Estratégias simples para reuniões diversas

Quando se trata de diversidade e inclusão no local de trabalho, as estatísticas contam a história: os locais de trabalho etnicamente diversificados têm 35% mais probabilidade de superar seus concorrentes menos diversificados, e as empresas com uma composição diversificada de gênero têm 15% mais probabilidade de superar seus concorrentes, de acordo com a pesquisa da McKinsey. O analista de mercado Josh Bersin finds que empresas diversas têm 1,7 vezes mais probabilidade de serem líderes em inovação e a Harvard Business Review reports que têm 70% mais probabilidade de captar novos mercados. Não apenas isso, mas a agência de recrutamento Glassdoor finds que 67% dos candidatos a emprego classificam a diversidade como um fator importante na avaliação de potenciais locais de trabalho. Além de refletir o mundo diverso em que vivemos, os diversos locais de trabalho são mais desejáveis e mais competitivos que seus contrapartes. E ainda assim...

Tomemos os Estados Unidos como um estudo de caso: Em 2016, a Fortune informou que apenas 4% dos cargos de CEO em empresas da Fortune 500 eram ocupados por mulheres. Na verdade, não só havia menos CEOs femininos do que CEOs masculinos, mas também menos CEOS femininos do que CEOS masculinos chamados Dave. E um estudo recente revelou que os negros americanos são 16% menos propensos a serem chamados para uma entrevista de emprego, uma desvantagem que começa antes mesmo que eles passem pela porta. A situação fora dos Estados Unidos é muito parecida.

Qual é, então, o escolho quando se trata de diversidade no local de trabalho? A longa resposta é que existe um grande preconceito estrutural e sistêmico que precisa ser superado. Mas também há estratégias acionáveis e fáceis de implementar no local de trabalho que podem ter impacto real quando se trata de fomentar e nutrir um ambiente de trabalho diversificado e inclusivo. Em todos os níveis do ambiente de trabalho, desde a contratação até a promoção e a realização de reuniões, há trabalho a ser feito. Na Doodle, as reuniões são apenas a nossa casa do leme, e é por isso que estamos entusiasmados em compartilhar nossas idéias para criar e sustentar reuniões diversas e inclusivas.

Antes da Reunião*

O trabalho de criação de reuniões inclusivas começa antes da própria reunião. Com alguns preparativos simples e práticos, você estará bem encaminhado para realizar reuniões onde todos se sentem confortáveis e encorajados a participar.

Comece verificando sua lista de convidados: a composição dos participantes nas principais reuniões reflete a composição diversificada de seu local de trabalho? Se não, essa é uma correção fácil! Mude as coisas e convide participantes diferentes - não se esqueça, vozes novas podem trazer idéias novas.

Mas e se você já tiver uma lista diversificada de convidados para suas reuniões, mas ainda assim você vê as mesmas caras todas as vezes? Talvez você precise cavar um pouco mais fundo. Existe alguma razão para algumas pessoas não comparecerem a reuniões importantes? Por que algumas pessoas chegam tarde ou se esquivam cedo? Por que algumas pessoas parecem nunca falar mais alto? Tente verificar sua reunião agendada em relação a um calendário de feriados religiosos e étnicos. Se você fornecer refrescos nas reuniões, certifique-se de atender a uma série de exigências dietéticas culturais e identifique claramente as opções vegetarianas, Halal e Kosher.

Considere o trabalho dos pais quando agendar reuniões críticas: reuniões de manhã cedo e reuniões que se atrasam podem entrar em conflito com as obrigações familiares. Fazendo um esforço para convidar contribuições sobre a agenda de sua reunião antes do tempo pode ajudar as pessoas a se sentirem incluídas na reunião e investir em seu resultado, e ajudá-lo a evitar ignorar questões que podem ser importantes para os outros. Finalmente, a circulação do máximo de material possível antes da reunião permitirá que os participantes a examinem em seu próprio tempo, o que significa que as pessoas com deficiências ou necessidades de aprendizagem diversas não terão dificuldades para acompanhar quando a reunião estiver em andamento.

Durante a Reunião*

Certo, você fez sua preparação e garantiu que uma gama diversificada de pessoas não só possam comparecer, mas também se sintam à vontade para participar de sua reunião. Mas, no momento em que você terminou, as mesmas poucas vozes dominaram a discussão. É um problema comum: em uma reunião típica de 8 pessoas, 3 pessoas fazem 70% das conversas. E estas vozes dominantes podem facilmente abafar pontos de vista mais variados. Durante suas reuniões, é fundamental estabelecer o tom certo, para que todos possam participar e sentir que suas contribuições são valorizadas. Se você encontrar as mesmas poucas pessoas que tomam conta da reunião vezes sem conta, considere o estabelecimento de diretrizes para todo o local de trabalho que não estipulem interrupções nas reuniões. Se você estiver liderando uma reunião e notar que uma pessoa interrompe com freqüência, é apropriado interceder educadamente quando isso acontecer e trazer o assunto à tona mais tarde. Se você estiver procurando feedback sobre um assunto crítico, você também pode tentar dar a volta à mesa e buscar a contribuição de cada participante por sua vez. Você poderia até tentar fazer uma pergunta e dar aos participantes alguns minutos para anotar suas respostas antes de compartilhar. Isto dá a todos tempo para preparar seus pensamentos e desencoraja o tipo de ambiente competitivo onde as vozes mais altas e mais rápidas são as primeiras a serem ouvidas.

Além de se proteger contra interrupções, é importante ampliar as diversas vozes e garantir que as idéias sejam corretamente atribuídas. Esta estratégia pode ser tão simples quanto repetir a idéia de alguém e atribuir-lhe seu nome enfaticamente - e, como as funcionárias da Casa Branca Obama descobriram, ela pode pagar dividendos. Como informa o Washington Post:

As funcionárias adotaram uma estratégia de reunião que chamaram de "amplificação": Quando uma mulher fazia um ponto chave, outras mulheres o repetiam, dando crédito ao seu autor. Isto forçou os homens na sala a reconhecer a contribuição - e lhes negou a chance de reivindicar a idéia como sua própria".

No primeiro mandato de Obama, a maioria de seus funcionários superiores era composta por homens. Em seu segundo mandato, metade de todos os departamentos da Casa Branca foi presidida por mulheres. Parece que esta estratégia, projetada para tornar as contribuições das mulheres mais visíveis, funcionou.

Quando os locais de trabalho são diversos e inclusivos, todos e tudo - inclusive o resultado final - se beneficiam. E, graças a estas estratégias simples, uma cultura de trabalho mais inclusiva pode começar com suas reuniões. Afinal, uma reunião onde todas as vozes são valorizadas e ouvidas é uma grande reunião.