Czego nauczyło mnie zarządzanie projektami na temat list zadań do wykonania

Można śmiało założyć, że wiele osób, które kliknęły ten artykuł, podobnie jak ja, przeczytało już niezliczoną ilość artykułów na temat produktywności. Często autorami tych tekstów są prezesi i przedsiębiorcy. Rzeczywiście, ich umiejętność godzenia wielu różnych priorytetów i efektywnego zarządzania czasem budzi podziw. Uważam jednak, że w niemal każdym miejscu pracy istnieje niewykorzystany zasób, który może pomóc nam wszystkim lepiej planować i realizować nasze osobiste projekty: są to kierownicy projektów. W końcu są oni w zasadzie ekspertami w skrupulatnym planowaniu przebiegu projektów i dbaniu o to, by zadania z listy rzeczy do zrobienia były odhaczane.

Po niedawnym ukończeniu bardzo podstawowego szkolenia z metodologii agile sposób, w jaki organizuję swoje osobiste zadania, zmienił się diametralnie – na lepsze. Żałuję też, że nie poprosiłem wcześniej moich przyjaciół i współpracowników pełniących funkcję kierowników projektów o ich spostrzeżenia!

Najpierw określ cele dotyczące wydajności

Pierwszą zmianą w moim sposobie planowania jest to, że najpierw określam cele i pożądane rezultaty, a dopiero potem przystępuję do ustalania zadań. Może to brzmieć jak oczywistość, ale ilu z nas faktycznie poświęca na to czas, zanim zacznie notować wszystkie poszczególne zadania, które musimy wykonać?

Ci z Was, którzy pracują nad konkretnym projektem, powinni określić, jak będzie wyglądał sukces, a także dlaczego podejmujecie się realizacji tego projektu. Na przykład: „Nowa funkcja zostanie wprowadzona do końca drugiego kwartału” oraz „Użytkownicy będą mogli łatwiej nawiązywać kontakty, a dzięki temu powstaną bardziej znaczące relacje”. Spisanie tego, co chcecie osiągnąć dzięki projektowi oraz dlaczego w ogóle się za niego zabieracie, będzie dla was ogromnym źródłem motywacji w trakcie jego realizacji.

Dla tych, którzy nie mają na myśli konkretnych projektów, ale chcą po prostu zoptymalizować swoje zadania i planowanie, ustalcie termin – powiedzmy trzy miesiące – i opierajcie swoje oczekiwane wyniki na tym, co chcielibyście zmienić w tym czasie. Na przykład: „załatwienie wszystkich formalności i spraw księgowych w ciągu najbliższych trzech miesięcy” lub „napisanie pierwszych 100 stron mojej powieści”. Realizacja zadań jest znacznie łatwiejsza, jeśli masz jasne i stałe przypomnienie o tym, do czego dążysz i dlaczego próbujesz wprowadzić zmiany.

Porządkowanie listy zadań: zadania obowiązkowe, zalecane i opcjonalne

Być może najbardziej znacząca zmiana, jaką zarządzanie projektami wprowadziło w moim osobistym planowaniu, dotyczy sposobu, w jaki sporządzam listy zadań do wykonania. Nie zapisuję już w aplikacji do tworzenia list ani w notatniku każdego możliwego zadania, bez żadnego podziału tematycznego ani porządku. Zamiast tego dzielę każde z moich zadań na kategorie.

