Hvad projektledelse lærte mig om to-do-lister

Det er sikkert, at mange af dem, der har klikket på denne artikel, ligesom jeg, har læst utallige artikler om produktivitet. Ofte er forfatterne af disse artikler CEO'er og iværksættere. Deres evne til at jonglere med mange forskellige prioriteter og effektivt forvalte deres tid er beundringsværdig. Men jeg vil hævde, at der er en uudnyttet ressource på næsten alle arbejdspladser, som kan hjælpe os alle med at planlægge og gennemføre vores personlige projekter bedre: projektlederne. De er i bund og grund eksperter i at udarbejde minutiøse køreplaner for projekter og sørge for, at to-do-listerne bliver tjekket af, når alt kommer til alt.

Efter at jeg for nylig har gennemført en meget grundlæggende agil uddannelse, har den måde, jeg organiserer mine personlige gøremål på, ændret sig markant - til det bedre. Det har også fået mig til at ønske, at jeg havde spurgt mine projektledervenner og kolleger om deres indsigt tidligere!

Identificer produktivitetsmålene først

Den første måde, min planlægning har ændret sig på, er, at jeg identificerer mål og ønskede resultater, før jeg begynder at identificere opgaver. Det lyder måske helt indlysende, men hvor mange af os tager sig egentlig tid til at gøre dette, før vi begynder at skrive alle de individuelle opgaver ned, som vi skal udføre?

For dem af jer, der arbejder på et specifikt projekt, skal I identificere, hvordan succes ser ud, og også hvorfor I påbegynder projektet. For eksempel: "Ny funktion vil blive rullet ud ved udgangen af andet kvartal", og "Brugerne vil være i stand til at engagere sig lettere med hinanden, og der vil blive etableret flere meningsfulde forbindelser". Hvis du skriver ned, hvad du håber at få ud af projektet, og hvorfor du overhovedet påtager dig det, vil det være en stor motivationsfaktor undervejs.

For dem, der ikke har specifikke projekter i tankerne, men blot ønsker at optimere deres gøremål og planlægning, kan du sætte en deadline - f.eks. tre måneder - og basere dine ønskede resultater på, hvad du gerne vil ændre i løbet af den tid. For eksempel: "alt papirarbejde og regnskab skal være ordnet inden for de næste tre måneder" eller "de første 100 sider af min roman skal være skrevet". Det er meget nemmere at få tingene gjort, hvis du har en klar og konstant påmindelse om, hvad du arbejder hen imod, og hvorfor du forsøger at foretage en ændring.

Organisering af din to-do-liste: Skal, bør og kunne

Måske er den mest gennemgribende måde, hvorpå projektledelse har ændret min personlige planlægning, den måde, hvorpå jeg skriver to-do-lister. Jeg skriver ikke længere alle mulige opgaver, som jeg kunne udføre, uden temaer eller organisering, i en liste-app eller notesbog. I stedet opdeler jeg hver af mine opgaver i kategorier.

Den metode, som jeg blev udsat for, var MoScOW-metoden. Den bruges primært til at afklare, hvad der skal prioriteres på tværs af teams, men jeg har også fundet den uvurderlig på et personligt plan. Kort fortalt deler du dine opgaver op i fire kategorier:

Must Have: De helt kritiske opgaver, som du absolut skal udføre

Should Have: Vigtige opgaver, men verden går ikke under, hvis de ikke bliver udført

Could Have: Tasks that would be desirable to complete, but you'll only look at if you have time

Won't Have: Opgaver, som du har identificeret, men som du ikke vil bruge tid på i øjeblikket.

Skriv alle dine opgaver ned, og del dem op i fire kategorier (jeg bruger et Trello-board, så du nemt kan trække og slippe elementer). Jeg har også tilføjet en femte kategori: "Færdig", så jeg kan se alle de opgaver, jeg har afsluttet, som et dejligt lille boost. Når du har opdelt alle dine opgaver, er det meget sandsynligt, at din "Must Have"-liste bliver betydeligt kortere end din oprindelige to-do-liste. Denne "Must Have"-liste er i bund og grund din egentlige to-do-liste; det er listen over de ting, du faktisk skal gøre, og de andre er ting, du kan nå at gøre, hvis/du har tid. Denne metode er uvurderlig til at identificere prioriteter og fokusere din tid på det, der virkelig har brug for din opmærksomhed.

Der er to hovedkritikpunkter ved MoSCoW-metoden. Den første er, at der ikke er nogen ufravigelig definition af "Must Have "s, "Should Have "s osv., men på et personligt plan anser jeg dette for at være det smukke ved systemet. Hvis jeg arbejder på et personligt projekt, som jeg ved vil give mig en enorm tilfredsstillelse, men som ikke er et spørgsmål om liv og død, kan jeg vælge at sætte det op på "Must Have"-listen. På den måde kan jeg i stedet for at gå igennem alle de "skal" og "bør", før jeg får tid til at gøre noget, der giver mig personlig tilfredsstillelse, behandle min personlige opgave som en høj prioritet og afsætte tid til det.

Den anden kritik af MoSCoW-metoden er, at der ikke er nogen defineret tidsperiode, hvor man revurderer, hvad der er en prioritet. Hvilket bringer os til...

Gennemgang, gennemgang, gennemgang, gennemgang

Med denne metode kan du selv vælge, hvor ofte du går alle dine opgaver igennem og revurderer dine prioriteter. Jeg kigger på listen hver dag, tilføjer eventuelle nye opgaver, der opstår, og bruger listerne til at identificere mine vigtigste opgaver for den pågældende dag. Jeg har derefter indstillet en påmindelse i kalenderen hver anden uge til at gennemgå og revurdere prioriteterne. Har du noget på din "vil ikke have"-liste, som du vil begynde at arbejde på nu? Skub det op. Er fristen overskredet for noget på din "bør have"-liste? Stryg det.

Gennemgang er en anden vigtig facet af projektstyring, som mange af os forsømmer i vores egen tidsstyring - men det er afgørende for at sikre, at dine prioriteter altid er i overensstemmelse med hinanden, og at du kan se dine fremskridt undervejs. Gennemgang giver også tid til refleksion - vi har en tendens til at fokusere på det, vi skal gøre, og ignorere, hvor meget vi allerede har opnået. Ligesom de oprindelige mål holdt dig motiveret, da du startede, er det at reflektere og gennemgå dem, der vil give dig brændstof til at fortsætte.

Kort sagt: Det, som projektledelse lærte mig, var, at jeg altid skulle holde øje med det store billede. Nøglen til vedvarende produktivitet er mere end at krydse opgaver af, at holde dine mål for øje, identificere dine prioriteter og reflektere over dine fremskridt. Det er det makrokosmiske synspunkt, der holder dig på sporet til at nå alle dine mål og bringer dig på rette vej til succes.