प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ने मुझे टू-डू लिस्ट्स के बारे में क्या सिखाया

यह मान लेना सुरक्षित है कि इस लेख पर क्लिक करने वाले कई लोगों ने, मेरी तरह, उत्पादकता के बारे में अनगिनत लेख पढ़े हैं। अक्सर, इन लेखों के लेखक सीईओ और उद्यमी होते हैं। वास्तव में, कई अलग-अलग प्राथमिकताओं को एक साथ संभालने और अपने समय का प्रभावी ढंग से प्रबंधन करने की उनकी क्षमता सराहनीय है। लेकिन मैं यह तर्क दूँगा कि लगभग हर कार्यस्थल में एक अनछुआ संसाधन मौजूद है, जो हम सभी को अपनी व्यक्तिगत परियोजनाओं की बेहतर योजना बनाने और उन्हें अंजाम तक पहुँचाने में मदद कर सकता है: प्रोजेक्ट मैनेजर। वे मूलतः परियोजनाओं की बारीकी से रूपरेखा तैयार करने और टू-डू सूचियों को पूरा करने में विशेषज्ञ होते हैं।

हाल ही में कुछ बहुत ही बुनियादी एजाइल प्रशिक्षण पूरा करने के बाद, मैं अपने व्यक्तिगत कार्यों को जिस तरह व्यवस्थित करता हूँ, वह पूरी तरह से बदल गया है—और यह बदलाव बेहतर के लिए है। साथ ही, मुझे यह भी अफ़सोस हो रहा है कि मैंने अपने प्रोजेक्ट मैनेजर मित्रों और सहकर्मियों से उनकी राय पहले क्यों नहीं ली!

पहले उत्पादकता के लक्ष्य निर्धारित करें

मेरी योजना बनाने का तरीका जो सबसे पहले बदला है, वह यह है कि मैं कार्यों की पहचान करने से पहले ही लक्ष्यों और वांछित परिणामों की पहचान करता हूँ। यह सुनने में बेहद स्पष्ट लग सकता है, लेकिन हम में से कितने लोग वास्तव में ऐसा करने के लिए समय निकालते हैं, इससे पहले कि हम उन सभी व्यक्तिगत कार्यों को लिखना शुरू कर दें जिन्हें हमें पूरा करना है?

जो लोग किसी विशिष्ट परियोजना पर काम कर रहे हैं, उनके लिए पहचानें कि सफलता कैसी दिखेगी, और आप इस परियोजना को क्यों कर रहे हैं। उदाहरण के लिए: "नई सुविधा Q2 के अंत तक जारी की जाएगी", और "उपयोगकर्ता एक-दूसरे के साथ अधिक आसानी से जुड़ सकेंगे, और अधिक सार्थक संबंध स्थापित होंगे"। परियोजना से आप जो हासिल करना चाहते हैं, और आप इसे सबसे पहले क्यों कर रहे हैं, इसे लिखना इस यात्रा में एक बड़ा प्रेरक साबित होगा।

जिनके पास कोई विशिष्ट परियोजनाएँ नहीं हैं, लेकिन वे सिर्फ अपने कार्यों और योजना को अनुकूलित करना चाहते हैं, वे एक समय-सीमा निर्धारित करें—कहें, तीन महीने—और उस दौरान आप जो बदलाव करना चाहते हैं, उसके आधार पर अपने वांछित परिणाम तय करें। उदाहरण के लिए: "अगले तीन महीनों में सभी कागजी कार्रवाई और लेखा-जोखा निपटाया जाए," या "मेरे उपन्यास के पहले 100 पृष्ठ लिखे जाएँ।" जब आपको यह स्पष्ट और निरंतर याद दिलाया जाता है कि आप किस लक्ष्य की ओर काम कर रहे हैं और क्यों बदलाव लाने की कोशिश कर रहे हैं, तो काम पूरा करना कहीं अधिक आसान हो जाता है।

अपनी टू-डू लिस्ट का आयोजन: अवश्य करने योग्य, करना चाहिए, किया जा सकता है

शायद परियोजना प्रबंधन ने मेरी व्यक्तिगत योजना को सबसे गहराई से जिस तरह से बदला है, वह यह है कि मैं अब टू-डू लिस्ट कैसे लिखता हूँ। अब मैं हर संभव कार्य, बिना किसी थीम या संगठन के, किसी लिस्ट ऐप या नोटबुक में नहीं लिखता। इसके बजाय, मैं अपने प्रत्येक कार्य को श्रेणियों में विभाजित करता हूँ।

मुझे जिस पद्धति से परिचित कराया गया, वह MoScOW विधि थी। इसका मुख्य उद्देश्य टीमों में प्राथमिकताएँ स्पष्ट करना है, लेकिन मैंने इसे व्यक्तिगत स्तर पर भी अत्यंत मूल्यवान पाया है। सरल शब्दों में, आप अपने कार्यों को चार श्रेणियों में विभाजित करते हैं:

ज़रूरी: वे पूरी तरह से महत्वपूर्ण कार्य जिन्हें आपको अवश्य करना है।

होना चाहिए था: महत्वपूर्ण काम हैं, लेकिन अगर वे नहीं हुए तो दुनिया खत्म नहीं हो जाएगी।

