Automatisieren Sie Ihren Tag: Doodle und Outlook-Kalender

Eine effiziente Zeitplanung ist von entscheidender Bedeutung, um Ihre Arbeitstage produktiv und Ihr Berufsleben im Gleichgewicht zu halten. Wussten Sie, dass Sie mit einer effektiven Zeitplanung bis zu 45 Minuten pro Woche einsparen können? In einem Jahr sind das fast 40 Stunden - eine ganze Arbeitswoche nur durch eine bessere Zeitplanung.

Die Routine bei der Planung von Besprechungen, Anrufen und Terminen kann selbst für die am besten organisierten unter uns ein Produktivitätskiller sein. Zeitzonen, Vorlieben und Verfügbarkeiten unter einen Hut zu bringen, ist keine leichte Aufgabe. Durch die Kombination zweier beliebter Tools - Doodle und Outlook Kalender - können Sie diesen Prozess automatisieren und Ihren Tag zurückgewinnen.

Schauen wir uns an, wie Sie noch heute Zeit sparen können.

Teilen Sie Ihren Outlook-Kalender mit Doodle

Es muss also nicht Outlook Kalender gegen Doodle sein, es kann auch Outlook Kalender mit Doodle sein.

Die Outlook-Kalender-Doodle-Integration macht die Planung von Veranstaltungen und Meetings effizienter. Es gibt zwei Möglichkeiten der Verknüpfung mit Doodle. Schauen wir sie uns an.

Die erste Möglichkeit ist, Office 365 mit Doodle zu verknüpfen.

Gehen Sie in Ihrem Doodle-Konto auf "Kontoeinstellungen". Klicken Sie auf "Verbundene Kalender" und dann auf "Verbinden" neben Office 365.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie mit Doodle Veranstaltungen und Meetings planen und Doodle fügt diese automatisch zu Ihrem Kalender hinzu.

Alternativ können Sie auch in Ihrem Posteingang das aktivieren Outlook Add-in.

Erstellen Sie dazu eine neue Nachricht, klicken Sie auf die drei Punkte am unteren Rand und dann auf "Add-ins abrufen".

Suchen Sie nach Doodle und melden Sie sich an. Danach erscheinen Ihre Buchungsseiten, Gruppenumfragen und 1:1s auf der rechten Seite oder Sie können eine neue Seite erstellen.

Wenn Sie eine Gruppenumfrage verschicken oder den Link zu Ihrer Buchungsseite freigeben, fügt Doodle automatisch einen Termin in Ihren Kalender ein, sobald dieser von Ihren Teilnehmern gefunden wurde.

Außerdem sehen die Teilnehmer nur die Zeiten, die Sie selbst festgelegt haben - keine Doppelbuchungen oder Überlastung durch zu viele Termine.

So erstellen Sie eine mit dem Outlook-Kalender synchronisierte Buchungsseite

Die Erstellung einer Buchungsseite ist wirklich einfach und eine gute Möglichkeit, Ihren Terminplan zu automatisieren.

Loggen Sie sich zunächst in Ihr Doodle-Konto ein. Klicken Sie dann auf den Button "Neue Buchungsseite erstellen" auf der rechten Seite des Dashboards.

Füllen Sie den Titel, die Beschreibung und den Ort (persönlich oder online) aus. Entscheiden Sie anschliessend, ob Sie die Buchungsseite für sich selbst erstellen möchten oder ob Sie die Gastgeberfunktion (nur Doodle Professional Team und Enterprise) nutzen möchten, um Meetings im Namen einer anderen Person zu buchen.

Im nächsten Abschnitt legen Sie Ihre Verfügbarkeit fest und bestimmen, wie lange man bei Ihnen buchen kann. Wenn Sie auf die Option "Leistungseinstellungen" klicken, können Sie Pufferzeiten zwischen den Meetings, eine maximale Anzahl von Meetings pro Tag, eine andere Zeitzone und vieles mehr festlegen.

Vergewissern Sie sich anschließend, dass der richtige Kalender mit der Buchungsseite verbunden ist. Sie können Ihren Kalender in Ihren "Kontoeinstellungen" ändern oder einen weiteren Kalender hinzufügen, wenn Sie möchten, dass die Termine mehrerer Personen berücksichtigt werden.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie einfach auf "Buchungsseite erstellen", und Sie können Ihren Link sofort freigeben.

Wenn Ihre Doodle-Buchungsseite mit Ihrem Outlook-Kalender synchronisiert ist, können Sie sich darauf verlassen, dass Sie nie wieder doppelt gebucht werden. So werden z.B. Ereignisse aus Ihrem Posteingang, wie Flugreservierungen, automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt, so dass Doodle diese Zeiten nicht als verfügbar betrachtet.

So müssen Sie Ihren Kalender nicht mehr manuell aktualisieren.

Integration Ihres Kalenders mit anderen Anwendungen und Tools über Doodle

Wenn Doodle mit Ihrem Outlook-Kalender verbunden ist, können Sie die Vorteile von Microsoft Teams für virtuelle Meetings nutzen. Das bedeutet, dass Videokonferenzen so einfach wie ein Klick sind.

Sie können aber nicht nur Microsoft Teams nutzen. Doodle lässt sich auch mit Zoom, Webex und Google Meet verbinden.

Wenn Sie ein anderes Videokonferenz-Tool mit Ihrem Doodle-Konto verbinden möchten, gehen Sie zu Ihren "Kontoeinstellungen" und klicken Sie auf "Apps und Integrationen".

Die Zoom-Integration ist in den kostenlosen Tarifen verfügbar, für andere ist ein Professional-Konto erforderlich.

Entscheiden Sie, welches Tool Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf "Verbinden". Sie werden zur Anmeldeseite des jeweiligen Tools weitergeleitet. Geben Sie Ihre Kontodaten für das Tool ein, das Sie hinzufügen möchten, und schon sind Sie fertig. Wenn Sie nun auf Buchungsseite, Gruppenumfrage oder 1:1 gehen und Videokonferenzen auswählen, können Sie das Tool verwenden, das Sie gerade verbunden haben.

Wenn Sie Doodle auf die nächste Stufe heben und es wirklich in Ihren Arbeitsablauf integrieren möchten, können Sie dies ohne Code über Zapier tun. Wie bei den Videokonferenzen gehen Sie in den Kontoeinstellungen auf die Registerkarte "Apps und Integrationen", klicken unter "Zapier" auf "Einrichtung starten" und erstellen die benötigten Zaps.

Die Integration von Doodle und dem Outlook-Kalender wird Ihnen helfen, Ihren Tag neu zu gestalten und Zeit für wichtigere Dinge zu gewinnen - sowohl beruflich als auch privat.