Proste strategie na różnorodne spotkania

Jeśli chodzi o różnorodność i integrację w miejscu pracy, statystyki mówią same za siebie: według badań przeprowadzonych przez firmę McKinsey miejsca pracy charakteryzujące się różnorodnością etniczną mają o 35% większe szanse na osiągnięcie lepszych wyników niż ich mniej zróżnicowani konkurenci, a firmy o zróżnicowanym składzie pod względem płci mają o 15% większe szanse na osiągnięcie lepszych wyników. Analityk rynkowy Josh Bersin stwierdza że różnorodne przedsiębiorstwa mają 1,7 razy większe szanse na to, by stać się liderami innowacji, a także magazyn „Harvard Business Review” raporty że mają o 70% większe szanse na zdobycie nowych rynków. Co więcej, agencja rekrutacyjna Glassdoor stwierdza że 67% osób poszukujących pracy uznaje różnorodność za ważny czynnik przy ocenie potencjalnych miejsc pracy. Oprócz tego, że odzwierciedlają one różnorodność świata, w którym żyjemy, zróżnicowane miejsca pracy są bardziej pożądane oraz bardziej konkurencyjni niż ich odpowiednicy. A jednak…

Weźmy za przykład Stany Zjednoczone: w 2016 roku magazyn „Fortune” podał, że tylko 4% stanowisk dyrektorów generalnych w firmach z listy Fortune 500 zajmowały kobiety. W rzeczywistości nie tylko było mniej kobiet na stanowiskach dyrektorów generalnych niż mężczyzn, ale było ich mniej niż mężczyzn o imieniu Dave pełniących tę funkcję. Niedawne badania wykazały również, że Afroamerykanie mają o 16% mniejsze szanse na zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną – jest to niekorzystna sytuacja, która zaczyna się jeszcze zanim przekroczą próg firmy. Poza Stanami Zjednoczonymi sytuacja wygląda bardzo podobnie.

Co zatem stanowi przeszkodę, jeśli chodzi o różnorodność w miejscu pracy? Długa odpowiedź brzmi: istnieje wiele strukturalnych i systemowych uprzedzeń, które trzeba przezwyciężyć. Istnieją jednak również praktyczne i łatwe do wdrożenia strategie, które mogą mieć realny wpływ na tworzenie i pielęgnowanie różnorodnego, sprzyjającego integracji środowiska pracy. Na każdym poziomie organizacji, od rekrutacji, przez awanse, aż po organizację spotkań, jest wiele do zrobienia. W Doodle spotkania są właśnie naszą specjalnością, dlatego z radością dzielimy się naszymi spostrzeżeniami na temat tworzenia i utrzymywania różnorodnych, sprzyjających integracji spotkań.

Przed spotkaniem

Praca nad stworzeniem spotkań sprzyjających integracji zaczyna się jeszcze przed samym spotkaniem. Dzięki kilku prostym i praktycznym przygotowaniom zrobisz duży krok w kierunku organizowania spotkań, podczas których każdy czuje się swobodnie i ma motywację do udziału.

Zacznij od przejrzenia listy zaproszonych osób: czy skład uczestników kluczowych spotkań odzwierciedla różnorodność Twojego miejsca pracy? Jeśli nie, łatwo to naprawić! Wprowadź zmiany i zaproś innych uczestników – pamiętaj, że nowe głosy mogą wnieść świeże pomysły.

A co, jeśli lista uczestników twoich spotkań jest już zróżnicowana, a mimo to za każdym razem widzisz te same twarze? Być może musisz przyjrzeć się sprawie nieco dokładniej. Czy istnieje powód, dla którego niektórzy nie pojawiają się na ważnych spotkaniach? Dlaczego niektórzy spóźniają się lub wychodzą przed czasem? Dlaczego niektórzy nigdy nie zabierają głosu? Spróbuj zweryfikować harmonogram spotkań z kalendarzem świąt religijnych i etnicznych. Jeśli podczas spotkań zapewniasz poczęstunek, zadbaj o uwzględnienie różnorodnych kulturowych wymagań żywieniowych i wyraźnie oznacz opcje wegetariańskie, halal oraz koszerne.

