5 Razões E-mail é um Assassino da Produtividade na Escola

Dias de trabalho curtos, feriados longos e um impacto genuíno na sociedade. O que não se deve amar em uma carreira na educação? Bem, bastante, ao que parece. Há atualmente uma escassez generalizada de professores qualificados que se espalha por os EUA, sobre o Atlântico para o Reino Unido, e até mesmo para a Europa continental.

Onde as carências não estão sendo sentidas atualmente, em posições administrativas ou de chefia, os incumbentes estão envelhecendo. O setor não está conseguindo atrair os jovens talentos nos números necessários para substituí-los.

Uma das principais razões para isto é que o ensino hoje é percebido como sendo uma ocupação altamente estressante com boa razão. Uma pesquisa da National Foundation for Educational Research revelou que os professores sofrem mais estresse relacionado ao trabalho do que qualquer outra profissão, com níveis alto esgotamento causando um número preocupante de professores a deixar o trabalho. Estes números são menos proeminentes em cargos administrativos e de apoio, mas ainda são mais altos do que em trabalhos equivalentes de escritório em outros setores.

A maioria dos professores cita três razões principais para os níveis de estresse que eles sentem diariamente: o comportamento dos alunos, o fato de serem continuamente escravos de avaliações e a falta de tempo.

A tecnologia deve ser uma das principais formas de abordar gestão de tempo, usando ferramentas para aumentar nossa produtividade e eficiência e acabar com comportamentos repetitivos pobres que podem ser automatizados. Mas, na realidade, esse não é o caso de muitas profissões, incluindo o setor educacional, onde o creep digital viu a tecnologia se tornar o mestre e não o servidor de professores e administradors. Em nenhum outro lugar isso pode ser visto mais claramente do que na relação com o e-mail.

Razão 1: O monstro do e-mail está crescendo

Um dos maiores problemas que os professores enfrentam é a simples falta de tempo. Depois de estarem de pé e essencialmente atuando por cerca de seis horas por dia, eles têm então uma longa lista de tarefas administrativas para lidar, desde o planejamento até a marcação e, é claro, a recuperação do atraso no e-mail.

Embora o e-mail exista há mais de 40 anos e seja amplamente utilizado há 20, sua popularidade não mostra sinais de desaceleração. O número de usuários de e-mail, contas de e-mail e e-mails enviados está ainda aumentando a cada ano. Pouco mais de 200 bilhões de e-mails foram enviados em 2015 e esse número havia aumentado para quase 350 bilhões em 2019. De acordo com o Statista, este número deve aumentar para mais de 347 bilhões de e-mails diários em 2022.

O funcionário médio gasta 13 horas por semana lendo e respondendo ao e-mail. Para os professores, são 650 horas extras por ano gastas em trabalho de baixo valor que não é planejamento de aula, classificação de trabalhos ou mesmo ensino. Esses números são problemáticos para todas as indústrias e setores. Para um setor educacional que está enfrentando uma escassez acentuada devido principalmente a questões de estresse e gerenciamento de tempo, o tempo gasto em e-mails pode ser a gota d'água que quebra as costas do camelo.

Razão 2: O problema do spam

Comecemos com as boas notícias primeiro. Não estamos em 2009. Se fosse 2009, você poderia esperar um colossal 94% de seus e-mails recebidos consistiriam em spam. Graças a uma melhor segurança e bloqueadores, esse número é reduzido a 67%, o que ainda é bastante alto. E essa é a má notícia.

Apenas um terço dos e-mails que entram na caixa de entrada média são relevantes e importantes. Isso significa que muito tempo é desperdiçado pelos educadores, separando o importante do insensato. É indiscutivelmente pior quando se vira essa equação. Taxas abertas por e-mail normalmente pairam em aproximadamente 30-35 por cento; quando as escolas enviam mensagens importantes aos alunos e pais por e-mail, dois terços deles nem sequer abrem esses e-mails, muito menos os lêem minuciosamente. Todas aquelas desculpas "eu não sabia que a excursão era hoje" de repente fazem sentido.

É também por isso que o e-mail é um método imperfeito para compartilhar documentos ou materiais de aprendizagem com os alunos durante uma aula. Quando todas as palavras "Está na sua pasta de spam?", "Ele saltou - você pode soletrar seu nome novamente?" e "Não, por favor não responda a todos" tiverem terminado, a aula também terá terminado.

Razão 3: Não se pode desligar se não se pode desligar

Costumava ser que se o correio tivesse sido entregue e você tivesse deixado sua sala de aula ou escritório, você não poderia ser contatado novamente até o dia seguinte. Tempos mais simples quando, certamente sem coincidência aqui, havia muito menos escassez de professores qualificados.

