Zautomatyzuj swój dzień: Doodle i kalendarz Outlooka

Efektywne planowanie ma kluczowe znaczenie dla utrzymania wydajności w pracy i równowagi w życiu zawodowym. Czy wiesz, że skuteczne planowanie może zaoszczędzić Ci nawet 45 minut tygodniowo? W skali roku to prawie 40 godzin – cały tydzień pracy – a wszystko to dzięki lepszemu planowaniu.

Cotygodniowa rutyna związana z planowaniem spotkań, rozmów telefonicznych i terminów może negatywnie wpływać na wydajność nawet najbardziej zorganizowanych osób. Godzenie różnych stref czasowych, preferencji i dostępności nie jest łatwym zadaniem. Łącząc jednak dwa najpopularniejsze na świecie narzędzia – Doodle i kalendarz Outlooka – możesz zautomatyzować ten proces i odzyskać kontrolę nad swoim dniem.

Zobaczmy, jak już dziś możesz zacząć oszczędzać czas.

Udostępnij swój kalendarz programu Outlook w serwisie Doodle

Nie musi to więc być wybór między kalendarzem programu Outlook a serwisem Doodle – można połączyć kalendarz programu Outlook z serwisem Doodle.

Integracja kalendarza programu Outlook z serwisem Doodle pozwala na bardziej efektywne planowanie wydarzeń i spotkań. Istnieją dwa sposoby połączenia z serwisem Doodle. Przyjrzyjmy się im.

Pierwszym sposobem jest połączenie usługi Office 365 z serwisem Doodle.

Przejdź do sekcji „Ustawienia konta” na swoim koncie Doodle. Kliknij „Połączone kalendarze”, a następnie „Połącz” obok pozycji Office 365.

Po nawiązaniu połączenia możesz korzystać z aplikacji Doodle do planowania wydarzeń i spotkań, a aplikacja automatycznie doda je do Twojego kalendarza.

Możesz też przejść do skrzynki odbiorczej i włączyć opcję Dodatek Doodle do programu Outlook.

W tym celu utwórz nową wiadomość, a następnie kliknij trzy kropki u dołu ekranu i wybierz opcję „Pobierz dodatki”.

Wyszukaj Doodle, a potem zaloguj się. Gdy to zrobisz, twoje strony rezerwacji, ankiety grupowe i 1:1 pojawią się po prawej stronie, a jeśli chcesz, możesz utworzyć nową.

Za każdym razem, gdy wysyłasz Ankieta grupowa lub udostępnij link do swojej strony rezerwacji – gdy uczestnicy znajdą termin, Doodle automatycznie doda go do twojego kalendarza. 

Co więcej, uczestnicy będą widzieć tylko te terminy, w których zdecydujesz się być dostępny – dzięki czemu unikniesz podwójnych rezerwacji i przeciążenia spowodowanego zbyt dużą liczbą spotkań.

Jak utworzyć stronę rezerwacji zsynchronizowaną z kalendarzem Outlook

Utworzenie strony rezerwacji jest naprawdę proste i to świetny sposób na zautomatyzowanie twojego harmonogramu. 

Na początek zaloguj się do swojego konta Doodle. Gdy już tu jesteś, kliknij przycisk „Utwórz nową stronę rezerwacji” po prawej stronie panelu.

Wypełnij tytuł, opis i lokalizację (osobiście czy online). Następnie zdecyduj, czy strona rezerwacji jest dla ciebie, czy korzystasz z naszej funkcji Gospodarze (dostępnej tylko w planach Doodle Professional Team i Enterprise), aby umawiać spotkania w czyimś imieniu. 

W następnej sekcji określ swoją dostępność oraz okres, na jaki użytkownicy mogą rezerwować terminy u Ciebie. Jeśli klikniesz opcję „zaawansowane ustawienia”, będziesz mógł dodać czas buforowy między spotkaniami, określić maksymalną liczbę spotkań dziennie, zmienić strefę czasową i nie tylko.

Następnie sprawdź, czy do strony rezerwacji jest podłączony właściwy kalendarz. Możesz zmienić kalendarz w „Ustawieniach konta” lub dodać kolejny kalendarz, jeśli chcesz uwzględnić harmonogramy wielu osób. 

Gdy skończysz, po prostu kliknij „Utwórz stronę rezerwacji” i od razu możesz zacząć udostępniać swój link.

Z Twoim Doodle Strona rezerwacji Dzięki synchronizacji z kalendarzem programu Outlook możesz być spokojny, wiedząc, że już nigdy nie zdarzy Ci się podwójne rezerwowanie terminów. Na przykład wszelkie wydarzenia pobrane ze skrzynki odbiorczej, takie jak rezerwacje lotów, zostaną automatycznie dodane do Twojego kalendarza, więc Doodle nie uzna tych terminów za wolne.

Nie musisz już ciągle wracać do kalendarza, żeby ręcznie go aktualizować.

Zsynchronizuj swój kalendarz z innymi aplikacjami i narzędziami za pomocą serwisu Doodle

Po połączeniu aplikacji Doodle z kalendarzem programu Outlook możesz korzystać z aplikacji Microsoft Teams do organizowania wirtualnych spotkań. Oznacza to, że wystarczy jedno kliknięcie, aby rozpocząć wideokonferencję.

Można jednak korzystać nie tylko z aplikacji Microsoft Teams. Doodle łączy się również z serwisami Zoom, Webex i Google Meet.

Jeśli chcesz połączyć inne narzędzie do wideokonferencji ze swoim kontem Doodle, przejdź do sekcji „Ustawienia konta” i kliknij „Aplikacje i integracje”.

Integracja z Zoomem jest dostępna w planach bezpłatnych, natomiast pozostałe wymagają konta Professional.

Zdecyduj, którego narzędzia chcesz użyć, i kliknij „Połącz”. Zostaniesz przeniesiony na stronę logowania. Wypełnij dane swojego konta dla narzędzia, które chcesz dodać, i gotowe. Teraz zawsze, gdy przejdziesz do strony rezerwacji, ankiety grupowej lub 1:1 i wybierzesz wideokonferencję, będziesz mieć możliwość użycia tego, które właśnie podłączyłeś. 

Jeśli chcesz przenieść Doodle na wyższy poziom i naprawdę zintegrować tę aplikację ze swoim przepływem pracy, możesz to zrobić bez pisania kodu za pomocą Zapier. Podobnie jak w przypadku wideokonferencji, przejdź do zakładki „Aplikacje i integracje” w ustawieniach konta, kliknij „Rozpocznij konfigurację” w sekcji Zapier i utwórz potrzebne Zapy.

Zintegrowanie serwisu Doodle z kalendarzem programu Outlook pomoże Ci odzyskać kontrolę nad swoim dniem i wygospodarować czas na ważniejsze sprawy – zarówno zawodowe, jak i prywatne.