les confirmations de réunion pour la synchronisation avant l'accès à la visioconférence ? R : La page de réservation de Doodle prend en charge Google Meet, Zoom, Webex et Microsoft Teams. L'assistant(e) de direction du président choisit la plateforme souhaitée lors de la configuration, et le lien vers la visioconférence est automatiquement inclus dans l'e-mail de confirmation envoyé à la fois au président et au bureau du PDG.

👉 Prêt à simplifier la réunion de coordination préalable entre le président du conseil d'administration et le PDG ?

Les modèles ci-dessus offrent à l'assistant(e) de direction du président un point de départ tout prêt pour chaque scénario de coordination préalable à la réunion du conseil d'administration, qu'il s'agisse d'une réunion trimestrielle standard de 60 minutes visant à harmoniser les positions ou d'une analyse stratégique approfondie de 90 minutes. Configurez la page de réservation une seule fois, partagez le lien avec le bureau du PDG, et laissez les deux dirigeants se concentrer sur la discussion plutôt que sur la coordination. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui.