Mikroplanung: sinnvoller Trend oder Hype?

Wir hier bei Doodle interessieren uns für alles, was der Produktivitätssteigerung dienen könnte: Immerhin ist effizienteres und intelligenteres Arbeiten unser Kernthema. Und so ist es nicht weiter verwunderlich, dass wir auch das Thema Mikroplanung unter die Lupe genommen haben. Was steckt dahinter und solltest du es ausprobieren?

Was ist Mikroplanung?

Mikroplanung (engl. microscheduling) ist der neueste Produktivitätstrend. Er erlebt in der Community einen regelrechten Hype, stößt aber auch auf Skepsis. Einfach ausgedrückt geht es bei der Mikroplanung darum, den Tagesablauf in kleine Zeitfenster aufzuteilen. Die Betonung liegt dabei auf „klein“, diese Zeitfenster oder Time Slots dürfen nämlich gerne auch mal nur 90 Sekunden betragen. Jedem einzelnen Slot wird eine bestimmte Aufgabe zugeordnet. Mikroplaner schwören darauf, aber Kritiker halten diese Methode für zu extrem und glauben nicht, dass sie sich durchsetzen wird.

Wie sieht ein typischer Mikroplan aus? Stell dir eine klassische To-do-Liste vor, auf der nur grob einige Punkte als Gedächtnisstützen vermerkt sind. Nun, ein Mikroplan ist das genaue Gegenteil von „grob“. Mikroplaner gliedern ihren Tag in sehr kleine Zeitfenster, denen jeweils eine bestimmte Aufgabe zugeordnet wird. In der Regel betragen diese Zeitfenster zwischen 5 und 15 Minuten, aber manches (wie beispielsweise ein kleine Kaffeepause) wird auch in Slots von gerade einmal 90 Sekunden gequetscht. In einem Mikroplan ist jede Minute des Arbeitstages einer bestimmten Aufgabe oder Beschäftigung vorbehalten.

Die Vorteile der Mikroplanung

Der Hauptvorteil eines durchstrukturierten, in kleine Zeitfenster unterteilten Zeitplans liegt auf der Hand: Umfangreichere Aufgaben werden in kleinere unterteilt, die überschaubarer und somit leichter zu bewältigen sind. Während auf der klassischen To-do-Liste also nur eine oder zwei Hauptaufgaben stehen – beispielsweise „Bericht schreiben“ – bricht der Mikroplan die Aufgaben in einzelne Schritte auf. So wird aus „Bericht schreiben“ beispielsweise „Berichtsentwurf erstellen“, „Aktuelle Zahlen für den Bericht zusammenstellen“ und „Entwurf der Einleitung des Berichts verfassen“.

Studien belegen, dass umfangreiche Aufgaben entmutigend auf uns wirken können. Sie in kleine machbare Einzelschritte aufzuteilen, ist erwiesenermaßen eine sehr effektive Strategie, um den Überblick zu behalten und auch sehr komplexe Herausforderungen zu bewältigen.

Hinzu kommt, dass die Ausarbeitung eines Mikroplans einen zwingt, den Arbeitstag bewusst zu strukturieren. Was wiederum zu mehr Achtsamkeit führt. Wenn jede Minute verplant ist, ist schlicht kein Platz für Zeitverschwendung und Ablenkungen. Eine klare Win-win Situation!

Die Nachteile der Mikroplanung

Eine strikte Mikroplanung kann sehr einengen und das ist nicht jedermanns Sache! Zum einen lässt Mikroplanung weder Raum für Fehler noch für Spontaneität. Und wenn jemand auch nur fünf Minuten verspätet zu der von dir anberaumten Besprechung erscheint, gerät dein ganzer mühsam erstellter Zeitplan aus dem Ruder. Zum anderen kann es kontraproduktiv sein, wenn man bei einer Aufgabe gerade „im Flow“ ist und diese unterbrechen muss, weil der Zeitplan es so vorsieht.

Ein weiterer Nachteil ist, dass es keinen Raum für Auszeiten gibt – es sei denn, man hat sie zuvor eingeplant. Und auch wenn Auszeiten auf den ersten Blick unproduktiv erscheinen mögen, weiß man heute, dass sie die Kreativität beflügeln und den Einfallsreichtum fördern.

Fazit

Mikroplanung ist definitiv keine Allerweltslösung.Aber die Idee hinter diesem Konzept – bewusste Nutzung der verfügbaren Zeit und Aufbrechen umfangreicher Aufgaben in kleinere leichter zu bewältigende Etappen – ist vernünftig und sinnvoll. Wenn du dich überfordert fühlst von einer scheinbar unlösbaren Aufgabe oder wenn du das Gefühl hast, am Ende des Tages nicht viel vorweisen zu können, solltest du es mal mit Mikroplanung versuchen. Gut möglich, dass das zum Aha-Erlebnis wird!