So planen Sie ein Vorbereitungsgespräch zwischen dem Vorstandsvorsitzenden und dem CEO vor der Vorstandssitzung: Ein Leitfaden für Executive Assistants

Ein „Pre-Board-Sync“ zwischen dem Vorstandsvorsitzenden und dem CEO ist ein regelmäßiges Einzelgespräch, das in den Tagen vor jeder Vorstandssitzung stattfindet und dem Vorsitzenden und dem CEO die Möglichkeit bietet, sich unter vier Augen über die Prioritäten der Tagesordnung abzustimmen, aufkommende Risiken zu erörtern und sich auf die Kommunikationsstrategie zu einigen, bevor der gesamte Vorstand zusammentritt. Wenn die Terminkalender beider Führungskräfte zu 80 % ausgelastet sind, wird selbst ein 60-minütiger Termin zu einer Verhandlungssache. Die Buchungsseite von Doodle zeigt nur die tatsächlich freien Zeitfenster des Vorsitzenden an, sodass der Assistent des CEO in weniger als einer Minute einen Termin reservieren kann. Das Ergebnis: Der Termin zur Abstimmung vor der Vorstandssitzung wird in beiden Kalendern festgehalten, bevor die Woche in beiden Büros ausläuft.

🎯 Warum die Synchronisierung vor dem Boarding immer wieder ins Stocken gerät

Das Abstimmungsgespräch zwischen dem Vorstandsvorsitzenden und dem CEO vor der Vorstandssitzung findet am Schnittpunkt zweier der vollsten Terminkalender in jedem Unternehmen statt. Der Vorsitzende jongliert mit Ausschusssitzungen, Gesprächen mit Investoren und Dienstreisen. Der CEO hat ein ebenso volles Programm mit Sitzungen des Führungsteams, Investor Relations und operativen Besprechungen. Wenn die Assistentin des Vorstandsvorsitzenden per E-Mail versucht, einen gemeinsamen Termin zu finden, kann sich der E-Mail-Austausch über drei Zeitzonen hinweg auf ein Dutzend Nachrichten ausweiten, bevor ein Termin bestätigt wird – und bis dahin sind es oft nur noch 48 Stunden bis zur Vorstandssitzung.

Das Problem ist struktureller Natur, nicht persönlicher. Keiner der beiden Vorsitzenden macht Schwierigkeiten. Der Assistent des Vorstandsvorsitzenden hat einfach keinen verlässlichen Echtzeit-Überblick darüber, wann der Vorsitzende tatsächlich Zeit hat und wann er vorläufig verhindert ist. Das Versenden einer Liste mit Terminvorschlägen bedeutet, dass der Assistent raten muss, und jede falsche Vermutung führt zu einer weiteren Runde von Antworten. Die Abstimmung zwischen dem Vorstandsvorsitzenden und dem CEO vor der Vorstandssitzung verdient einen besseren Mechanismus als eine E-Mail-Kette.

Zudem gibt es ein Problem mit der Abstimmung. Wenn die Abstimmung ins Stocken gerät oder auf 20 Minuten verkürzt wird, treffen der Vorsitzende und der CEO weniger gut aufeinander abgestimmt zur Vorstandssitzung ein. Überraschungen auf der Tagesordnung, ungelöste Spannungen und vom Skript abweichende Momente im Sitzungssaal lassen sich oft auf eine Abstimmung vor der Sitzung zurückführen, die entweder gar nicht oder zu spät stattgefunden hat. Für den Assistenten des Vorstandsvorsitzenden ist die Sicherstellung dieses Treffens keine administrative Höflichkeit, sondern eine Verantwortung im Rahmen der Unternehmensführung.

🛠 Der Doodle-Ansatz für genau diesen Anwendungsfall

Das richtige Tool für die Abstimmung zwischen dem Vorstandsvorsitzenden und dem CEO vor der Vorstandssitzung ist die Buchungsseite von Doodle. Der Assistent des Vorstandsvorsitzenden richtet eine Buchungsseite im Konto des Vorsitzenden ein, konfiguriert sie so, dass nur 60-Minuten-Zeitfenster während der bestätigten freien Zeitfenster des Vorsitzenden angezeigt werden, und teilt den Link direkt mit dem Assistenten des CEO. Der Assistent des CEO öffnet den Link, sieht die verfügbaren Termine in seiner eigenen Zeitzone (die automatische Zeitzonenerkennung von Doodle übernimmt die Umrechnung automatisch) und bucht den Termin. Kein E-Mail-Austausch. Keine Tabellenkalkulation. Kein Hin und Her am Telefon.

