Was mich das Projektmanagement über Aufgabenlisten gelehrt hat

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Aktualisiert: 21. Juni 2023

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Man kann davon ausgehen, dass viele Menschen, die diesen Artikel angeklickt haben, wie ich, unzählige Artikel über Produktivität gelesen haben. Oft sind die Autoren dieser Artikel CEOs und Unternehmer. Ihre Fähigkeit, mit vielen verschiedenen Prioritäten zu jonglieren und ihre Zeit effektiv zu verwalten, ist in der Tat bewundernswert. Ich würde jedoch behaupten, dass es an fast jedem Arbeitsplatz eine ungenutzte Ressource gibt, die uns allen helfen kann, unsere persönlichen Projekte besser zu planen und durchzuführen: die Projektmanager. Sie sind im Grunde genommen Experten für die akribische Planung von Projekten und dafür, dass To-Do-Listen abgehakt werden.

Nachdem ich vor kurzem eine sehr grundlegende agile Schulung absolviert habe, hat sich die Art und Weise, wie ich meine persönlichen Aufgaben organisiere, grundlegend geändert - zum Besseren. Außerdem wünschte ich mir, ich hätte meine Freunde und Kollegen, die Projektmanager sind, früher nach ihren Erfahrungen gefragt!

Produktivitätsziele zuerst identifizieren

Meine Planung hat sich zunächst dahingehend geändert, dass ich Ziele und gewünschte Ergebnisse festlege, bevor ich mit der Identifizierung von Aufgaben beginne. Das klingt vielleicht sehr einleuchtend, aber wie viele von uns nehmen sich tatsächlich die Zeit, dies zu tun, bevor sie anfangen, all die einzelnen Aufgaben aufzuschreiben, die sie erledigen müssen?

Diejenigen unter Ihnen, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, sollten herausfinden, wie der Erfolg aussieht und warum Sie das Projekt in Angriff nehmen. Zum Beispiel: "Die neue Funktion wird bis Ende des zweiten Quartals eingeführt", und "Die Benutzer werden sich leichter miteinander austauschen können, und es werden mehr sinnvolle Verbindungen hergestellt". Wenn Sie aufschreiben, was Sie sich von dem Projekt erhoffen und warum Sie es überhaupt in Angriff nehmen, ist das ein großer Motivationsschub für den weiteren Verlauf.

Wer kein konkretes Projekt im Sinn hat, sondern einfach nur seine Aufgaben und seine Planung optimieren möchte, sollte sich eine Frist setzen - sagen wir drei Monate - und die gewünschten Ergebnisse davon abhängig machen, was er in dieser Zeit verändern möchte. Zum Beispiel: "Erledigung des gesamten Papierkrams und der Buchhaltung in den nächsten drei Monaten", oder "erste 100 Seiten meines Romans geschrieben". Es ist viel einfacher, etwas zu erreichen, wenn Sie sich klar und deutlich vor Augen führen, worauf Sie hinarbeiten und warum Sie eine Veränderung anstreben.

Organisieren Sie Ihre To-Do-Liste: Muss-Dos, Sollte-Dos, Könnte-Dos

Die vielleicht tiefgreifendste Veränderung, die das Projektmanagement in meiner persönlichen Planung bewirkt hat, ist die Art und Weise, wie ich To-Do-Listen schreibe. Ich schreibe nicht mehr jede mögliche Aufgabe, die ich erledigen könnte, ohne Themen oder Organisation in eine Listen-App oder ein Notizbuch. Stattdessen gliedere ich jede meiner Aufgaben in Kategorien.

Die Methode, die ich kennengelernt habe, ist die MoScOW-Methode. Sie wird in erster Linie verwendet, um zu klären, welche Prioritäten in Teams gesetzt werden sollten, aber ich habe sie auch auf persönlicher Ebene als unschätzbar wertvoll empfunden. Einfach ausgedrückt: Man teilt seine Aufgaben in vier Kategorien ein:

Must Have: Die absolut kritischen Aufgaben, die Sie unbedingt erledigen müssen

Sollte man haben: Wichtige Aufgaben, aber die Welt geht nicht unter, wenn sie nicht erledigt werden

Könnte man haben: Aufgaben, deren Erledigung wünschenswert wäre, die Sie sich aber nur ansehen, wenn Sie Zeit haben

