Mikroplanowanie: trend czy tylko chwilowa moda?

W Doodle interesuje nas wszystko, co może zwiększyć naszą produktywność: w końcu naszym ostatecznym celem jest lepsza i mądrzejsza praca. Kiedy usłyszeliśmy o mikroplanowaniu, naturalnie chcieliśmy dowiedzieć się więcej. Czym więc jest ta metoda — i, co ważniejsze, czy warto ją wypróbować?

Czym jest mikroplan?

Mikroplanowanie to najnowszy trend w dziedzinie produktywności, który robi furorę w sieci — choć nie obyło się bez pewnych wątpliwości. Zasadniczo mikroplanowanie polega na podziale harmonogramu na małe przedziały czasowe — mowa tu o przedziałach trwających zaledwie 90 sekund — i przypisaniu zadania do każdego z nich. Zwolennicy mikroplanowania są przekonani o skuteczności tej techniki, ale niektórzy guru produktywności twierdzą, że jest ona zbyt radykalna, by przynieść trwałe rezultaty.

Jak więc wygląda typowy mikroplan? Cóż, wyobraź sobie zwykłą listę rzeczy do zrobienia, zawierającą kilka zadań zapisanych w formie punktorów. Mikroplan jest w zasadzie jej przeciwieństwem. Po pierwsze, dzień dzieli się na małe przedziały czasowe, a każdemu z nich przypisane jest konkretne zadanie. Zazwyczaj przedziały te trwają od 5 do 15 minut, choć krótsze zadania (takie jak przerwa na toaletę) można wcisnąć w przedziały trwające zaledwie półtorej minuty. Dzięki mikroplanowi każda minuta Twojego dnia pracy jest zaplanowana.

Dlaczego warto stosować mikrozarządzanie czasem?

Przestrzeganie mikroharmonogramu ma jedną wyraźną zaletę: podział dnia na małe przedziały czasowe zmusza cię do rozbicia dużych zadań na mniejsze, łatwiejsze do opanowania części. Tak więc, podczas gdy tradycyjna lista zadań może zawierać tylko jedno lub dwa duże zadania — na przykład „Napisać raport” — mikroplan rozbija to zadanie na mniejsze części: „Opracować konspekt raportu”, „Zebrać dane budżetowe do raportu”, „Sporządzić wstęp do raportu”. Badania pokazuje, że duże zadania mogą nas onieśmielać; „podział” dużych zadań na małe, możliwe do zrealizowania etapy jest sprawdzoną i skuteczną strategią pozwalającą faktycznie je zrealizować.

Ponadto sporządzenie szczegółowego harmonogramu zachęca do świadomego spojrzenia na swój dzień i przemyślanego jego zaplanowania. Kiedy każda minuta jest zajęta, łatwiej jest uniknąć czynności pochłaniających czas i czynników rozpraszających uwagę. Same korzyści!

Dlaczego nie warto stosować mikrozarządzania czasem?

Ścisły mikroharmonogram może być dość wyczerpujący: ta taktyka zdecydowanie nie jest dla każdego! Po pierwsze, mikroplan nie pozostawia miejsca na błędy ani spontaniczność. Jeśli ktoś spóźni się pięć minut na zaplanowane spotkanie, reszta harmonogramu idzie na marne. Z tego samego powodu, jeśli naprawdę wciągniesz się w jedno z zaplanowanych zadań, zmiana planu może przynieść efekt odwrotny do zamierzonego.

Kolejna wada: o ile nie zaplanujesz tego specjalnie, w mikroharmonogramie nie ma miejsca na przerwy. I choć przerwy te mogą nie przynosić natychmiastowych, konkretnych rezultatów, wykazano, że odgrywają one ważną rolę w rozwijaniu kreatywności i generowaniu pomysłów.

No to jak to w końcu wygląda?

Mikroplanowanie nie jest uniwersalnym rozwiązaniem zwiększającym produktywność. Jednak strategia, która za nim stoi — świadome rozplanowywanie czasu i dzielenie dużych zadań na mniejsze, łatwiejsze do wykonania — jest słuszna. Jeśli czujesz się przytłoczony zadaniem, które wydaje się niemożliwe do wykonania, lub masz wrażenie, że pod koniec dnia pracy nie masz zbyt wielu osiągnięć na koncie, dlaczego nie spróbować mikrozarządzania czasem? Być może czeka Cię miła niespodzianka!