Mikroplanlægning: Trend eller hype?

Her hos Doodle er vi interesserede i alt, der kan øge vores produktivitet: Vi arbejder trods alt bedre og smartere. Da vi hørte om microscheduling, var vi naturligvis ivrige efter at lære mere. Så hvad er det - og endnu vigtigere, bør du prøve det?

Hvad er en mikroplanlægning?

Mikroplanlægning er den seneste produktivitetstrend, der gør bølger på nettet - dog ikke uden at det har vakt et par øjenbryn. Mikroplanlægning går i bund og grund ud på at dele din tidsplan op i små intervaller - vi taler om tidsrum så korte som 90 sekunder - og tildele en opgave til hver enkelt. Mikroplanlæggere sværger til denne teknik, men nogle produktivitetsguruer siger, at taktikken er for ekstrem til at give varige resultater.

Hvordan ser et typisk mikroskema ud? Tænk på en konventionel to-do-liste med en håndfuld opgaver skrevet i punktform. Mikroskemaet er stort set det modsatte af det. Til at begynde med er dagen opdelt i små tidsrum, og hvert tidsrum er tildelt en opgave. Disse tidsrum er typisk mellem 5-15 minutter lange, selv om kortere opgaver (som f.eks. en toiletpause) kan presses ind i intervaller på så kort tid som halvandet minut. Med en mikroplanlægning er der taget højde for hvert minut af din arbejdsdag.

Hvorfor skal du mikroskemalægge?

At holde sig til en mikroplanlægning har en klar fordel: At dele din dag op i små tidsrum tvinger dig til at opdele store opgaver i mindre, mere overskuelige opgaver. Så mens den traditionelle to-do-liste måske kun indeholder en eller to store opgaver - f.eks. "Skriv rapport" - tager mikroskemaet denne opgave og deler den op - "Skitsér rapporten", "Indsaml budgettal til rapporten", "Udkast til indledning til rapporten". Forskningviser, at vi kan blive skræmt af store opgaver; at "opdele" store opgaver i små, opnåelige trin er en dokumenteret, effektiv strategi til rent faktisk at udføre dem.

Desuden tilskynder en mikroplanlægning dig til at se din dag med omtanke og planlægge den med hensigt. Når hvert eneste minut er talt op, er det let at undgå tidsrøveri og distraktioner. Win-win!

Hvorfor skal du ikke mikroskemalægge?

En streng mikroplanlægning kan være ret intens: denne taktik er bestemt ikke for alle! For det første giver en mikroplanlægning ikke plads til fejl eller spontanitet. Hvis nogen kommer fem minutter for sent til dit planlagte møde, ryger resten af din tidsplan ud af vinduet. På samme måde kan det være kontraproduktivt at skifte gear, hvis du er ved at komme godt i gang med en af dine planlagte opgaver.

En anden ulempe: Medmindre du specifikt planlægger det, er der ikke plads til nedetid i en mikroplanlægning. Og selv om nedetid måske ikke giver konkrete resultater med det samme, har det vist sig at være vigtigt for at fremme kreativiteten og generere idéer.

Så hvad er dommen?

Mikroplanlægning er ikke en universel produktivitetsløsning. Men strategien bag den - at du skal være opmærksom på din tid og opdele store opgaver i overskuelige opgaver - er sund. Hvis du føler dig overvældet af en tilsyneladende umulig opgave, eller hvis du føler, at du aldrig har meget at vise frem ved slutningen af din arbejdsdag, hvorfor så ikke prøve mikroplanlægning? Du vil måske blive positivt overrasket!