Jak świetnie poradzić sobie z oceną pracowniczą: przewodnik dla ocenianych i oceniających

Koniec roku może wiązać się z pewnymi czynnikami stresogennymi związanymi z pracą. Z niektórymi z nich, takimi jak udział w biurowej zabawie „Secret Santa”, łatwo sobie poradzić — każdy lubi oryginalny kubek do kawy! Inne wymagają nieco więcej taktu. Weźmy na przykład końcoworoczną ocenę wyników. Jeśli to Ty jesteś oceniany, perspektywa krytycznej oceny Twojej pracy może być stresująca. Jeśli to Ty oceniasz kogoś innego, udzielenie trafnej, motywującej i praktycznej informacji zwrotnej może stanowić wyzwanie. Przeprowadzenie pozytywnej i produktywnej oceny to nie lada wyzwanie, które dotyczy w równym stopniu zarówno osoby oceniającej, jak i ocenianej. Dlatego zebraliśmy kilka wskazówek przedstawiających najlepsze praktyki w zakresie ocen wyników pracy dla pracowników oraz dla menedżerów. Oceny wyników nie muszą być stresujące: w rzeczywistości, dzięki odpowiedniej strategii, możesz sprawić, że Twoja ocena stanie się świetnym spotkaniem!

Jeśli jesteś oceniany

1. Przeprowadź samoocenę

Zacznij przygotowania do oceny od przeprowadzenia samooceny. W niektórych miejscach pracy samoocena stanowi część formalnego procesu oceny; w innych – nie. Niezależnie od tego, czy musisz ją wykonać, czy nie, samoocena pozwoli ci uzyskać jasny obraz tego, co robisz dobrze, a w jakich obszarach możesz się poprawić. Bądź szczery w kwestii napotkanych trudności i porażek, ale nie wahaj się przypisywać sobie zasług za swoje sukcesy. Poświęcenie czasu na przeprowadzenie dokładnej samooceny pozwoli ci udzielić jasnych i wyrazistych odpowiedzi na pytania przełożonego podczas oceny.

2. Zbierz dowody

W ramach samooceny wymień kilka konkretnych przykładów rzeczy, które udało Ci się dobrze wykonać w ciągu roku. W zeszłym tygodniu z klasą poradziłeś sobie z trudnym klientem? Zapisz to. W lutym pozyskałeś nowego klienta? Dodaj to do listy. Twój przełożony może nie być w stanie zapamiętać wszystkiego, co osiągnąłeś w ciągu roku, zwłaszcza jeśli jesteś częścią dużego zespołu. Dzięki tej liście będziesz mógł konkretnie przypomnieć mu, w jaki sposób udowodniłeś swoją wartość w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

3. Nie zadowalaj się ogólnikowymi pochwałami

Bądź ze sobą szczery: jak według Ciebie wygląda dobra ocena wyników? Czy jest to rozmowa, podczas której Twój przełożony mówi Ci, jak świetnie sobie radzisz? A może jest to rozmowa, po której wychodzisz z jasnym wyobrażeniem o tym, jakie są Twoje kolejne kroki w kierunku rozwoju zawodowego? Jeśli chodzi o tę drugą opcję, nie pozwól, by Twój przełożony zbył Cię pochlebnymi, ale niekonkretnymi uwagami. Bądź proaktywny w poszukiwaniu konstruktywnej krytyki. Miło jest usłyszeć, że osiągasz doskonałe wyniki. Jednak o wiele bardziej konstruktywne jest usłyszeć, że jeśli chcesz awansować, musisz podnieść swoje kwalifikacje w konkretnym obszarze. Domagaj się konstruktywnej informacji zwrotnej i konkretnych celów, a nie tylko pochwał.

4. Jak radzić sobie z negatywnymi opiniami

Oczywiście większość ocen wyników nie składa się wyłącznie z pochwał. Jeśli twój przełożony dobrze wykonuje swoją pracę, wykorzysta tę ocenę jako okazję do przekazania ci konstruktywnej krytyki. Być może należysz do tej nielicznej grupy osób, które potrafią przyjąć negatywną opinię ze spokojem i godnością. Jeśli jednak jesteś jak większość z nas, wiesz, że krytyka – nawet uzasadniona – może boleć. Upewnij się, że nie zareagujesz zbyt emocjonalnie i nie przegapisz sedna uwagi. Słuchaj bez przerywania, gdy Twój przełożony przedstawia swoją krytykę. Gdy już przedstawi swoją opinię, postaraj się ją wyjaśnić bez zanim zaczniesz to analizować – na razie skup się na zrozumieniu, skąd bierze się opinia twojego przełożonego. Spróbuj przeformułować tę informację zwrotną – „Więc twierdzisz, że nie zawsze wykonuję zadania w wyznaczonym terminie?” — i poproś o konkretne przykłady — „Czy możesz opowiedzieć mi o sytuacji, w której spóźniłem się z wykonaniem ważnego zadania?”. Jeśli nadal nie rozumiesz krytyki przełożonego lub się z nią nie zgadzasz, poproś o trochę czasu na udzielenie odpowiedzi.