O dispositivo móvel mudou isso e, embora haja inúmeros benefícios de carregar todo esse poder computacional em nossos bolsos, isso significa que a linha entre o trabalho e a casa se esbateu para todos os funcionários, mas especialmente para os educadores. Quando o dia de ensino termina, todas as perguntas dos alunos ou pais de alunos começam.

Mais de 80 por cento dos funcionários verificam e-mails fora do horário normal de trabalho, com esses dados representando os funcionários do setor de educação. Mais da metade dos professores admitem verificar e responder a e-mails durante suas férias de Natal, criando uma cultura estressante e insustentável. O resultado é um setor educacional que é sempre alcançável, mas nunca capaz de estar totalmente presente e uma cultura na qual o grito mais alto é tratado em primeiro lugar.

Razão 4: Um setor sob pressão

Você passa de cinco a seis horas dando aulas - todas as quais requerem preparação - e depois enfrenta uma resma de tarefas que requerem revisão e classificação. Durante todo o tempo, sua caixa de entrada está repleta de mini-dramas, desculpas, perguntas, exigências, esperanças e sonhos de seus alunos ou de seus pais, todos os quais são as coisas mais cruciais em seu mundo naquele momento. E então, quando você chega às férias, não pode desligá-lo. É de se admirar que os educadores estejam estressados?

Se você já está no ponto de ruptura, o e-mail não é seu amigo. Pesquisadores da UC Irvine e do Exército dos EUA descobriram que o simples ato de receber e-mails tem um impacto mensurável sobre os níveis de estresse e a capacidade de concentração. Ele também afeta negativamente a eficiência e produtividade, pois as pessoas que recebem e-mails tendem a trocar de janela mais do que o dobro daquelas que não possuem sua guia de e-mail ou cliente aberta. Isso é agravado pelo fato de que leva mais de um minuto para que a pessoa média volte aos seus níveis de produtividade anteriores após terminar de ler, apagar ou responder a um e-mail - não importa o quão vital esse e-mail era.

Professores e conferencistas sobrecarregados simplesmente não podem arcar com o tempo ou a perda de produtividade causada pelo e-mail.

Razão 5: Não há regras para o e-mail

Dado o quão difundido é o e-mail, é um tanto estranho que as organizações e instituições raramente coloquem considerações sobre as regras e diretrizes de uso do e-mail - seja para e-mails entre funcionários ou para correspondência entre professores e estudantes.

Se houvesse diretrizes mais rigorosas em vigor, a regra número um seria, naturalmente: DEIXAR DE ATENDER A TODOS.

Suponha que as escolas reconheçam e reconheçam que professores e funcionários estão sobrecarregados e sobrecarregados de trabalho e que, embora o e-mail possa ser um mal necessário, ele compõe o problema. Nesse caso, eles podem começar a encontrar soluções. Mesmo pequenas mudanças, como pedir a todos os funcionários que limitem o trabalho excessivo, não enviando e-mails desnecessários como "Obrigado", ou apenas incluindo os destinatários mais necessários, podem ajudar a reduzir o estresse dos e-mails.

Como o e-mail é atrasado e não-confrontado, ele é freqüentemente usado como um escudo para se esconder quando as pessoas querem fazer pontos desafiadores ou reclamações. No entanto, tais conversas raramente são compreendidas ou resolvidas adequadamente via e-mail e levam a um jogo interminável de "o que ele quis dizer quando disse...", pois os destinatários tentam inferir o tom e o significado de cada linha, esteja ela lá ou não.

Essa mesma barreira invisível que o e-mail oferece pode levar a erros de comunicação e impactar a natureza das relações. Os estudantes que são respeitosos quando estão frente a frente podem adotar um tom mais relaxado ou íntimo ao comunicar-se por e-mail, com os professores às vezes caindo na mesma armadilha. Os pais dos alunos mais jovens também podem sentir que têm mais acesso aos professores, enviando e-mails em situações em que não pegariam o telefone e ligariam ou marcariam uma reunião cara a cara.

Dicas para recuperar a produtividade*

Acontece que apenas e-mail limitador não resolve este problema. Todos querem usar o e-mail quando ele é útil, sem se tornarem escravos de uma caixa de entrada da desgraça cada vez maior. Então, como as escolas podem reduzir o tempo, o estresse e a carga de produtividade do e-mail?

Check out our case study on UC Davis* to see how Doodle is helping its laboratory researchers automaate administrative tasks so so they can focus on their scientific research.