3 Lugares que você está tendo micro reuniões, sem mesmo conhecê-lo

O que são micro reuniões?

As reuniões recebem muita imprensa negativa. Elas podem desperdiçar dinheiro, matar a produtividade e, de modo mais geral, os funcionários não parecem gostar delas. Reduzir reuniões desnecessárias é um objetivo nobre, mas com muita freqüência nossa relutância em realizar reuniões em espiral para uma boa e antiquada ansiedade de evasão. E essa evasão vem com seus próprios riscos de perda de tempo e de desperdício de dinheiro.

Caso em questão: micro reuniões. Em poucas palavras, utilizo micro reuniões para descrever os espaços virtuais em que temos idéias ou resolvemos problemas - mas onde o ruído digital torna essas discussões menos produtivas e mais demoradas do que simplesmente saltar em uma chamada ou ter uma discussão cara a cara. Por exemplo, aqui estão três lugares onde é provável que você esteja realizando micro reuniões sem mesmo saber, e como evitá-las.

Seu aplicativo de bate-papo de trabalho

Quer sua equipe use Slack, Telegramas ou GChat, a maioria das organizações tem um serviço de bate-papo dedicado. Embora estes espaços possam ser inestimáveis para obter respostas instantâneas a perguntas facilmente resolúveis (ou para elevar o moral da equipe com memes hilários), há muitas discussões para as quais eles simplesmente não são apropriados. Assim que um problema mais amplo é introduzido no bate-papo e todas as partes interessadas começam a participar, você está em águas turbulentas. De repente, a interface do bate-papo está repleta de opiniões conflitantes, e surge a temida notificação de "Várias pessoas estão digitando...". Parabéns, você está em uma micro reunião.

Como evitar: Fique com a conversa divertida e as perguntas de fogo rápido no aplicativo. A solução de problemas e de problemas criativos deve ficar na sala de reuniões. Marcar uma reunião e designar uma parte interessada designada que ouvirá diferentes abordagens e decidirá como proceder.

Anotações de documentos

Softwares como o Google Docs tornaram mais fácil do que nunca dar um feedback preciso, linha por linha, sobre as comunicações de sua empresa. As anotações muitas vezes economizam muito tempo, permitindo que os funcionários revisem e resolvam rapidamente as consultas e comentários. Há três áreas-chave em que nos desviamos do caminho: feedback mal formulado ou muito vago, perguntas abertas e identificação de muitas partes interessadas. Você é apenas uma nota dizendo "O que pensamos em termos de imagem para esta cópia? Aberto a sugestões" ou "@George @Susan, um de vocês pode dar uma olhada nisto?" longe de abrir um diálogo inteiro. Agora, essa anotação tem cinco comentários. Ta-dah: micro reunião!

Como evitar*: Faça seu feedback o mais claro e acionável possível, e identifique quem é responsável por acioná-lo sempre que não estiver claro. Se seu tópico de anotação for mais longo que um ou dois comentários, esclareça com uma conversa rápida.

Emails

As micro reuniões por e-mail são talvez as mais complicadas de se detectar porque há casos em que os problemas podem ser resolvidos e o feedback geral pode ser dado em uma pequena cadeia de e-mails. Os problemas tendem a surgir quando os e-mails são enviados sem um objetivo claro, e quando são enviados a um número excessivo de pessoas. Muitos de nós (particularmente na área de marketing de conteúdo!) abrimos e-mails solicitando feedback sobre um documento ou apresentação dirigida a toda nossa equipe. Pedimos alguns esclarecimentos sobre o resumo ou o público-alvo. Recebemos uma resposta. Reservamos algum tempo, damos o feedback, apenas para que um dos outros membros de nossa equipe possa dar seu feedback 2 minutos depois. Concordamos em muitos pontos gerais, mas demos conselhos conflitantes em uma ou duas instâncias. Isto, então, precisa ser resolvido e resolvido apressadamente. Uma hora depois, e a linha de assunto do e-mail começa com "RE: RE: RE: RE: FWD: RE:". Você adivinhou: micro reunião!

Como evitar*: Temos a tendência de pensar que estas cadeias de e-mails consomem menos tempo, pois quem tem um momento livre pode pular sobre elas, mas muitos interessados tornam estas cadeias mais demoradas (sem mencionar que todos no CC ainda recebem os novos e-mails, mesmo que não pulem sobre a tarefa). Em vez disso: pergunte a uma pessoa se ela tem tempo. Caso contrário, pergunte a outra pessoa. Mantenha os participantes a um mínimo, e certifique-se de que estejam armados com informações-chave (prazos, resumos) no primeiro e-mail. Dê a uma pessoa a quantidade certa de informações em vez de ser vago com toda a equipe.