Zautomatyzuj swój dzień: Doodle i kalendarz Outlooka

Efektywne planowanie ma kluczowe znaczenie dla utrzymania wydajności w pracy i równowagi w życiu zawodowym. Czy wiesz, że skuteczne planowanie może zaoszczędzić Ci nawet 45 minut tygodniowo? W skali roku to prawie 40 godzin – cały tydzień pracy – a wszystko to dzięki lepszemu planowaniu.

Cotygodniowa rutyna związana z planowaniem spotkań, rozmów telefonicznych i terminów może negatywnie wpływać na wydajność nawet najbardziej zorganizowanych osób. Godzenie różnych stref czasowych, preferencji i dostępności nie jest łatwym zadaniem. Łącząc jednak dwa najpopularniejsze na świecie narzędzia – Doodle i kalendarz Outlooka – możesz zautomatyzować ten proces i odzyskać kontrolę nad swoim dniem.

Zobaczmy, jak już dziś możesz zacząć oszczędzać czas.

Udostępnij swój kalendarz programu Outlook w serwisie Doodle

Nie musi to więc być wybór między kalendarzem programu Outlook a serwisem Doodle – można połączyć kalendarz programu Outlook z serwisem Doodle.

Integracja kalendarza programu Outlook z serwisem Doodle pozwala na bardziej efektywne planowanie wydarzeń i spotkań. Istnieją dwa sposoby połączenia z serwisem Doodle. Przyjrzyjmy się im.

Pierwszym sposobem jest połączenie usługi Office 365 z serwisem Doodle.

Przejdź do sekcji „Ustawienia konta” na swoim koncie Doodle. Kliknij „Połączone kalendarze”, a następnie „Połącz” obok pozycji Office 365.

Po nawiązaniu połączenia możesz korzystać z aplikacji Doodle do planowania wydarzeń i spotkań, a aplikacja automatycznie doda je do Twojego kalendarza.

Możesz też przejść do skrzynki odbiorczej i włączyć opcję Dodatek Doodle do programu Outlook.

W tym celu utwórz nową wiadomość, a następnie kliknij trzy kropki u dołu ekranu i wybierz opcję „Pobierz dodatki”.

Wyszukaj aplikację Doodle, a następnie zaloguj się. Po zalogowaniu się po prawej stronie pojawią się Twoje Booking Pages, Group Polls i rozmowy indywidualne; możesz też utworzyć nowe.

Za każdym razem, gdy wysyłasz Group Poll lub udostępnij link do Booking Page – gdy uczestnicy wybiorą dogodny termin, Doodle automatycznie doda go do Twojego kalendarza.

Co więcej, uczestnicy będą widzieć tylko te terminy, w których zdecydujesz się być dostępny – dzięki czemu unikniesz podwójnych rezerwacji i przeciążenia spowodowanego zbyt dużą liczbą spotkań.

Jak utworzyć Booking Page zsynchronizowaną z kalendarzem programu Outlook

Utworzenie Booking Page jest naprawdę proste i stanowi świetny sposób na zautomatyzowanie harmonogramu.

Na początek zaloguj się na swoje konto w serwisie Doodle. Następnie kliknij przycisk „Utwórz nową Booking Page”, znajdujący się po prawej stronie pulpitu nawigacyjnego.

Wprowadź tytuł, opis i lokalizację (czy to spotkanie stacjonarne, czy online). Następnie zdecyduj, czy Booking Page jest przeznaczona dla Ciebie, czy też korzystasz z naszej funkcji „Gospodarze” (dostępnej wyłącznie w planach Doodle Professional Team i Enterprise) w celu rezerwowania spotkań w imieniu innej osoby.

W następnej sekcji określ swoją dostępność oraz okres, na jaki użytkownicy mogą rezerwować terminy u Ciebie. Jeśli klikniesz opcję „zaawansowane ustawienia”, będziesz mógł dodać czas buforowy między spotkaniami, określić maksymalną liczbę spotkań dziennie, zmienić strefę czasową i nie tylko.

Następnie upewnij się, że do Booking Page podłączony jest właściwy kalendarz. Kalendarz możesz zmienić w sekcji „Ustawienia konta” lub dodać kolejny kalendarz, jeśli chcesz uwzględnić harmonogramy kilku osób.

Gdy skończysz, po prostu kliknij „Utwórz Booking Page” i od razu możesz zacząć udostępniać swój link.

Z Twoim Doodle Booking Page Dzięki synchronizacji z kalendarzem programu Outlook możesz być spokojny, wiedząc, że już nigdy nie zdarzy Ci się podwójne rezerwowanie terminów. Na przykład wszelkie wydarzenia pobrane ze skrzynki odbiorczej, takie jak rezerwacje lotów, zostaną automatycznie dodane do Twojego kalendarza, więc Doodle nie uzna tych terminów za wolne.

Nie musisz już ciągle wracać do kalendarza, żeby ręcznie go aktualizować.

Zsynchronizuj swój kalendarz z innymi aplikacjami i narzędziami za pomocą serwisu Doodle

Po połączeniu aplikacji Doodle z kalendarzem programu Outlook możesz korzystać z aplikacji Microsoft Teams do organizowania wirtualnych spotkań. Oznacza to, że wystarczy jedno kliknięcie, aby rozpocząć wideokonferencję.

Można jednak korzystać nie tylko z aplikacji Microsoft Teams. Doodle łączy się również z serwisami Zoom, Webex i Google Meet.

Jeśli chcesz połączyć inne narzędzie do wideokonferencji ze swoim kontem Doodle, przejdź do sekcji „Ustawienia konta” i kliknij „Aplikacje i integracje”.

Integracja z Zoomem jest dostępna w planach bezpłatnych, natomiast pozostałe wymagają konta Professional.

Wybierz narzędzie, z którego chcesz skorzystać, i kliknij „Połącz”. Zostaniesz przekierowany na stronę logowania. Wprowadź dane swojego konta dla narzędzia, które chcesz dodać, i gotowe. Teraz za każdym razem, gdy przejdziesz do Booking Page, Group Poll lub rozmowy 1:1 i wybierzesz opcję wideokonferencji, będziesz mógł skorzystać z narzędzia, które właśnie podłączyłeś.

Jeśli chcesz przenieść Doodle na wyższy poziom i naprawdę zintegrować tę aplikację ze swoim przepływem pracy, możesz to zrobić bez pisania kodu za pomocą Zapier. Podobnie jak w przypadku wideokonferencji, przejdź do zakładki „Aplikacje i integracje” w ustawieniach konta, kliknij „Rozpocznij konfigurację” w sekcji Zapier i utwórz potrzebne Zapy.

Zintegrowanie serwisu Doodle z kalendarzem programu Outlook pomoże Ci odzyskać kontrolę nad swoim dniem i wygospodarować czas na ważniejsze sprawy – zarówno zawodowe, jak i prywatne.