Migliorare la valutazione delle prestazioni: Una guida per i valutati e i valutatori

La fine dell'anno può portare con sé specifici fattori di stress legati al lavoro. Alcuni di essi, come la partecipazione al Babbo Natale segreto dell'ufficio, sono facili da gestire - tutti amano una tazza da caffè originale! Altri richiedono un po' più di delicatezza. Prendiamo ad esempio la valutazione delle prestazioni di fine anno. Se siete voi a essere valutati, la prospettiva di veder criticato il vostro rendimento può essere snervante. Se state valutando qualcun altro, potreste trovare difficile dare un feedback pertinente, motivante e fattibile. È difficile ottenere una valutazione positiva e produttiva, e questo vale tanto per chi la fa quanto per chi la riceve. Ecco perché abbiamo raccolto alcuni suggerimenti che illustrano le migliori pratiche di valutazione delle prestazioni per i dipendenti e per i dirigenti. Le valutazioni delle prestazioni non devono essere necessariamente stressanti: infatti, con la giusta strategia, potete trasformare la vostra valutazione in una grande riunione!

Se vi stanno valutando

1. Fate un'autovalutazione

Per iniziare la vostra revisione, eseguite un'autovalutazione. In alcuni luoghi di lavoro, l'autovalutazione fa parte del processo di revisione formale, in altri no. Indipendentemente dal fatto che dobbiate o meno completarla, un'autovalutazione vi darà un quadro chiaro di ciò che state facendo bene e di dove potete migliorare. Siate onesti riguardo alle battute d'arresto e ai fallimenti che avete subito, ma non siate timidi nel rivendicare il merito dei vostri successi. Dedicare del tempo a un'autovalutazione approfondita vi consentirà di fornire risposte chiare e articolate ai punti di discussione del vostro manager durante la revisione.

2. Raccogliere prove

Nell'ambito della vostra autovalutazione, elencate alcuni esempi concreti di cose che avete fatto bene durante l'anno. La scorsa settimana avete gestito con disinvoltura un cliente difficile? Scrivetelo. Avete portato a bordo un nuovo cliente a febbraio? Aggiungetelo all'elenco. Il vostro manager potrebbe non essere in grado di ricordare tutto quello che avete fatto nel corso dell'anno, soprattutto se fate parte di un team numeroso. Con il vostro elenco, potrete ricordargli in modo specifico come avete dimostrato il vostro valore negli ultimi 12 mesi.

3. Non accontentatevi di elogi vaghi

Siate onesti con voi stessi: come vi sembra una buona valutazione delle prestazioni? È una valutazione in cui il vostro manager vi dice che state facendo un ottimo lavoro? O è una valutazione in cui ve ne andate con un'idea chiara di quali sono i vostri prossimi passi per avanzare nel vostro posto di lavoro? Se si tratta di quest'ultima, non lasciate che il vostro manager vi sventoli con un feedback lusinghiero ma vago. Siate proattivi nel cercare critiche costruttive. È bello sentirsi dire che si è un eccellente esecutore. Ma è molto più costruttivo sentirsi dire che dovrete migliorare in un'area specifica se volete ottenere una promozione. Cercate un feedback costruttivo e obiettivi perseguibili, non solo elogi.

4. Affrontare i feedback negativi

Naturalmente, la maggior parte delle valutazioni delle prestazioni non sono solo complimenti. Se il vostro manager sta facendo bene il suo lavoro, userà la vostra valutazione come un momento per farvi delle critiche costruttive. Forse siete una di quelle rare persone che riescono ad accettare un feedback negativo con calma e gentilezza. Se invece siete come tutti gli altri, saprete che le critiche, per quanto giustificate, possono essere pungenti. Assicuratevi di non reagire in modo eccessivo e di non cogliere il senso della critica. Ascoltate senza interrompere le critiche del vostro manager. Una volta che il manager ha espresso il suo feedback, cercate di chiarirlo senza analizzarlo: per il momento, la vostra attenzione deve essere rivolta a capire da dove proviene il vostro manager. Provate a riformulare il feedback - "Quindi, sta dicendo che non sempre porto a termine i compiti entro i tempi previsti?" - e chiedete esempi concreti - "Può parlarmi di una volta in cui sono arrivato in ritardo a completare un compito importante?". Se ancora non capite la critica del vostro manager o non siete d'accordo, provate a chiedere un po' di tempo per rispondere.

