Sådan planlægger du et forberedende møde mellem bestyrelsesformanden og den administrerende direktør: En guide til en eksekutivassistent

Et forberedende møde mellem bestyrelsesformanden og den administrerende direktør er det faste en-til-en-møde, der afholdes i dagene op til hvert bestyrelsesmøde. Det giver formanden og den administrerende direktør en privat kanal til at afstemme prioriteterne på dagsordenen, afdække nye risici og blive enige om budskaber, inden hele bestyrelsen træder sammen. Når begge ledere har kalendere, der er 80 % fyldt, bliver selv et 60-minutters tidsrum genstand for forhandling. Doodles bookingside viser kun formandens reelt ledige tidsrum, så administrerende direktørens assistent kan reservere et tidsrum på under et minut. Resultatet: Synkroniseringen før bestyrelsesmødet bliver indført i begge kalendere, inden ugen er gået for begge kontorer.

🎯 Hvorfor synkroniseringen før boarding hele tiden går i stå

Bestyrelsesformandens og den administrerende direktørs forberedende møde før bestyrelsesmødet ligger i krydsfeltet mellem to af de travleste kalendere i enhver organisation. Formanden skal jonglere med udvalgsmøder, samtaler med investorer og rejser. Administrerende direktøren har en lige så tætpakket kalender med ledelsesmøder, investorrelationer og driftsgennemgange. Når bestyrelsesformandens ledende assistent forsøger at finde et fælles tidsvindue via e-mail, kan tråden strække sig over et dusin beskeder på tværs af tre tidszoner, før et tidspunkt er bekræftet, og på det tidspunkt er der ofte kun 48 timer tilbage til mødet før bestyrelsesmødet.

Problemet er strukturelt, ikke personligt. Ingen af de to ledere opfører sig besværligt. Formandens eksekutivassistent har simpelthen ikke et pålideligt overblik i realtid over, hvornår formanden reelt er ledig, og hvornår han er foreløbigt optaget. At sende en liste med foreslåede tidspunkter betyder, at assistenten må gætte, og hvert gæt, der rammer ved siden af, medfører endnu en runde med svar. Synkroniseringen mellem bestyrelsesformanden og CEO'en før bestyrelsesmødet fortjener en bedre mekanisme end en e-mail-kæde.

Der er også et problem med sammenhængen. Når koordineringen glider, eller bliver komprimeret til 20 minutter, ankommer formanden og den administrerende direktør til bestyrelsesmødet med mindre fælles forståelse. Overraskelser på dagsordenen, uløste spændinger og uforudsete situationer i bestyrelseslokalet kan ofte spores tilbage til en koordinering forud for mødet, der enten aldrig fandt sted eller fandt sted for sent. For formandens ledende assistent er det ikke blot en administrativ formalitet at sikre, at dette møde forløber planmæssigt; det er et ledelsesmæssigt ansvar.

🛠 Doodle-metoden til netop dette anvendelsestilfælde

Det rette værktøj til koordinering mellem bestyrelsesformanden og administrerende direktøren inden bestyrelsesmødet er Doodles Booking Page. Formandens personlige assistent opretter en Booking Page på formandens konto, indstiller den til kun at vise 60-minutters tidsintervaller inden for formandens bekræftede ledige tidsrum og deler linket direkte med den administrerende direktørs personlige assistent. Administrerende direktørens assistent åbner linket, ser de ledige tidspunkter i sin egen tidszone (Doodles automatiske tidszone-genkendelse klarer konverteringen automatisk) og booker tidsrummet. Ingen e-mail-tråd. Intet regneark. Ingen telefonjagt.

Doodles reservationsside er forbundet med Google Kalender, Microsoft Outlook og Apple Kalender, så formandens eksisterende aftaler hentes i realtid. Et tidsrum, der ser ud til at være ledigt tirsdag kl. 9, forsvinder fra reservationssiden, så snart der bliver indtastet et andet møde på det tidspunkt. Formandens ledende assistent behøver ikke at opdatere noget manuelt; kalenderintegrationen sikrer, at siden er opdateret døgnet rundt.

Doodles bookingside understøtter også buffertider mellem møder, hvilket er vigtigt for en ledende medarbejder, hvis kalender ikke har noget naturligt pusterum. Formandens ledende assistent kan indstille en buffer på 15 minutter før og efter det indledende møde med bestyrelsen, så formanden aldrig går direkte fra et opkald og ind i samtalen med CEO’en uden et øjeblik til at forberede sig. Når CEO'ens assistent har booket mødet, modtager begge parter en bekræftelse via e-mail, og mødet vises i begge kalendere med linket til videokonferencen allerede indsat. Doodle understøtter Google Meet, Zoom, Webex og Microsoft Teams, så uanset hvilken platform organisationen bruger, er den dækket.

For Premium-konti kan formandens personlige assistent tilføje formandens logo og primærfarve til reservationssiden, hvilket giver invitationen et professionelt udseende i tråd med brandet, der afspejler de involverede ledende personers status.

⚙️ Praktiske oplysninger for formandens ledelsesassistent

Det tager cirka ti minutter at opsætte reservationssiden til bestyrelsesformandens/administrerende direktørens forberedende møde med bestyrelsen første gang. Her er den praktiske fremgangsmåde.

