Vad projektledning har lärt mig om att-göra-listor

Man kan nog säkert anta att många som klickat på den här artikeln, precis som jag, har läst otaliga artiklar om produktivitet. Ofta är författarna till dessa artiklar VD:ar och entreprenörer. Deras förmåga att hantera många olika prioriteringar samtidigt och effektivt planera sin tid är verkligen beundransvärd. Men jag skulle vilja hävda att det finns en outnyttjad resurs på nästan varje arbetsplats, en resurs som kan hjälpa oss alla att planera och genomföra våra personliga projekt bättre: projektledarna. De är ju i grunden experter på att noggrant planera projekt och se till att uppgifterna på att-göra-listorna blir avklarade.

Efter att nyligen ha genomgått en mycket grundläggande utbildning i agila metoder har mitt sätt att organisera mina personliga uppgifter förändrats radikalt – till det bättre. Det har också fått mig att önska att jag hade bett mina vänner och kollegor som är projektledare om deras synpunkter redan tidigare!

Fastställ produktivitetsmålen först

Det första sättet på vilket min planering har förändrats är att jag fastställer mål och önskade resultat innan jag börjar identifiera uppgifter. Det kanske låter uppenbart, men hur många av oss tar sig egentligen tid att göra detta innan vi börjar skriva ner alla enskilda uppgifter som vi måste utföra?

För er som arbetar med ett specifikt projekt: definiera vad framgång innebär och varför ni genomför projektet. Till exempel: ”Den nya funktionen kommer att lanseras i slutet av andra kvartalet” och ”Användarna kommer att kunna interagera med varandra enklare, och mer meningsfulla kontakter kommer att skapas”. Att skriva ner vad ni hoppas få ut av projektet och varför ni tar er an det från början kommer att vara en enorm motivationskälla under arbetets gång.

För dig som inte har några specifika projekt i åtanke, utan bara vill optimera dina uppgifter och din planering, kan du sätta en tidsfrist – till exempel tre månader – och utgå från vad du vill förändra under den tiden när du fastställer dina önskade resultat. Till exempel: ”All pappersarbete och bokföring ska vara klar inom de kommande tre månaderna” eller ”De första 100 sidorna av min roman ska vara skrivna.” Det är mycket lättare att få saker gjorda om du har en tydlig och ständig påminnelse om vad du arbetar mot och varför du försöker åstadkomma en förändring.

Så här organiserar du din att-göra-lista: Måste-göra, Bör-göra, Kan-göra

Det kanske mest genomgripande sättet som projektledning har förändrat min personliga planering på är hur jag skriver att-göra-listor. Jag skriver inte längre ner varenda tänkbar uppgift jag skulle kunna göra – utan någon röd tråd eller struktur – i en lista-app eller anteckningsbok. Istället delar jag upp varje uppgift i olika kategorier.

Den metodik jag fick lära mig var MoScOW-metoden. Den används främst för att klargöra vad som bör prioriteras mellan olika team, men jag har också upplevt den som oerhört värdefull på ett personligt plan. Enkelt uttryckt delar man upp sina uppgifter i fyra kategorier:

Måste ha: De absolut viktigaste uppgifterna som du absolut måste utföra

Borde ha: Viktiga uppgifter, men världen går inte under om de inte blir gjorda

Kunde ha varit: Uppgifter som det vore bra att utföra, men som du bara tar itu med om du har tid

Kommer inte att ha: Uppgifter som du har identifierat och som du för tillfället inte kommer att ägna någon tid åt

Skriv ner alla dina uppgifter och dela in dem i fyra kategorier (jag använder en Trello-tavla för att enkelt kunna dra och släppa poster). Jag har också lagt till en femte kategori: ”Klart”, så att jag kan se alla uppgifter jag har avslutat – det ger en liten extra kick. När du väl har delat upp alla dina uppgifter är det mycket troligt att din ”Måste-ha”-lista kommer att bli betydligt kortare än din ursprungliga att-göra-lista. I grund och botten är den där ”Måste-ha”-listan din egentliga att-göra-lista; det här är listan över saker du faktiskt måste göra, och det övriga är saker som du kan ta itu med om du har tid. Den här metoden är ovärderlig för att identifiera prioriteringar och fokusera din tid på det som verkligen behöver din uppmärksamhet.

Det finns två huvudsakliga kritikpunkter mot MoSCoW-metoden. Den första är att det inte finns någon fast definition av vad som är ”Måste ha”, ”Bör ha” och så vidare – men personligen anser jag att just detta är det fina med systemet. Om jag arbetar med ett personligt projekt som jag vet kommer att ge mig enorm tillfredsställelse men som inte är en fråga om liv och död, kan jag välja att flytta upp det till listan över ”Must Have”. På det sättet behöver jag inte gå igenom alla ”Must” och ”Should” innan jag avsätter tid för något som ger mig personlig tillfredsställelse, utan kan istället behandla min personliga uppgift som högprioriterad och avsätta tid därefter.

Den andra kritiken mot MoSCoW-metoden är att det inte finns någon fastställd tidsperiod då man omvärderar vad som är prioriterat. Vilket leder oss till…

Recension, recension, recension

Med den här metoden kan du själv välja hur ofta du vill gå igenom alla dina uppgifter och omvärdera dina prioriteringar. Jag tittar på listan varje dag, lägger till nya uppgifter som dyker upp och använder listorna för att identifiera de viktigaste uppgifterna för dagen. Jag har sedan ställt in en kalenderpåminnelse en gång varannan vecka för att gå igenom och omvärdera prioriteringarna. Har du något på din ”Kommer inte att göra”-lista som du vill börja arbeta med nu? Flytta upp det. Har tidsfristen gått ut för något på din ”Borde ha gjort”-lista? Stryk det.

Utvärdering är en annan viktig del av projektledning som många av oss försummar i vår egen tidshantering – men den är avgörande för att se till att dina prioriteringar alltid stämmer överens och för att följa upp dina framsteg längs vägen. Utvärdering ger också utrymme för reflektion – vi tenderar att fokusera på vad vi måste göra och bortser från hur mycket vi redan har åstadkommit. Precis som de ursprungliga målen höll dig motiverad när du började, är det reflektion och utvärdering som ger dig drivkraften att fortsätta.

I korthet: det projektledning har lärt mig är att alltid ha helheten i åtanke. Mer än att bara bocka av uppgifter på listan är nyckeln till varaktig produktivitet att hålla målen i åtanke, identifiera sina prioriteringar och reflektera över sina framsteg. Att anlägga ett helhetsperspektiv är det som håller dig på rätt spår för att uppnå alla dina mål och leder dig på vägen mot framgång.