Planując ważne spotkania, należy uwzględnić potrzeby rodziców pracujących: spotkania wczesnym rankiem oraz te, które się przedłużają, mogą kolidować z obowiązkami rodzinnymi. Postaraj się z wyprzedzeniem poprosić uczestników o uwagi dotyczące porządku obrad – dzięki temu poczują się oni częścią spotkania i będą bardziej zaangażowani w jego wynik, a Ty unikniesz przeoczenia kwestii, które mogą być ważne dla innych. Wreszcie, przekazanie uczestnikom jak największej ilości materiałów przed spotkaniem pozwoli im zapoznać się z nimi w dogodnym dla siebie czasie, co oznacza, że osoby z niepełnosprawnościami lub różnorodnymi potrzebami edukacyjnymi nie będą miały trudności z nadążaniem za przebiegiem spotkania.

Podczas spotkania

No dobrze, przygotowałeś się i zadbałeś o to, by różnorodna grupa osób nie tylko mogła wziąć udział w spotkaniu, ale także czuła się swobodnie, zabierając w nim głos. Jednak zanim spotkanie dobiegło końca, dyskusję zdominowało te same kilka osób. To powszechny problem: podczas typowego spotkania z udziałem 8 osób 3 osoby mówią przez 70% czasu. A te dominujące głosy mogą z łatwością zagłuszyć bardziej zróżnicowane punkty widzenia. Podczas spotkań kluczowe znaczenie ma nadanie odpowiedniego tonu, tak aby każdy mógł wziąć w nich udział i czuł, że jego wkład jest doceniany. Jeśli zauważysz, że te same kilka osób raz po raz przejmuje kontrolę nad spotkaniem, rozważ wprowadzenie ogólnofirmowych wytycznych zakazujących przerywania podczas spotkań. Jeśli prowadzisz spotkanie i zauważysz, że jedna osoba często przerywa, warto grzecznie interweniować w takiej sytuacji, a później poruszyć tę kwestię z tą osobą. Jeśli chcesz uzyskać opinie na temat kluczowej kwestii, możesz również spróbować poprosić po kolei każdego uczestnika o wypowiedź. Możesz nawet zadać pytanie i dać uczestnikom kilka minut na spisanie odpowiedzi przed ich przedstawieniem. Daje to wszystkim czas na uporządkowanie myśli i zapobiega tworzeniu się atmosfery rywalizacji, w której najgłośniejsze i najszybsze głosy są słyszane jako pierwsze.

Oprócz zapobiegania przerwom ważne jest również, by dawać głos różnym osobom i dbać o to, by pomysły były prawidłowo przypisywane ich autorom. Strategia ta może polegać po prostu na powtórzeniu czyjegoś pomysłu i wyraźnym podaniu nazwiska tej osoby — i, jak przekonały się pracownice Białego Domu za czasów Obamy, może to przynieść korzyści. Jak donosi „Washington Post”:

„Pracownice przyjęły strategię prowadzenia spotkań, którą nazwały »wzmocnieniem«: gdy któraś z kobiet przedstawiała kluczową uwagę, inne kobiety ją powtarzały, przypisując jej autorce zasługi. To zmuszało obecnych w sali mężczyzn do uznania tego wkładu — i pozbawiało ich możliwości przywłaszczenia sobie tego pomysłu”.

W pierwszej kadencji Obamy większość jego najwyższych rangą współpracowników stanowili mężczyźni. W drugiej kadencji połowa wszystkich departamentów Białego Domu była kierowana przez kobiety. Wygląda na to, że ta strategia, mająca na celu zwiększenie widoczności wkładu kobiet, przyniosła oczekiwane rezultaty.

Kiedy miejsca pracy są zróżnicowane i sprzyjają integracji, zyskuje na tym każdy i wszystko — w tym wyniki finansowe. A dzięki tym prostym strategiom budowanie kultury organizacyjnej sprzyjającej integracji można rozpocząć już od spotkań. W końcu spotkanie, na którym wszystkie głosy są doceniane i wysłuchane, to spotkanie udane.