Ce que la gestion de projet m'a appris sur les listes de choses à faire

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Mise à jour : 21 juin 2023

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On peut supposer que de nombreuses personnes ayant cliqué sur cet article ont, comme moi, lu d'innombrables articles sur la productivité. Souvent, les auteurs de ces articles sont des PDG et des entrepreneurs. En effet, leur capacité à jongler avec de nombreuses priorités différentes et à gérer efficacement leur temps est admirable. Mais je dirais qu'il existe une ressource inexploitée dans presque tous les lieux de travail, une ressource qui peut nous aider tous à mieux planifier et exécuter nos projets personnels : les chefs de projet. Après tout, ce sont essentiellement des experts de la planification méticuleuse des projets et de la vérification des listes de choses à faire.

Ayant récemment suivi une formation agile de base, la façon dont j'organise mes tâches personnelles a changé de façon sismique - pour le mieux. J'ai également regretté de ne pas avoir demandé plus tôt l'avis de mes amis et collègues chefs de projet !

Identifier d'abord les objectifs de productivité

La première façon dont ma planification a changé est que j'identifie les objectifs et les résultats souhaités avant de commencer à identifier les tâches. Cela peut sembler évident, mais combien d'entre nous prennent réellement le temps de le faire avant de commencer à griffonner toutes les tâches individuelles que nous devons accomplir ?

Pour ceux d'entre vous qui travaillent sur un projet spécifique, identifiez ce à quoi ressemble le succès, et aussi pourquoi vous entreprenez ce projet. Par exemple : "Une nouvelle fonctionnalité sera déployée d'ici la fin du deuxième trimestre", et "Les utilisateurs pourront s'engager plus facilement les uns envers les autres, et des connexions plus significatives seront établies". Le fait de mettre par écrit ce que vous espérez retirer du projet et les raisons pour lesquelles vous l'entreprenez sera un facteur de motivation important en cours de route.

Pour ceux qui n'ont pas de projets spécifiques en tête, mais qui souhaitent simplement optimiser leurs tâches et leur planification, fixez une échéance - disons trois mois - et fondez vos résultats souhaités sur ce que vous aimeriez changer pendant cette période. Par exemple : "toute la paperasse et la comptabilité réglées dans les trois prochains mois" ou "les 100 premières pages de mon roman écrites". Il est beaucoup plus facile de faire les choses si vous avez un rappel clair et constant de ce vers quoi vous tendez, et de la raison pour laquelle vous essayez de faire un changement.

Organiser votre liste de choses à faire : Les choses à faire, à ne pas faire, à ne pas faire

La façon la plus profonde dont la gestion de projet a changé ma planification personnelle est sans doute la façon dont je rédige mes listes de tâches. Je n'écris plus toutes les tâches que je pourrais faire, sans thèmes ni organisation, dans une application de liste ou un carnet. Au lieu de cela, je divise chacune de mes tâches en catégories.

La méthode à laquelle j'ai été exposée est la méthode MoScOW. Elle est principalement utilisée pour clarifier les priorités au sein des équipes, mais je l'ai également trouvée inestimable à un niveau personnel. Pour faire simple, vous répartissez vos tâches en quatre catégories :

Must Have: Les tâches complètement critiques que vous devez absolument faire.

Doit avoir : Tâches importantes, mais ce n'est pas la fin du monde si elles ne sont pas faites.

Peut avoir : Tâches qu'il serait souhaitable d'accomplir, mais que vous ne regarderez que si vous avez le temps.

N'aura pas : Tâches que vous avez identifiées et auxquelles vous ne consacrerez pas de temps pour le moment.

Notez toutes vos tâches et séparez-les en quatre catégories (j'utilise un tableau Trello pour glisser et déposer facilement les éléments). J'ai également ajouté une cinquième catégorie : "Terminé", pour que je puisse voir toutes les tâches que j'ai terminées, comme un petit coup de pouce sympathique. Une fois que vous avez décomposé toutes vos tâches, il est très probable que votre liste des "choses à faire" soit considérablement plus courte que votre liste de tâches initiale. En fait, cette liste des "indispensables" est votre liste de tâches réelles ; c'est la liste des choses que vous devez réellement faire, et les autres sont des choses que vous pouvez faire si vous avez le temps. Cette méthode est inestimable pour identifier les priorités et concentrer votre temps sur ce qui nécessite vraiment votre attention.

La méthode MoSCoW fait l'objet de deux critiques principales. La première est qu'il n'y a pas de définition inviolable des "Must Have", "Should Have", etc. mais à un niveau personnel, je considère que c'est la beauté du système. Si je travaille sur un projet personnel dont je sais qu'il m'apportera une grande satisfaction mais qui n'est pas une question de vie ou de mort, je peux choisir de le faire passer dans la liste des "Must Have". Ainsi, plutôt que de passer en revue tous les "Il faut" et les "Je devrais" avant de trouver le temps de faire quelque chose qui m'apporte une satisfaction personnelle, je peux traiter ma tâche personnelle comme une priorité élevée et lui consacrer du temps en conséquence.

La deuxième critique de la méthode MoSCoW est qu'il n'y a pas de période définie pendant laquelle vous réévaluez ce qui est prioritaire. Ce qui nous amène à...

Revue, Revue, Revue

Avec cette méthode, vous pouvez choisir la fréquence à laquelle vous passez en revue toutes vos tâches et réévaluez vos priorités. Je consulte la liste tous les jours, j'y ajoute les nouvelles tâches qui se présentent et je m'en sers pour identifier mes principales tâches à faire pour la journée. J'ai ensuite programmé un rappel dans mon calendrier toutes les deux semaines pour revoir et réévaluer mes priorités. Vous avez quelque chose dans votre liste de "choses à ne pas faire" sur lequel vous voulez commencer à travailler maintenant ? Mettez-le en avant. La date limite est dépassée pour un élément de votre liste "À faire" ? Rayez-le.

La révision est une autre facette essentielle de la gestion de projet que beaucoup d'entre nous négligent dans leur propre gestion du temps, mais elle est essentielle pour s'assurer que vos priorités sont toujours alignées et pour examiner vos progrès en cours de route. L'examen permet également de réfléchir. Nous avons tendance à nous fixer sur ce que nous devons faire et à ignorer tout ce que nous avons déjà accompli. Tout comme ces objectifs initiaux vous ont motivé au départ, c'est la réflexion et la révision qui vous donneront l'énergie nécessaire pour continuer.

En résumé, ce que la gestion de projet m'a appris, c'est de toujours garder un œil sur la situation dans son ensemble. Plus que de cocher les tâches à accomplir, la clé d'une productivité durable consiste à garder vos objectifs à l'esprit, à identifier vos priorités et à réfléchir à vos progrès. C'est en adoptant une vision macrocosmique que vous parviendrez à atteindre tous vos objectifs et à vous mettre sur la voie du succès.

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