Først opretter formandens sekretær en Doodle-konto (en Doodle-konto er nødvendig for at oprette og administrere en bookingside) og forbinder den med formandens kalender. Doodle læser de eksisterende begivenheder og blokerer automatisk disse tidspunkter.

For det andet indstiller assistenten tidsrummet til 60 minutter og tilpasser tidsvinduet, så det afspejler formandens foretrukne mødetider, typisk midt på formiddagen på de to eller tre dage, der ligger i ugen op til hvert bestyrelsesmøde. Ved at holde tidsvinduet snævert mindskes beslutningstræthed hos CEO'ens assistent, og det signalerer, at afstemningen før bestyrelsesmødet er en prioritet og ikke en åben anmodning.

For det tredje tilføjer assistenten et brugerdefineret indledende spørgsmål ved hjælp af Doodles funktion til indledende spørgsmål på reservationssiden. En enkel opfordring som f.eks. »Bekræft venligst datoen for bestyrelsesmødet, som denne synkronisering vedrører« giver formandens kontor et øjeblikkeligt referencepunkt, når kalenderposten gennemgås.

For det fjerde kopierer assistenten linket til reservationssiden og sender det til administrerende direktørens personlige assistent sammen med en kort besked, hvor der forklares, at linket viser formandens aktuelle ledige tider. Fra det tidspunkt er det administrerende direktørens kontor, der står for reservationsprocessen. Formandens personlige assistent behøver ikke længere at igangsætte hver enkelt planlægningsrunde; linket kan genbruges til hver eneste synkronisering forud for bestyrelsesmødet i bestyrelseskalenderen.

Doodles e-mail-påmindelser sendes automatisk til begge parter inden mødet, hvilket mindsker risikoen for, at et forberedende møde mellem bestyrelsesformanden og den administrerende direktør bliver overskygget af et punkt, der pludselig kommer på dagsordenen. Påmindelserne sendes via e-mail og kræver ingen yderligere konfiguration fra formandens ledelsesassistent.

Klar-til-brug skabeloner til gruppeafstemninger til forberedelse af møder mellem bestyrelsesformand og administrerende direktør

Brug en af skabelonerne nedenfor til at oprette en gruppeafstemning til dette scenarie med et enkelt klik. Titel, beskrivelse og varighed er alle udfyldt på forhånd via linket — du skal bare klikke, så er din afstemning klar.

Årlig strategisk dybdegående gennemgang før bestyrelsesmødet (90 min): Start denne afstemning Udvidet møde mellem bestyrelsesformanden og den administrerende direktør med henblik på at nå til enighed om den årlige strategi inden den samlede bestyrelsesgennemgang.

✅ Hvad Doodle tilbyder til bestyrelsesformanden og den administrerende direktør i forbindelse med forberedelsen til bestyrelsesmødet

❓ Ofte stillede spørgsmål

Spørgsmål: Kan formandens eksekutivassistent oprette reservationssiden på vegne af formanden, uden at formanden skal logge ind flere gange? A: Ja. Formandens eksekutivassistent opretter og administrerer bookingsiden via formandens Doodle-konto. Når kalenderintegrationen er aktiveret, og de ledige tidsrum er konfigureret, kører siden uden yderligere indgriben fra formanden. Assistenten styrer alle indstillinger og kan til enhver tid opdatere de ledige tidsrum.

Spørgsmål: Hvad sker der, hvis formandens kalender bliver fyldt op, efter at linket til reservationssiden allerede er blevet sendt til direktørens kontor? A: Da reservationssiden læser formandens tilknyttede kalender i realtid, fjerner enhver ny begivenhed, der tilføjes til formandens kalender, automatisk det pågældende tidsrum fra de ledige muligheder. CEO’ens assistent vil derfor kun se tidspunkter, der rent faktisk er ledige, så der er ingen risiko for dobbeltbookinger.

Spørgsmål: Skal det indledende møde mellem bestyrelsesformanden og den administrerende direktør før bestyrelsesmødet omlægges manuelt for hver ledelsescyklus? A: Ikke nødvendigvis. Formandens eksekutivassistent kan bruge Doodles funktion til automatisk tilbagevendende begivenheder til at indstille synkroniseringen før bestyrelsesmødet til at gentage sig efter en fast tidsplan. For organisationer med en fast bestyrelseskalender betyder det, at synkroniseringen gentager sig automatisk, uden at assistenten behøver at sende linket til reservationssiden igen hver gang.

Spørgsmål: Hvilke videoplatforme understøtter mødebekræftelserne i forbindelse med synkroniseringen før mødet? A: Doodles reservationsside understøtter Google Meet, Zoom, Webex og Microsoft Teams. Formandens personlige assistent vælger den ønskede platform under opsætningen, og linket til konferencen medtages automatisk i bekræftelses-e-mailen, der sendes til både formanden og administrerende direktørens kontor.

👉 Er du klar til at gøre din forberedelse til bestyrelsesmødet som bestyrelsesformand/administrerende direktør nemmere?

Ovenstående skabeloner giver formandens ledelsesassistent et færdigt udgangspunkt til enhver form for koordinering forud for bestyrelsesmødet – lige fra et standardmøde på 60 minutter hvert kvartal til en 90 minutters dybdegående strategidiskussion. Opret reservationssiden én gang, del linket med CEO'ens kontor, og lad begge parter fokusere på samtalen frem for koordineringen. Prøv det gratis i dag.