Jeśli to Ty zajmujesz się recenzowaniem

1. Zaglądaj tu regularnie

Jeśli dobrze zarządzasz swoim zespołem, żadna z uwag — pozytywnych czy negatywnych — które przekazujesz podczas ocen wyników, nie powinna być zaskoczeniem dla osób podlegających Ci bezpośrednio. Powinny one stanowić kontynuację informacji zwrotnych, które przekazywałeś — formalnie lub nieformalnie — w ciągu całego roku. Pamiętaj, aby krótko, ale regularnie rozmawiać ze swoimi podwładnymi, doceniając ich ciężką pracę i sukcesy oraz wskazując obszary wymagające poprawy. Wypróbuj nową funkcję spotkań indywidualnych w Doodle, która ułatwia organizowanie takich sesji informacji zwrotnej: regularna, szczera informacja zwrotna przez cały rok stanowi najlepszą możliwą podstawę do bezproblemowej oceny wyników.

2. Zacznij od streszczenia

Rozpocznij swoją ocenę od ogólnego podsumowania wyników raportu, w tym od stwierdzenia, czy spełniają one Twoje oczekiwania, czy też je przewyższają. Może kusić, by omawiać ocenę punkt po punkcie, ale bez takiego podsumowania osoba oceniana prawdopodobnie spędzi całą sesję na nerwowym poszukiwaniu oznak wskazujących na ogólnie pozytywną lub negatywną ocenę, zamiast skupić się na przyswojeniu Twojej informacji zwrotnej. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy w grę wchodzi premia, podwyżka lub awans. Harvard Business Review radzi Nie zaleca się wplatania rozmów o wynagrodzeniu lub awansie w ocenę wyników pracy, ale jeśli nie masz innego wyjścia, od razu jasno powiedz podwładnemu, czego może się spodziewać.

3. Przekaż różnorodne informacje zwrotne

Każdy ma swój własny styl przekazywania informacji zwrotnej. Być może lubisz udzielać pozytywnych informacji zwrotnych, które motywują Twój zespół. A może zauważyłeś, że negatywna informacja zwrotna, przekazana w konstruktywny sposób, pobudza do lepszych wyników. Prawda jest taka, że, zarówno pozytywna, jak i negatywna informacja zwrotna mogą być skuteczne i motywujące. Dlatego najlepiej jest przekazywać różnorodne informacje zwrotne. Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy w tej kwestii, wypróbuj Zatrzymaj, Rozpocznij, Kontynuuj schemat. Poproś podwładnego, aby przestał robić coś, co negatywnie wpływa na jego wyniki (np. nieumiejętność efektywnego zarządzania czasem), zaczął robić coś, co poprawi jego wyniki (np. przejęcie odpowiedzialności za nowy projekt) oraz kontynuował to, w czym się wyróżnia (np. opracowywanie i wdrażanie skutecznej strategii w mediach społecznościowych). Ten schemat nie tylko gwarantuje, że przekazujesz różnorodną informację zwrotną, ale także dzięki sformułowaniu krytyki w formie „działań” automatycznie wyznacza cele, które podwładny może łatwo zrozumieć i do których może dążyć.

4. Zmień podejście

Zarezerwuj sobie trochę czasu, aby poprosić osobę, której podlegasz, o przekazanie opinii na temat twój wyniki. Co im się podoba w Twoim stylu zarządzania? Co mógłbyś robić lepiej? Jak możesz wesprzeć ich w osiąganiu celów związanych z wynikami? Zachęcanie do wyrażania tego rodzaju opinii sprzyja budowaniu kultury zdrowej, konstruktywnej krytyki między Tobą a resztą zespołu.

Jeśli jesteś oceniany lub to ty zajmujesz się recenzowaniem

Pamiętaj, że nikt nie powinien obawiać się przeprowadzania ani otrzymywania oceny wyników pracy. Potraktuj zbliżającą się ocenę jako okazję do zacieśnienia relacji ze swoim przełożonym lub podwładnym, poprawy wyników oraz wytyczenia ścieżki prowadzącej do osiągnięcia celów zawodowych – zarówno indywidualnych, jak i wspólnych. Mając to na uwadze, zauważysz, że poświęcasz mniej czasu na stresowanie się oceną – dzięki czemu zyskasz więcej czasu na zastanowienie się, co kupić na Secret Santa.