Die Buchungsseite von Doodle ist mit Google Kalender, Microsoft Outlook und Apple Kalender verbunden, sodass die bestehenden Termine des Vorsitzenden in Echtzeit eingelesen werden. Ein Terminfenster, das am Dienstag um 9 Uhr morgens frei erscheint, verschwindet von der Buchungsseite, sobald dort ein anderes Meeting eingeplant wird. Die Assistentin des Vorsitzenden muss nichts manuell aktualisieren; dank der Kalenderintegration bleibt die Seite rund um die Uhr auf dem neuesten Stand.

Die Buchungsseite von Doodle unterstützt auch Pufferzeiten zwischen Terminen, was für eine Führungskraft wichtig ist, deren Terminkalender keinerlei natürlichen Spielraum lässt. Die Assistentin des Vorstandsvorsitzenden kann vor und nach dem Termin zur Abstimmung vor der Vorstandssitzung einen 15-minütigen Puffer einplanen, damit der Vorstandsvorsitzende nie direkt von einem Telefonat in das Gespräch mit dem CEO übergeht, ohne einen Moment Zeit zur Vorbereitung zu haben. Sobald der Assistent des CEO den Termin gebucht hat, erhalten beide Parteien eine Bestätigungs-E-Mail, und der Termin erscheint in beiden Kalendern mit dem bereits eingebetteten Link zur Videokonferenz. Doodle unterstützt Google Meet, Zoom, Webex und Microsoft Teams, sodass jede Plattform, die das Unternehmen nutzt, abgedeckt ist.

Bei Premium-Konten kann der Assistent des Vorsitzenden das Logo und die Hauptfarbe des Vorsitzenden auf der Buchungsseite einfügen, wodurch die Einladung ein professionelles, markengerechtes Erscheinungsbild erhält, das dem Rang der beteiligten Führungskräfte entspricht.

⚙️ Praktische Einzelheiten für die Assistentin der Geschäftsführung

Die Einrichtung der Buchungsseite für das Vorbereitungsgespräch des Vorstandsvorsitzenden bzw. des CEO vor der Vorstandssitzung dauert beim ersten Mal etwa zehn Minuten. Hier ist die praktische Vorgehensweise.

Zunächst richtet der Assistent des Vorsitzenden ein Doodle-Konto ein (ein Doodle-Konto ist erforderlich, um eine Buchungsseite zu erstellen und zu verwalten) und verknüpft den Kalender des Vorsitzenden damit. Doodle liest die vorhandenen Termine aus und sperrt diese Zeitfenster automatisch.

Zweitens legt der Assistent die Dauer des Termins auf 60 Minuten fest und passt das Verfügbarkeitsfenster so an, dass es den bevorzugten Besprechungszeiten des Vorsitzenden entspricht – in der Regel vormittags an den zwei oder drei Tagen, die in die Woche vor jeder Vorstandssitzung fallen. Ein eng gefasstes Zeitfenster verringert die Entscheidungsermüdung des Assistenten des CEO und signalisiert, dass die Abstimmung vor der Vorstandssitzung Priorität hat und keine offen formulierte Anfrage ist.

Drittens fügt der Assistent mithilfe der Funktion für Eingabefragen auf der Doodle-Buchungsseite eine benutzerdefinierte Eingabefrage hinzu. Eine einfache Aufforderung wie „Bitte bestätigen Sie das Datum der Vorstandssitzung, auf die sich diese Synchronisierung bezieht“ gibt dem Büro des Vorsitzenden einen sofortigen Anhaltspunkt bei der Überprüfung des Kalendereintrags.

Viertens kopiert der Assistent den Link zur Buchungsseite und sendet ihn an den persönlichen Assistenten des Vorstandsvorsitzenden mit einer kurzen Notiz, in der erklärt wird, dass der Link die aktuelle Verfügbarkeit des Vorsitzenden anzeigt. Ab diesem Zeitpunkt liegt die Verantwortung für den Buchungsvorgang bei der Geschäftsstelle des Vorstandsvorsitzenden. Der Chefassistent des Vorstandsvorsitzenden muss nicht mehr jeden Terminplanungszyklus einleiten; der Link kann für jede Abstimmung vor der Vorstandssitzung im Governance-Kalender wiederverwendet werden.