हो सकता था: वे कार्य जिन्हें पूरा करना वांछनीय होगा, लेकिन जिन्हें आप केवल तभी देखेंगे जब आपके पास समय होगा।

नहीं होगा: आपने जिन कार्यों की पहचान की है, जिन्हें आप वर्तमान में कोई समय नहीं देंगे।

अपने सभी कार्यों को लिखें और उन्हें चार श्रेणियों में विभाजित करें (मैं वस्तुओं को आसानी से खींचने और छोड़ने के लिए Trello बोर्ड का उपयोग करता हूँ)। मैंने एक पाँचवीं श्रेणी भी जोड़ी है: "Done", ताकि मैं उन सभी कार्यों को देख सकूँ जिन्हें मैंने पूरा कर लिया है, जो एक अच्छा छोटा प्रोत्साहन है। एक बार जब आप अपने सभी कार्यों को विभाजित कर लेते हैं, तो बहुत संभावना है कि आपकी "ज़रूरी" सूची आपकी मूल टू-डू सूची की तुलना में काफी छोटी हो जाएगी। असल में, वह "ज़रूरी" सूची ही आपकी वास्तविक टू-डू सूची है; यह उन चीज़ों की सूची है जिन्हें आप वास्तव में करना हैऔर बाकी चीजें ऐसी हैं जिन्हें आप समय मिलने पर निपटा सकते हैं। यह तरीका प्राथमिकताओं की पहचान करने और वास्तव में जिन चीजों पर आपका ध्यान चाहिए, उन पर अपना समय केंद्रित करने में अमूल्य है।

MoSCoW विधि की दो मुख्य आलोचनाएँ हैं। पहली यह है कि "Must Have", "Should Have" आदि की कोई अटल परिभाषा नहीं है—लेकिन व्यक्तिगत स्तर पर, मैं इसे इस प्रणाली की खूबसूरती मानता हूँ। यदि मैं किसी व्यक्तिगत परियोजना पर काम कर रहा हूँ, जिससे मुझे बहुत संतुष्टि मिलने वाली है लेकिन जो जीवन-मरण का मामला नहीं है, तो मैं इसे "Must Have" सूची में ऊपर रख सकता हूँ। इस तरह, व्यक्तिगत संतुष्टि देने वाला कोई काम करने के लिए समय निकालने से पहले सभी 'Must' और 'Should' को देखने के बजाय, मैं अपने व्यक्तिगत कार्य को उच्च प्राथमिकता के रूप में मान सकता हूँ, और उसी के अनुसार समय निकाल सकता हूँ।

MoSCoW विधि की दूसरी आलोचना यह है कि इसमें कोई निर्धारित समय अवधि नहीं है जहाँ आप पुनः आकलन करें कि क्या प्राथमिकता है। जो हमें ले आती है…

समीक्षा, समीक्षा, समीक्षा

इस तरीके से, आप यह चुन सकते हैं कि आप अपनी सभी कार्यों को कितनी बार देखें और अपनी प्राथमिकताओं का पुनर्मूल्यांकन करें। मैं हर दिन इस सूची को देखता हूँ, उत्पन्न होने वाले किसी भी नए कार्य को जोड़ता हूँ, और उस दिन के लिए अपने मुख्य कार्यों की पहचान करने के लिए इन सूचियों का उपयोग करता हूँ। फिर मैंने हर दो हफ्ते में एक बार कैलेंडर रिमाइंडर सेट किया है ताकि मैं प्राथमिकताओं की समीक्षा कर सकूँ। क्या आपकी "Won't Have" सूची में कुछ ऐसा है जिस पर आप अभी काम शुरू करना चाहते हैं? उसे ऊपर लाएँ। क्या आपकी "Should Have" सूची में किसी चीज़ की समय-सीमा समाप्त हो चुकी है? उसे काट दें।

समीक्षा करना परियोजना प्रबंधन का एक और महत्वपूर्ण पहलू है जिसे हम में से कई लोग अपने समय प्रबंधन में अनदेखा कर देते हैं- लेकिन यह यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि आपकी प्राथमिकताएँ हमेशा संरेखित रहें, और रास्ते में अपनी प्रगति की समीक्षा करें। समीक्षा करने से आत्म-चिंतन के लिए भी समय मिलता है—हम अक्सर इस बात पर अटके रहते हैं कि हमें अभी क्या करना है, और यह नजरअंदाज कर देते हैं कि हमने पहले ही कितना हासिल कर लिया है। जैसे उन शुरुआती लक्ष्यों ने आपको शुरुआत में प्रेरित रखा था, वैसे ही आत्म-चिंतन और समीक्षा ही आपको आगे बढ़ते रहने के लिए ऊर्जा प्रदान करेगी।

संक्षेप में: प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ने मुझे जो सिखाया वह था कि हमेशा बड़ी तस्वीर पर नज़र बनाए रखें। टू-डू लिस्ट पर टिक लगाने से कहीं ज़्यादा, निरंतर उत्पादकता की कुंजी अपने लक्ष्यों को ध्यान में रखना, अपनी प्राथमिकताओं की पहचान करना, और अपनी प्रगति पर विचार करना है। समग्र दृष्टिकोण अपनाना ही आपको अपने सभी लक्ष्यों को पूरा करने की राह पर बनाए रखेगा, और सफलता की ओर ले जाएगा।