Melhores estratégias de agendamento para treinamentos virtuais e presenciais

O agendamento pode parecer uma pequena parte do seu negócio de treinamento, mas geralmente é a primeira experiência que um cliente tem com você. Independentemente de você estar realizando uma sessão virtual ou um workshop presencial, um processo de agendamento tranquilo gera confiança, reduz o número de não comparecimentos e ajuda todos a se apresentarem prontos.

Aqui estão as melhores estratégias para agilizar seu agendamento, receber o pagamento adiantado e proporcionar aos seus clientes uma experiência melhor antes mesmo do início do treinamento.

Receba o pagamento quando eles fizerem a reserva (sem necessidade de acompanhamento)

A busca por faturas não deve fazer parte de seu fluxo de trabalho. Conecte o Stripe à sua página de reservas para que os clientes possam pagar no momento da reserva.

Por que isso funciona:

• Os clientes se comprometem mais rapidamente quando pagam antecipadamente

• Você evita lembretes incômodos ou falta de pagamento

• Você aparece sabendo que a sessão está confirmada e coberta

Essa simples mudança economiza tempo e define o tom para uma experiência de treinamento profissional.

Faça as perguntas certas antes da sessão

Saber alguns detalhes importantes com antecedência ajuda a preparar e personalizar o treinamento.

Com a página de reservas do Doodle, você pode adicionar perguntas personalizadas durante o fluxo de reservas. Pergunte coisas como:

• "Qual é o seu nível de habilidade atual?"

• "Qual é o seu principal objetivo para esta sessão?"

• "Você tem alguma necessidade de acessibilidade?"

• Para sessões presenciais: "Você vai dirigir ou usar transporte público?"

Esses insights tornam seu treinamento mais relevante e reduzem as surpresas durante a sessão.

Comunique o objetivo do treinamento na descrição da reunião

As pessoas valorizam o que entendem. Use a descrição da sessão para descrever claramente o que o treinamento aborda.

Por exemplo:

• "Ao final desta sessão, você saberá como estruturar e apresentar uma apresentação de 5 minutos."

• "Esta é uma sessão de Photoshop para iniciantes, com foco em técnicas de retoque."

• "Este workshop lhe dará uma rotina de aquecimento repetível para entrevistas presenciais."

Um resultado claro ajuda os clientes a se sentirem confiantes de que estão no lugar certo.

Pense como seus clientes

Para que o agendamento seja realmente eficaz, analise-o do ponto de vista de seus clientes.

Pergunte a si mesmo:

• Em que fuso horário eles estão?

• Eles têm férias escolares ou feriados nacionais próximos?

• Se for pessoalmente, de onde eles estão vindo e como chegarão lá?

Dica: se estiver organizando uma sessão presencial, inclua uma breve nota sobre "Como chegar", com instruções de como chegar, dicas de estacionamento ou opções de transporte nas proximidades. Isso reduz o estresse no dia do evento.

Estabeleça limites claros para sua disponibilidade

Os limites ajudam você e seus clientes a se apresentarem bem.

Use sua página de reservas para comunicar:

• Com quanto tempo de antecedência os clientes podem reservar

• Um prazo limite (por exemplo, "As reservas se encerram 24 horas antes da sessão")

• O que acontece se alguém chegar atrasado

• Sua política de reagendamento ou cancelamento

Você não precisa explicar demais, apenas seja claro. Quando as pessoas sabem o que esperar, as coisas acontecem com mais facilidade.

Escolha a plataforma de vídeo certa para seus clientes

As ferramentas virtuais não são únicas. Alguns clientes adoram o Zoom. Outros já usam o Google Meet ou o Microsoft Teams. Escolha uma ferramenta com a qual seu público já esteja familiarizado e torne-a padrão em sua página de agendamento. Menos problemas técnicos = mais tempo para o treinamento real.

Use uma ferramenta de agendamento consistente

A troca de ferramentas confunde as pessoas. Use sempre uma página de agendamento e compartilhe o link onde quer que seus clientes estejam:

• Bio do Instagram

• Perfil do LinkedIn

• Rodapé de e-mail

• Resposta automática do WhatsApp

• Respostas de DM ou formulário de contato

Quanto mais lugares seu link estiver, mais fácil será para os clientes reservarem sem pedir ajuda.

O treinamento começa no momento em que eles fazem a reserva

Um bom agendamento não é apenas administrativo, é parte de seu serviço. Quando os clientes podem agendar, pagar e se preparar facilmente, eles aparecem com mais foco e menos atrito.

Portanto, se você estiver realizando um treinamento virtual ou presencial, deixe que sua página de reservas faça o trabalho pesado. Isso economiza seu tempo, define expectativas e ajuda seus clientes a obter o máximo de cada sessão.