Så lyckas du med din utvecklingssamtal: En guide för den som ska utvärderas och den som utvärderar

Årets slut kan medföra vissa arbetsrelaterade stressfaktorer. Vissa av dem, som att delta i kontorets Secret Santa, är lätta att hantera – alla älskar ju en rolig kaffemugg! Andra kräver lite mer finess. Ta till exempel din prestationsutvärdering i slutet av året. Om du är den som blir utvärderad kan tanken på att få din prestation bedömd vara nervpåfrestande. Om du är den som utvärderar någon annan kan det kännas utmanande att ge feedback som är relevant, motiverande och konkret. Det är svårt att genomföra en positiv och produktiv utvärdering, och det gäller lika mycket för den som ger utvärderingen som för den som tar emot den. Därför har vi sammanställt några tips som beskriver bästa praxis för prestationsutvärderingar för anställda och för chefer. Medarbetarsamtal behöver inte vara stressande: med rätt strategi kan du faktiskt förvandla ditt samtal till ett fantastiskt möte!

Om du blir utvärderad

1. Gör en självutvärdering

Få en flygande start på din utvärdering genom att göra en självutvärdering. På vissa arbetsplatser ingår en självutvärdering i den formella utvärderingsprocessen, på andra inte. Oavsett om du måste göra en eller inte, ger en självutvärdering dig en tydlig bild av vad du gör bra och var du kan förbättra dig. Var ärlig om de motgångar och misslyckanden du har upplevt, men var inte blyg för att ta åt dig äran för dina framgångar. Genom att ta dig tid att göra en grundlig självutvärdering förbereder du dig för att kunna ge tydliga och välformulerade svar på din chefs frågor under utvärderingen.

2. Samla in bevis

Som en del av din självutvärdering bör du lista några konkreta exempel på saker du har gjort bra under året. Hanterade du en besvärlig kund med stor säkerhet förra veckan? Skriv ner det. Fick du in en ny kund redan i februari? Lägg till det på listan. Din chef kanske inte kommer ihåg allt du har åstadkommit under året, särskilt om du ingår i ett stort team. Med din lista i handen kan du påminna hen specifikt om hur du har visat ditt värde under de senaste 12 månaderna.

3. Nöj dig inte med vaga beröm

Var ärlig mot dig själv: hur ser en bra utvecklingssamtal ut enligt dig? Är det ett samtal där din chef berömmer dig för hur bra du sköter ditt jobb? Eller är det ett samtal där du går därifrån med en tydlig bild av vilka nästa steg du ska ta för att utvecklas på din arbetsplats? Om det är det senare, låt inte din chef avfärda dig med berömmande men vaga kommentarer. Var proaktiv när det gäller att söka konstruktiv kritik. Det är trevligt att höra att du presterar utmärkt. Men det är mycket mer konstruktivt att höra att du måste utveckla dina färdigheter inom ett specifikt område om du vill bli befordrad. Sträva efter konstruktiv feedback och konkreta mål, inte bara beröm.

4. Hantera negativ feedback

Naturligtvis består de flesta utvärderingssamtalen inte bara av beröm. Om din chef sköter sitt jobb väl kommer hen att använda samtalet som ett tillfälle att ge dig konstruktiv kritik. Kanske tillhör du den sällsynta skaran som kan ta emot negativ feedback lugnt och med värdighet. Om du är som de flesta av oss vet du att kritik, hur berättigad den än är, kan svida. Se till att du inte överreagerar och missar poängen med kritiken. Lyssna utan att avbryta när din chef framför sin kritik. När hen har gett sin feedback, försök att klargöra den utan Att analysera det – just nu bör du fokusera på att förstå din chefs synvinkel. Försök att omformulera feedbacken – ”Så du menar att jag inte alltid slutför uppgifterna inom den angivna tidsramen?” – och be om konkreta exempel – ”Kan du berätta om ett tillfälle då jag var sen med att slutföra en viktig uppgift?” Om du fortfarande inte förstår din chefs kritik, eller om du inte håller med om den, kan du be om lite tid att fundera på svaret.

Om du är den som granskar

1. Håll regelbunden kontakt

Om du leder ditt team på ett bra sätt bör ingen av de synpunkter – vare sig positiva eller negativa – som du ger under utvecklingssamtalen komma som en överraskning för dina underordnade. De bör spegla den feedback du har gett, både formellt och informellt, under året. Se till att du regelbundet, men kortfattat, har en dialog med dina underordnade, där du uppmärksammar hårt arbete och framgångar samt identifierar områden som behöver förbättras. Prova Doodles nya funktion för enskilda samtal för att enkelt boka in dessa återkopplingsmöten: regelbunden och ärlig återkoppling under hela året ger nämligen den bästa möjliga grunden för en smidig prestationsutvärdering.

2. Börja med en sammanfattning

Inled din genomgång med en övergripande sammanfattning av rapportens resultat, där du bland annat anger om den uppfyller eller överträffar dina förväntningar. Det kan vara frestande att gå igenom utvärderingen punkt för punkt, men utan denna sammanfattning kommer den utvärderade sannolikt att tillbringa mötet med att nervöst leta efter tecken som tyder på en övergripande positiv eller negativ utvärdering, istället för att ta till sig din feedback. Detta gäller särskilt om en bonus, löneförhöjning eller befordran står på spel. Harvard Business Review rekommenderar Jag är emot att man i en prestationsutvärdering endast diskuterar lön eller befordran, men om du inte har något annat val bör du redan från början tydligt klargöra vad din underordnade kan förvänta sig.

3. Ge olika typer av återkoppling

Alla har sin egen stil när det gäller att ge feedback. Kanske gillar du att ge positiv feedback som motiverar ditt team. Kanske har du upptäckt att negativ feedback, om den framförs på ett konstruktivt sätt, leder till bättre prestationer. Sanningen är den att, både positiv och negativ feedback kan vara effektiv och motiverande. Därför är det bäst att ge en bredd av olika typer av feedback. Om du behöver lite extra hjälp med detta kan du prova Stopp, Start, Fortsätt ramverk. Be din underordnade att sluta göra något som påverkar prestationen negativt (till exempel att inte hantera sin tid på ett bra sätt), börja göra något som kommer att förbättra prestationen (till exempel att ta ansvar för ett nytt projekt) och fortsätta göra något som hen är särskilt duktig på (till exempel att utforma och genomföra en framgångsrik strategi för sociala medier). Detta ramverk säkerställer inte bara att du ger en bred uppsättning av feedback, utan genom att formulera din kritik i form av ”åtgärder” sätter du automatiskt upp mål som din underordnade lätt kan förstå och arbeta mot.

4. Variera lite

Se till att avsätta lite tid för att be din rapport att ge lite feedback på din Prestanda. Vad uppskattar de med din ledarstil? Vad skulle du kunna göra bättre? Hur kan du stödja dem i att uppnå sina prestationsmål? Att be om den här typen av feedback bidrar till att skapa en kultur präglad av sund och konstruktiv kritik mellan dig och resten av ditt team.

Om du blir utvärderad eller det är du som gör granskningen

Kom ihåg att ingen ska behöva känna oro inför att ge eller ta emot en utvecklingssamtal. Se din kommande utvärdering som en möjlighet att stärka relationen till din chef eller din underordnade, förbättra dina prestationer och staka ut en väg för att nå dina mål på arbetsplatsen, både individuella och gemensamma. Med detta i åtanke kommer du att märka att du lägger mindre tid på att oroa dig för utvärderingen – vilket ger dig mer tid att fundera på vad du ska köpa till Secret Santa.