Mikroplanering: Trend eller bara en modefluga?

Här på Doodle är vi intresserade av allt som kan öka vår produktivitet: att arbeta bättre och smartare är ju trots allt vårt slutmål. När vi hörde talas om mikroschemaläggning blev vi naturligtvis nyfikna på att lära oss mer. Så vad handlar det om – och, ännu viktigare, borde du prova det?

Vad är ett mikroschema?

Mikroplanering är den senaste produktivitetstrenden som skapar rubriker på nätet – även om den inte går helt obemärkt förbi. I grund och botten innebär mikroplanering att man delar upp sin dag i små tidsintervaller – vi talar om tidsluckor på så kort tid som 90 sekunder – och tilldelar en uppgift till varje intervall. De som använder mikroschemaläggning svär vid den här tekniken, men vissa produktivitetsguruer menar att metoden är för extrem för att ge bestående resultat.

Hur ser då ett typiskt mikroschema ut? Tänk dig en vanlig att-göra-lista med ett antal uppgifter uppräknade i punktform. Mikroschemat är i stort sett raka motsatsen till det. Till att börja med delas dagen upp i små tidsintervaller, och varje tidsintervall tilldelas en uppgift. Vanligtvis är dessa tidsluckor mellan 5 och 15 minuter långa, även om kortare uppgifter (som att ta en toalettpaus) kan klämmas in i intervaller på så kort tid som en och en halv minut. Med ett mikroschema är varje minut av din arbetsdag planerad.

Varför ska man använda sig av mikroschemaläggning?

Att hålla sig till ett mikroschema har en tydlig fördel: genom att dela upp dagen i små tidsintervaller tvingas du att dela upp stora uppgifter i mindre, mer hanterbara delar. Så medan den traditionella att-göra-listan kanske bara innehåller en eller två stora uppgifter – saker som ”Skriv rapport” – tar mikroschemat den uppgiften och delar upp den i delmål: ”Skapa en disposition för rapporten”, ”Samla in budgetuppgifter till rapporten”, ”Skriv ett utkast till inledningen för rapporten”. Forskning visar att vi kan känna oss överväldigade av stora uppgifter; att dela upp stora uppgifter i små, hanterbara steg är en beprövad och effektiv strategi för att faktiskt få dem gjorda.

Dessutom uppmuntrar ett detaljerat schema dig att medvetet granska din dag och planera den med eftertanke. När varje minut är upptagen är det lätt att undvika tidstjuvar och distraktioner. En vinst för alla!

Varför ska man inte planera i minsta detalj?

Ett strikt mikroschema kan vara ganska krävande: den här metoden passar definitivt inte alla! För det första lämnar ett mikroschema inget utrymme för misstag eller spontanitet. Om någon kommer fem minuter för sent till ditt planerade möte, går resten av ditt schema i stöpet. På samma sätt kan det vara kontraproduktivt att byta fokus om du verkligen har kommit in i rytmen med en av dina schemalagda uppgifter.

En annan nackdel: om man inte uttryckligen planerar in det finns det inget utrymme för pauser i ett mikroschema. Och även om pauser kanske inte ger konkreta resultat direkt, har det visat sig vara viktigt för att främja kreativiteten och generera idéer.

Så, vad blir slutsatsen?

Mikroplanering är inte en produktivitetslösning som passar alla. Men strategin bakom den – att medvetet redogöra för sin tid och dela upp stora uppgifter i hanterbara delmål – är sund. Om du känner dig överväldigad av en till synes omöjlig uppgift, eller om du upplever att du aldrig har mycket att visa upp vid arbetsdagens slut, varför inte prova mikroschemaläggning? Du kanske blir positivt överraskad!