Die E-Mail-Erinnerungen von Doodle werden vor der Sitzung automatisch an beide Parteien versendet, wodurch das Risiko verringert wird, dass ein Abstimmungsgespräch zwischen dem Vorstandsvorsitzenden und dem CEO vor der Vorstandssitzung unter einem kurzfristig hinzugefügten Tagesordnungspunkt untergeht. Die Erinnerungen erfolgen per E-Mail und erfordern keine zusätzliche Konfiguration durch den Assistenten des Vorstandsvorsitzenden.

Gebrauchsfertige Vorlagen für Gruppenumfragen zur Abstimmung zwischen Vorstandsvorsitzendem und CEO vor der Vorstandssitzung

Verwenden Sie eine der unten aufgeführten Vorlagen, um mit einem einzigen Klick eine Gruppenumfrage für dieses Szenario zu starten. Titel, Beschreibung und Dauer werden über den Link automatisch ausgefüllt – ein Klick genügt, und schon ist Ihre Umfrage startklar.

Jährliche intensive Strategie-Sitzung vor der Vorstandssitzung (90 Min.): Diese Umfrage starten Erweiterte Sitzung des Vorsitzenden und des Vorstandsvorsitzenden zur Abstimmung der Jahresstrategie vor der Überprüfung durch den gesamten Vorstand.

✅ Was Doodle für die Abstimmung zwischen Vorstandsvorsitzendem und CEO vor der Vorstandssitzung bietet

❓ Häufig gestellte Fragen

F: Kann die Assistentin des Vorsitzenden die Buchungsseite im Namen des Vorsitzenden einrichten, ohne dass sich dieser wiederholt anmelden muss? A: Ja. Der Assistent des Vorsitzenden erstellt und verwaltet die Buchungsseite über das Doodle-Konto des Vorsitzenden. Sobald die Kalenderintegration eingerichtet und die Verfügbarkeitszeitfenster konfiguriert sind, läuft die Seite ohne weitere Eingriffe seitens des Vorsitzenden. Der Assistent verwaltet alle Einstellungen und kann die verfügbaren Zeitfenster jederzeit aktualisieren.

F: Was passiert, wenn der Terminkalender des Vorsitzenden bereits voll ist, nachdem der Link zur Buchungsseite bereits an die Geschäftsstelle des Vorstandsvorsitzenden gesendet wurde? A: Da die Buchungsseite den mit dem Chefsessel verknüpften Kalender in Echtzeit ausliest, wird bei jedem neuen Termin, der in den Kalender des Chefsessels eingetragen wird, dieser Termin automatisch aus den verfügbaren Optionen entfernt. Die Assistentin des Geschäftsführers sieht daher immer nur Termine, die tatsächlich frei sind, sodass keine Gefahr einer Doppelbuchung besteht.

F: Muss die Abstimmung zwischen dem Vorstandsvorsitzenden und dem CEO vor der Vorstandssitzung in jedem Governance-Zyklus manuell neu angesetzt werden? A: Nicht unbedingt. Der Assistent des Vorstandsvorsitzenden kann die Funktion für automatisch wiederkehrende Termine von Doodle nutzen, um die Synchronisierung vor der Vorstandssitzung als wiederkehrenden Termin einzurichten. Für Organisationen mit einem festen Vorstandskalender bedeutet dies, dass die Synchronisierung automatisch erfolgt, ohne dass der Assistent den Link zur Buchungsseite jedes Mal erneut versenden muss.

F: Welche Videoplattformen werden von den Besprechungsbestätigungen für die Synchronisierung vor dem Einloggen unterstützt? A: Die Buchungsseite von Doodle unterstützt Google Meet, Zoom, Webex und Microsoft Teams. Der Assistent des Vorsitzenden wählt bei der Einrichtung die gewünschte Plattform aus, und der Link zur Konferenz wird automatisch in die Bestätigungs-E-Mail eingefügt, die sowohl an den Vorsitzenden als auch an die Geschäftsleitung des Vorstandsvorsitzenden gesendet wird.

👉 Sind Sie bereit, die Abstimmung zwischen dem Vorstandsvorsitzenden und dem CEO vor der Vorstandssitzung zu vereinfachen?

Die oben aufgeführten Vorlagen bieten dem Assistenten des Vorstandsvorsitzenden einen vorgefertigten Ausgangspunkt für jedes Szenario der Abstimmung vor der Vorstandssitzung – von einer standardmäßigen 60-minütigen vierteljährlichen Abstimmung bis hin zu einer 90-minütigen eingehenden Strategiediskussion. Richten Sie die Buchungsseite einmalig ein, leiten Sie den Link an das Büro des CEO weiter und lassen Sie beide Entscheidungsträger sich ganz auf das Gespräch konzentrieren, statt sich um die Koordination kümmern zu müssen. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus.