Enkla strategier för mångfaldiga möten

När det gäller mångfald och inkludering på arbetsplatsen talar statistiken sitt tydliga språk: enligt en undersökning från McKinsey har etniskt mångfaldiga arbetsplatser 35 % större sannolikhet att prestera bättre än sina mindre mångfaldiga konkurrenter, och företag med en jämn könsfördelning har 15 % större sannolikhet att prestera bättre. Marknadsanalytikern Josh Bersin konstaterar att mångfaldiga företag har 1,7 gånger större sannolikhet att vara innovationsledare och Harvard Business Review rapporter att de har 70 % större sannolikhet att erövra nya marknader. Och inte nog med det, utan rekryteringsföretaget Glassdoor konstaterar att 67 % av arbetssökande anser att mångfald är en viktig faktor när de utvärderar potentiella arbetsplatser. Förutom att de speglar den mångfaldiga värld vi lever i är mångfaldiga arbetsplatser mer eftertraktade och mer konkurrenskraftiga än sina motsvarigheter. Och ändå…

Låt oss ta USA som exempel: År 2016 rapporterade tidningen Fortune att endast 4 % av VD-posterna i Fortune 500-företagen innehades av kvinnor. Faktum är att det inte bara fanns färre kvinnliga VD:ar än manliga, utan att det fanns färre kvinnliga VD:ar än det fanns manliga VD:ar som hette Dave. En färsk studie har dessutom visat att svarta amerikaner har 16 % mindre sannolikhet att bli kallade till en anställningsintervju – en nackdel som börjar redan innan de ens kommer in genom dörren. Situationen utanför USA ser i stort sett likadan ut.

Vad är då det största hindret när det gäller mångfald på arbetsplatsen? Det långa svaret är att det finns en hel del strukturella och systematiska fördomar som måste övervinnas. Men det finns också praktiska och lättgenomförbara strategier för arbetsplatsen som kan ge verklig effekt när det gäller att främja och vårda en mångfaldig och inkluderande arbetsmiljö. På alla nivåer på arbetsplatsen, från rekrytering och befordran till att hålla möten, finns det arbete att göra. På Doodle råkar möten vara vår specialitet, och därför är vi glada att kunna dela med oss av våra insikter om hur man skapar och upprätthåller mångfaldiga och inkluderande möten.

Inför mötet

Arbetet med att skapa inkluderande möten börjar redan innan mötet äger rum. Med några enkla och praktiska förberedelser är du på god väg att genomföra möten där alla känner sig bekväma och uppmuntrade att delta.

Börja med att gå igenom din gästlista: speglar sammansättningen av deltagarna vid viktiga möten den mångfald som finns på din arbetsplats? Om inte, är det lätt att åtgärda! Byt ut deltagarna och bjud in andra personer – glöm inte att nya röster kan ge nya idéer.

Men vad händer om du redan har en mångfaldig deltagarlista för dina möten, men ändå ser samma ansikten varje gång? Då kanske du behöver gräva lite djupare. Finns det någon anledning till att vissa personer uteblir från viktiga möten? Varför kommer vissa för sent eller smyger iväg tidigt? Varför verkar vissa aldrig säga något? Försök att jämföra ditt möteschema med en kalender över religiösa och etniska helgdagar. Om du bjuder på förfriskningar vid mötena, se till att du tar hänsyn till en rad kulturella kostkrav och tydligt märker ut vegetariska, halal- och kosheralternativ.

Tänk på föräldrar som arbetar när du planerar viktiga möten: möten tidigt på morgonen och möten som drar ut på tiden riskerar att krocka med familjeåtaganden. Om du tar dig tid att be om synpunkter på mötesagendan i förväg kan det bidra till att deltagarna känner sig delaktiga i mötet och engagerade i resultatet, och det hjälper dig att undvika att förbise frågor som kan vara viktiga för andra. Slutligen gör det att deltagarna kan ta del av materialet i lugn och ro om du skickar ut så mycket material som möjligt före mötet, vilket innebär att personer med funktionsnedsättningar eller olika inlärningsbehov inte kommer att ha svårt att hänga med när mötet pågår.

Under mötet

Okej, du har förberett dig och sett till att en mångfaldig grupp människor inte bara kan delta utan också ska känna sig bekväma med att bidra till mötet. Men när mötet är över har det visat sig att det är samma få röster som har dominerat diskussionen. Det är ett vanligt problem: i ett typiskt möte med åtta deltagare står tre personer för 70 % av talet. Och dessa dominerande röster kan lätt överrösta mer varierade synpunkter. Under dina möten är det avgörande att sätta rätt ton, så att alla kan delta och känna att deras bidrag uppskattas. Om du märker att samma få personer tar över mötet gång på gång, överväg att införa riktlinjer för hela arbetsplatsen som förbjuder avbrott under möten. Om du leder ett möte och märker att en person avbryter ofta, är det lämpligt att artigt avbryta när det händer och ta upp frågan med personen senare. Om du söker feedback om en viktig fråga kan du också prova att gå runt bordet och be varje deltagare om synpunkter i tur och ordning. Du kan till och med ställa en fråga och ge deltagarna några minuter på sig att skriva ner sina svar innan de delar med sig av dem. Detta ger alla tid att samla sina tankar och motverkar den typ av konkurrenspräglad miljö där de som talar högst och snabbast är de som hörs först.

Förutom att förhindra avbrott är det viktigt att lyfta fram olika röster och se till att idéer tillskrivs rätt person. Denna strategi kan vara så enkel som att upprepa någons idé och tydligt koppla personens namn till den – och, som kvinnliga medarbetare i Obamas Vita hus upptäckte, kan det ge god utdelning. Som Washington Post rapporterar:

”De kvinnliga medarbetarna tillämpade en mötesstrategi som de kallade ’förstärkning’: När en kvinna framförde en viktig synpunkt upprepade andra kvinnor den, samtidigt som de gav äran till den som hade framfört den. Detta tvingade männen i rummet att erkänna bidraget – och hindrade dem från att ta åt sig äran för idén.”

Under Obamas första mandatperiod bestod de flesta av hans högsta medarbetare av män. Under hans andra mandatperiod leddes hälften av alla avdelningar i Vita huset av kvinnor. Det verkar som om denna strategi, som syftade till att synliggöra kvinnors insatser, fungerade.

När arbetsplatser präglas av mångfald och inkludering gynnas alla och allt – inklusive resultatet. Och tack vare dessa enkla strategier kan en mer inkluderande arbetsplatskultur börja redan på era möten. Ett möte där alla röster värdesätts och lyssnas på är ju trots allt ett bra möte.