Automatisera din dag: Doodle och Outlook-kalendern

En effektiv schemaläggning är avgörande för att hålla arbetsdagarna produktiva och skapa balans i arbetslivet. Visste du att effektiv schemaläggning kan spara upp till 45 minuter per vecka? På ett år blir det nästan 40 timmar – en hel arbetsvecka – bara genom att planera bättre.

Det tråkiga arbetet med att boka möten, samtal och avtalade tider kan sänka produktiviteten även för de mest välorganiserade bland oss. Att jonglera med tidszoner, önskemål och tillgänglighet är ingen lätt uppgift. Men genom att kombinera två av världens mest populära verktyg – Doodle och Outlook-kalendern – kan du automatisera processen och få tillbaka kontrollen över din dag.

Låt oss ta en titt på hur du kan börja spara tid redan idag.

Dela din Outlook-kalender med Doodle

Det behöver alltså inte vara Outlook-kalendern mot Doodle, utan det kan vara Outlook-kalendern tillsammans med Doodle.

Integrationen mellan Outlook-kalendern och Doodle gör det enklare att planera evenemang och möten. Det finns två sätt att koppla ihop med Doodle. Låt oss ta en titt på dem.

Det första sättet är att koppla ihop Office 365 med Doodle.

Gå till ”Kontoinställningar” i ditt Doodle-konto. Klicka på ”Anslutna kalendrar” och sedan på ”Anslut” bredvid Office 365.

När du har anslutit tjänsten kan du använda Doodle för att boka evenemang och möten, och de läggs automatiskt till i din kalender.

Du kan också gå till din inkorg och aktivera Doodle-tillägg för Outlook.

För att göra detta skapar du ett nytt meddelande och klickar sedan på de tre punkterna längst ner och väljer ”Hämta tillägg”.

Sök efter Doodle och logga sedan in. När du har gjort det visas dina bokningssidor, gruppomröstningar och 1:1s till höger, eller så kan du skapa en ny.

Varje gång du skickar ut en Gruppomröstning eller dela länken till din bokningssida. När deltagarna har hittat en tid lägger Doodle automatiskt till den i din kalender. 

Dessutom kommer deltagarna endast att se de tider som du väljer att vara tillgänglig – så det blir inga dubbelbokningar och du slipper bli överbelastad av för många möten.

Så skapar du en bokningssida synkad med Outlook-kalendern

Att skapa en bokningssida är riktigt enkelt och ett smidigt sätt att automatisera ditt schema. 

Börja med att logga in på ditt Doodle-konto. Väl inne klickar du på knappen ”Skapa en ny bokningssida” till höger på instrumentpanelen.

Fyll i titel, beskrivning och plats (oavsett om det är på plats eller online). Bestäm sedan om bokningssidan är för dig eller om du använder vår Hosts-funktion (endast för Doodle Professional Team- och Enterprise-abonnemang) för att boka möten åt någon annan. 

I nästa avsnitt anger du din tillgänglighet och hur länge andra kan boka tid hos dig. Om du klickar på alternativet ”avancerade inställningar” kan du lägga till buffertider mellan möten, ange ett maximalt antal möten per dag, ändra din tidszon och mycket mer.

Dubbelkolla sedan att rätt kalender är kopplad till bokningssidan. Du kan byta kalender i dina ”Kontoinställningar” eller lägga till en annan kalender om du vill att flera personers scheman ska tas med i beräkningen. 

När du är klar klickar du bara på ”Skapa bokningssida” så kan du börja dela din länk direkt.

Med din Doodle Bokningssida När du har synkroniserat med din Outlook-kalender kan du känna dig trygg i vetskapen om att du aldrig mer kommer att bli dubbelbokad. Till exempel kommer alla händelser som hämtas från din inkorg, såsom flygbokningar, automatiskt att läggas till i din kalender, så att Doodle inte räknar dessa tider som lediga.

Nu slipper du att behöva gå fram och tillbaka och uppdatera din kalender manuellt.

Synkronisera din kalender med andra appar och verktyg via Doodle

När Doodle är kopplat till din Outlook-kalender kan du utnyttja Microsoft Teams för virtuella möten. Det innebär att det är lika enkelt som ett klick att genomföra videokonferenser.

Det är dock inte bara Microsoft Teams som du kan använda. Doodle kan även kopplas ihop med Zoom, Webex och Google Meet.

Om du vill koppla ett annat verktyg för videokonferenser till ditt Doodle-konto går du till ”Kontoinställningar” och klickar på ”Appar och integrationer”.

Zoom-integrationen ingår i gratisabonnemangen, medan övriga kräver ett Professional-konto.

Bestäm vilket verktyg du vill använda och klicka på ”Anslut”. Du kommer till deras inloggningssida. Fyll i kontouppgifterna för verktyget du vill lägga till, så är du klar. När du nu går till en bokningssida, gruppomröstning eller 1:1 och väljer videokonferens har du möjlighet att använda den du precis anslöt. 

Om du vill ta Doodle till nästa nivå och verkligen integrera det i ditt arbetsflöde kan du göra det utan att behöva skriva kod via Zapier. Precis som med videokonferenser går du till fliken ”Appar och integrationer” i kontoinställningarna, klickar på ”Starta konfigurationen” under Zapier och skapar de Zaps du behöver.

Genom att integrera Doodle med Outlook-kalendern kan du få bättre kontroll över din dag och frigöra tid för viktigare saker – både i arbetet och privat.