Se siete voi a fare la recensione

1. Controllate regolarmente

Se gestite bene il vostro team, nessuno dei feedback - positivi o negativi - che rilasciate durante le revisioni delle prestazioni dovrebbe essere una sorpresa per i vostri riporti diretti. Dovrebbe fare eco ai feedback che avete dato, formalmente o informalmente, nel corso dell'anno. Assicuratevi di controllare brevemente ma costantemente i vostri collaboratori, riconoscendo il lavoro svolto e i successi ottenuti e identificando le aree su cui è necessario lavorare. Provate la nuova funzione one-to-one di Doodle per organizzare facilmente queste sessioni di feedback: perché un feedback regolare e onesto durante l'anno costituisce la migliore base possibile per una valutazione delle prestazioni indolore.

2. Iniziate con un riassunto

Iniziate la revisione con un riepilogo generale delle prestazioni del vostro collaboratore, indicando se sta soddisfacendo o superando le vostre aspettative. Si può essere tentati di esaminare la revisione punto per punto, ma senza questo riepilogo è probabile che il vostro collaboratore trascorra la sessione alla ricerca ansiosa di segnali che indichino una revisione complessivamente positiva o negativa, invece di assorbire il vostro feedback. Questo è particolarmente vero se è in ballo un bonus, un aumento o una promozione. L'Harvard Business Review consiglia di non inserire discussioni su stipendi o promozioni in una valutazione delle prestazioni, ma se non avete altra scelta, chiarite in anticipo che cosa il vostro rapporto può aspettarsi.

3. Fornite una serie di feedback

Lo stile di feedback di ognuno è diverso. Forse vi piace dare feedback positivi che motivano il vostro team. Forse avete scoperto che il feedback negativo, fornito in modo costruttivo, stimola prestazioni migliori. [La verità è che (https://www.psychologytoday.com/us/blog/happiness-in-world/201309/which-kind-feedback-is-best), sia il feedback positivo che quello negativo possono essere efficaci e motivanti. Ecco perché è meglio fornire una serie di feedback. Se avete bisogno di un aiuto in più, provate lo schema Stop, Start, Continue. Chiedete al vostro collaboratore di smettere di fare qualcosa che influisce negativamente sulle sue prestazioni (ad esempio, non riesce a gestire bene il suo tempo), di iniziare a fare qualcosa che aumenterà le sue prestazioni (ad esempio, prendere in mano un nuovo progetto) e di continuare a fare qualcosa in cui sta eccellendo (ad esempio, ideare ed eseguire un'ottima strategia di social media). Questo schema non solo assicura che si stia dando una gamma di feedback, ma anche che le critiche vengano formulate in forma di "azione" e che si stabiliscano automaticamente degli obiettivi che il collaboratore può facilmente cogliere e raggiungere.

4. Cambiate

Dedicate un po' di tempo a chiedere al vostro collega di dare un feedback sulle vostre prestazioni. Cosa gli piace del vostro stile di gestione? Che cosa potreste fare di meglio? Come potete aiutarli a raggiungere i loro obiettivi di performance? Invitare questo tipo di feedback favorisce una cultura di critica sana e costruttiva tra voi e il resto del vostro team.

Se siete voi a essere esaminati *o siete voi a fare l'esame

Ricordate che nessuno dovrebbe temere di fare o ricevere una valutazione delle prestazioni. Affrontate l'imminente valutazione come un'opportunità per costruire il rapporto con il vostro manager o con il vostro collega, migliorare le vostre prestazioni e stabilire un percorso per raggiungere gli obiettivi sul posto di lavoro, sia individuali che condivisi. In questo modo, si scoprirà che si passa meno tempo a stressarsi per la valutazione, lasciando più tempo per pensare a cosa regalare per il Babbo Natale segreto.