Will ich nicht haben: Aufgaben, die Sie identifiziert haben, denen Sie im Moment keine Zeit widmen werden

Schreiben Sie alle Ihre Aufgaben auf und teilen Sie sie in vier Kategorien ein (ich verwende ein Trello-Board, um Elemente einfach per Drag & Drop zu verschieben). Ich habe auch eine fünfte Kategorie hinzugefügt: "Erledigt", damit ich alle Aufgaben sehen kann, die ich erledigt habe, was mir einen kleinen Schub gibt. Wenn Sie alle Ihre Aufgaben aufgeschlüsselt haben, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihre "Must Have"-Liste wesentlich kürzer sein wird als Ihre ursprüngliche Aufgabenliste. Im Wesentlichen ist diese "Muss"-Liste Ihre eigentliche Aufgabenliste; dies ist die Liste der Dinge, die Sie wirklich erledigen müssen, und die anderen sind Dinge, die Sie erledigen können, wenn Sie Zeit haben. Diese Methode ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, Prioritäten zu setzen und Ihre Zeit auf das zu konzentrieren, was wirklich Ihre Aufmerksamkeit braucht.

Es gibt zwei Hauptkritikpunkte an der MoSCoW-Methode. Der erste ist, dass es keine unumstößliche Definition der "Muss "s, "Sollte "s usw. gibt - aber auf persönlicher Ebene halte ich das für das Schöne an diesem System. Wenn ich auf ein persönliches Projekt hinarbeite, von dem ich weiß, dass es mir sehr viel Erfüllung bringen wird, bei dem es aber nicht um Leben und Tod geht, kann ich es auf die "Muss"-Liste setzen. Auf diese Weise muss ich nicht erst alle "Muss"- und "Sollte"-Listen durchgehen, bevor ich mir Zeit für etwas nehme, das mir persönliche Befriedigung verschafft, sondern ich kann meine persönliche Aufgabe als hohe Priorität behandeln und mir entsprechend Zeit nehmen.

Der zweite Kritikpunkt an der MoSCoW-Methode ist, dass es keine definierte Zeitspanne gibt, in der man neu bewerten kann, was Priorität hat. Das bringt uns zu...

Überprüfung, Überprüfung, Überprüfung

Bei dieser Methode können Sie selbst entscheiden, wie oft Sie alle Ihre Aufgaben durchgehen und Ihre Prioritäten neu bewerten. Ich schaue mir die Liste jeden Tag an, füge alle neuen Aufgaben hinzu, die sich ergeben, und verwende die Listen, um meine wichtigsten Aufgaben für den jeweiligen Tag zu ermitteln. Alle zwei Wochen setze ich mir dann eine Erinnerung in den Kalender, um die Prioritäten neu zu bewerten. Haben Sie etwas auf Ihrer Liste, das Sie nicht haben wollen und das Sie jetzt in Angriff nehmen möchten? Verschieben Sie es nach oben. Ist die Frist für etwas auf Ihrer "Sollte ich haben"-Liste abgelaufen? Streichen Sie es.

Die Überprüfung ist ein weiterer wichtiger Aspekt des Projektmanagements, den viele von uns in ihrem eigenen Zeitmanagement vernachlässigen - sie ist jedoch von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihre Prioritäten stets im Einklang stehen, und um Ihre Fortschritte auf dem Weg dorthin zu überprüfen. Die Überprüfung bietet auch Zeit zum Nachdenken - wir neigen dazu, uns auf das zu konzentrieren, was wir noch zu tun haben, und übersehen dabei, wie viel wir bereits erreicht haben. Genauso wie die anfänglichen Ziele Sie zu Beginn motiviert haben, sind es die Reflexion und die Überprüfung, die Ihnen den Treibstoff zum Weitermachen geben.

Kurz gesagt: Das Projektmanagement hat mich gelehrt, immer das große Ganze im Auge zu behalten. Mehr noch als das Abhaken von Aufgaben liegt der Schlüssel zu dauerhafter Produktivität darin, seine Ziele im Auge zu behalten, seine Prioritäten festzulegen und seine Fortschritte zu reflektieren. Eine makrokosmische Sichtweise ist das, was Sie auf dem richtigen Weg hält, um alle Ihre Ziele zu erreichen, und was Sie auf den Weg zum Erfolg bringt.

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