3 endroits où vous faites des micro réunions, sans même le savoir

Qu'est-ce qu'une micro réunion ?

Les réunions ont souvent mauvaise presse. Elles peuvent entraîner un gaspillage d'argent, tuer la productivité et, plus généralement, les employés ne semblent pas les apprécier. Réduire le nombre de réunions inutiles est un objectif noble, mais trop souvent, notre réticence à organiser des réunions se transforme en une bonne vieille angoisse d'évitement. Et cet évitement s'accompagne de ses propres dangers de perte de temps et d'argent.

Un exemple concret : les micro réunions. Pour faire court, j'utilise les microréunions pour décrire les espaces virtuels où nous échangeons des idées ou résolvons des problèmes, mais où le bruit numérique rend ces discussions moins productives et plus longues qu'un simple appel téléphonique ou une discussion en face à face. Voici, par exemple, trois endroits où vous tenez probablement des microréunions sans le savoir, et comment les éviter.

Votre application de chat au travail

Que votre équipe utilise Slack, Telegram ou GChat, la plupart des organisations disposent d'un service de chat dédié. Si ces espaces peuvent être précieux pour obtenir des réponses instantanées à des questions faciles à résoudre (ou pour remonter le moral de l'équipe avec des mèmes hilarants), il existe de nombreuses discussions pour lesquelles ils ne sont tout simplement pas appropriés. Dès qu'un problème plus large est introduit dans le chat, et que toutes les parties prenantes commencent à intervenir, vous êtes en eaux troubles. Soudain, l'interface de chat est remplie d'opinions contradictoires et la notification redoutée "Plusieurs personnes sont en train de taper..." s'affiche. Félicitations, vous êtes dans une micro réunion.

Comment éviter : Tenez-vous-en au chat amusant et aux questions rapides dans l'application. Le dépannage et la résolution créative de problèmes doivent rester dans la salle de réunion. Organisez une réunion, et désignez une partie prenante qui écoutera les différentes approches et décidera de la marche à suivre.

Annotations de documents

Grâce à des logiciels tels que Google Docs, il est plus facile que jamais de donner un retour précis, ligne par ligne, sur les communications de votre entreprise. Les annotations permettent souvent de gagner beaucoup de temps, en permettant aux employés d'examiner et de résoudre rapidement les questions et les commentaires. Il existe trois domaines clés dans lesquels nous nous égarons : les commentaires mal formulés ou trop vagues, les questions ouvertes et l'identification d'un trop grand nombre de parties prenantes. Vous n'êtes jamais qu'une seule note disant "Que pensez-vous de l'image pour cette copie ? Ouvert aux suggestions" ou "@George @Susan, est-ce que l'un d'entre vous peut y jeter un coup d'œil ?" pour ouvrir un dialogue complet. Maintenant, cette annotation a cinq commentaires. Ta-dah : micro réunion !

Comment éviter : Faites en sorte que vos commentaires soient aussi clairs et exploitables que possible, et identifiez les personnes chargées d'y donner suite lorsqu'ils ne sont pas clairs. Si le fil de votre annotation dépasse un ou deux commentaires, clarifiez-le par une conversation rapide.

Courriels

Les micro-rencontres par courrier électronique sont peut-être les plus difficiles à repérer, car il existe des cas où les problèmes peuvent être résolus et où un retour d'information général peut être donné dans une courte chaîne de courriers électroniques. Les problèmes ont tendance à se poser lorsque les e-mails sont envoyés sans objectif clair et lorsqu'ils sont envoyés à un trop grand nombre de personnes. Beaucoup d'entre nous (en particulier dans le domaine du marketing de contenu !) ont ouvert des courriels demandant un retour sur un document ou une présentation adressés à toute notre équipe. Nous demandons quelques précisions sur le briefing ou le public cible. Nous recevons une réponse. Nous prenons un peu de temps, donnons notre avis, et deux minutes plus tard, un autre membre de notre équipe nous fait part de son avis. Nous sommes d'accord sur de nombreux points généraux, mais nous avons donné des conseils contradictoires dans un ou deux cas. Il faut donc trouver une solution. Une heure plus tard, l'objet de l'e-mail commence par "RE : RE : RE : RE : FWD : RE :". Vous l'avez deviné : une micro réunion !

Comment éviter : Nous avons tendance à penser que ces chaînes d'e-mails prennent moins de temps, car quiconque a un moment de libre peut sauter dessus, mais trop de parties prenantes rendent ces chaînes plus chronophages (sans compter que toutes les personnes en CC reçoivent toujours les nouveaux e-mails, même si elles ne sautent pas sur la tâche). Au lieu de cela, demandez à une personne si elle a le temps. Sinon, demandez à quelqu'un d'autre. Limitez le nombre de participants au minimum et veillez à ce qu'ils disposent des informations clés (délais, dossiers) dans le premier courriel. Donnez à une personne la bonne quantité d'informations plutôt que de rester vague avec toute l'équipe.