Metodologia, z którą się zapoznałem, to metoda MoScOW. Służy ona przede wszystkim do ustalenia priorytetów między zespołami, ale okazała się dla mnie nieoceniona również na poziomie osobistym. Mówiąc najprościej, zadania dzieli się na cztery kategorie:

Niezbędne: Zadania o kluczowym znaczeniu, które bezwzględnie musisz wykonać

Powinno być: To ważne zadania, ale świat się nie zawali, jeśli nie zostaną wykonane

Mogło być: Zadania, które warto by wykonać, ale zajrzysz do nich tylko wtedy, gdy będziesz miał czas

Nie będzie zawierać: Zadania, które zidentyfikowałeś, ale na które w tej chwili nie zamierzasz poświęcać czasu

Zapisz wszystkie swoje zadania i podziel je na cztery kategorie (ja korzystam z tablicy Trello, żeby łatwo przeciągać i upuszczać pozycje). Dodałem też piątą kategorię: „Zrobione”, dzięki czemu widzę wszystkie zadania, które już wykonałem – to miła motywacja. Kiedy już podzielisz wszystkie zadania, jest bardzo prawdopodobne, że Twoja lista „Must Have” będzie znacznie krótsza niż pierwotna lista rzeczy do zrobienia. W gruncie rzeczy ta lista „Must Have” jest Twoją rzeczywistą listą zadań; jest to lista rzeczy, które trzeba faktycznie zrobić, a pozostałe sprawy możesz załatwić, jeśli znajdziesz na to czas. Ta metoda jest nieoceniona przy ustalaniu priorytetów i skupianiu uwagi na tym, co naprawdę wymaga twojego zaangażowania.

Istnieją dwie główne krytyczne uwagi dotyczące metody MoSCoW. Pierwsza dotyczy tego, że nie ma niezmiennej definicji kategorii „Must Have”, „Should Have” i tak dalej – jednak osobiście uważam to za zaletę tego systemu. Jeśli pracuję nad osobistym projektem, o którym wiem, że przyniesie mi ogromną satysfakcję, ale nie jest sprawą życia i śmierci, mogę zdecydować się na przeniesienie go do listy „Must Have”. W ten sposób, zamiast najpierw zajmować się wszystkimi elementami z kategorii „Must Have” i „Should Have”, zanim znajdę czas na coś, co daje mi osobistą satysfakcję, mogę potraktować moje osobiste zadanie jako priorytet i odpowiednio wygospodarować na nie czas.

Drugą krytyką skierowaną pod adresem metody MoSCoW jest brak określonego terminu, w którym należy ponownie ocenić, co stanowi priorytet. Co prowadzi nas do…

Recenzja, recenzja, recenzja

Dzięki tej metodzie sam decydujesz, jak często przeglądasz wszystkie swoje zadania i ponownie oceniasz priorytety. Codziennie przeglądam listę, dodaję nowe zadania, które się pojawiają, i na jej podstawie ustalam najważniejsze zadania na dany dzień. Następnie ustawiłem przypomnienie w kalendarzu raz na dwa tygodnie, aby przejrzeć listę i ponownie ocenić priorytety. Masz coś na liście „Nie będę robić”, nad czym chcesz zacząć pracować już teraz? Przesuń to w górę. Czy minął termin wykonania czegoś z listy „Powinienem zrobić”? Wykreśl to.

Podsumowywanie to kolejny kluczowy aspekt zarządzania projektami, który wielu z nas zaniedbuje w ramach własnego zarządzania czasem – a jest ono niezbędne, by mieć pewność, że priorytety są zawsze spójne, oraz by na bieżąco weryfikować swoje postępy. Przeglądanie pozwala również na refleksję – często skupiamy się wyłącznie na tym, co musimy zrobić, i ignorujemy to, ile już osiągnęliśmy. Tak jak te początkowe cele motywowały cię na początku, tak właśnie refleksja i przeglądanie dadzą ci energię do dalszego działania.

Krótko mówiąc: zarządzanie projektami nauczyło mnie, by zawsze patrzeć na szerszą perspektywę. Kluczem do trwałej produktywności jest nie tyle odhaczanie zadań z listy, co pamiętanie o swoich celach, ustalanie priorytetów i analiza postępów. Makroekonomiczne spojrzenie pozwoli ci utrzymać się na właściwej drodze do osiągnięcia wszystkich celów i wprowadzi cię na ścieżkę sukcesu.