Como uma organização médica sem fins lucrativos atingiu metas e manteve-se enxuta usando o Doodle

Um estudo da experiência do usuário do Doodle

A Doodle conversou com uma organização médica sem fins lucrativos focada em conectar pesquisa e inovação no tratamento do câncer com médicos da comunidade em todo o país, oferecendo sessões e eventos de educação médica continuada em todos os locais de sua rede. É um trabalho importante, e nada disso pode acontecer sem um agendamento preciso e eficaz.

Conversamos com o contato da rede externa da organização sem fins lucrativos, Erik Frederick, sobre como o Doodle Premium simplificou o agendamento.

Gerencie reuniões em diferentes calendários e softwares, sem problemas.

Erik enfrenta um desafio típico das organizações sem fins lucrativos que trabalham com uma série de partes interessadas externas: o acesso ao calendário. Agendar eventos significa trazer médicos e educadores de várias instituições para locais da rede em seis estados diferentes: normalmente, há muitos calendários e softwares incompatíveis em jogo! Antes do Doodle, uma longa troca de e-mails era a única maneira de encontrar um horário para a reunião.

Erik descreveu esse processo como "... um malabarismo de calendários... um bate-bate de horários". O Doodle permite que Erik evite o vai e vem de e-mails. E, depois que o horário é confirmado, a reunião é sincronizada automaticamente nos calendários de todos os participantes.

O Doodle elimina a dificuldade de agendamento médico

Como contato em uma organização médica sem fins lucrativos, Erik tem outro desafio de agendamento para enfrentar: trabalhar com os calendários notoriamente apertados dos médicos. Os calendários da maioria dos médicos estão cheios de dias de clínica; além disso, é impossível reagendar qualquer dia de clínica em um período de três meses. Como resultado, a maioria das reuniões é organizada com um tempo de espera muito longo. As enquetes do Doodle facilitaram o processo de planejamento de reuniões com até nove meses de antecedência; o painel do Doodle fornece um resumo rápido de todas as reuniões futuras, não apenas das reuniões agendadas para a próxima semana ou mês.

"Como muitos médicos, pelo menos aqui, não devem agendar nada dentro de 3 meses... Esse é um grande componente do motivo pelo qual eu uso isso também."

Integrar o Doodle perfeitamente à metodologia lean.

O Doodle provou ser totalmente compatível com o compromisso interno da organização sem fins lucrativos com a metodologia lean, uma metodologia de negócios voltada para a melhoria do valor para os clientes por meio da otimização contínua dos processos no local de trabalho.

Antes do Doodle, diz Erik, o agendamento "... era uma das coisas mais dolorosas para o grupo fazer, para ver esse cronograma, fazer o agendamento e executar essas peças educacionais, portanto, esse é agora um dos grandes aprimoramentos que eliminam muito desperdício e agregam valor ao processo.

Casos de uso: reuniões de equipe, partes interessadas externas, reuniões individuais, sessões de treinamento, agendamento de compromissos